基于新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展對(duì)策研究

苑靜娜

（河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250）

1 概述數(shù)據(jù)管理對(duì)新時(shí)期檔案管理工作推進(jìn)的影響

1）對(duì)檔案管理認(rèn)知理念的影響。數(shù)據(jù)管理給檔案管理人員對(duì)檔案管理模式的認(rèn)知帶來(lái)了較大的變化，在實(shí)際檔案管理工作中，數(shù)據(jù)價(jià)值越來(lái)越被認(rèn)可，檔案數(shù)據(jù)管理成為檔案管理范式。

2）對(duì)檔案管理知識(shí)體系的影響。在檔案管理知識(shí)體系中引入數(shù)據(jù)管理，這必然會(huì)對(duì)檔案形態(tài)、價(jià)值及實(shí)現(xiàn)途徑帶來(lái)較大的沖擊，從而需要重塑檔案知識(shí)體系。

3）對(duì)檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景的影響。由于傳統(tǒng)檔案應(yīng)用場(chǎng)景多為組織內(nèi)部，但數(shù)據(jù)管理則對(duì)檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景帶來(lái)了較大的改變。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用群體開(kāi)始向社會(huì)大眾轉(zhuǎn)變；檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方式從傳統(tǒng)的收集保管開(kāi)始向價(jià)值挖掘轉(zhuǎn)變；檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍從文獻(xiàn)資源開(kāi)始向數(shù)據(jù)資源方向轉(zhuǎn)變。

2 新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展對(duì)策

1）構(gòu)建信息化資源體系。在新時(shí)期我國(guó)的檔案管理模式也在進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與改革，在此期間我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的重要性，可以充分結(jié)合新式技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行信息化資源體系的構(gòu)建，以滿足檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與利用的需求。一方面檔案數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度，從源頭上進(jìn)行檔案資源體系構(gòu)建支持工作的開(kāi)展。另一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)當(dāng)豐富檔案儲(chǔ)存的手段，在原有紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，增加信息化的存儲(chǔ)方式，保證檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的安全性。

2）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新的重要依據(jù)，新時(shí)期的檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而不斷提高檔案管理的工作效率。一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員可以借助計(jì)算機(jī)，進(jìn)行檔案信息錄入、整理、儲(chǔ)存工作的開(kāi)展。另一方面檔案數(shù)據(jù)管理人員可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，進(jìn)行檔案信息管理平臺(tái)的搭建，借助平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的開(kāi)展，不僅可以提高檔案數(shù)據(jù)信息錄入、分析、存儲(chǔ)的效率，還為檔案數(shù)據(jù)信息的利用提供了便捷途徑，有助于我國(guó)城市化建設(shè)工作的不斷完善。

3）樹(shù)立大檔案思維，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，在檔案管理工作中需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，通過(guò)積極樹(shù)立大檔案思維，加快推進(jìn)檔案信息的綜合管理。在實(shí)際工作中，需要通過(guò)應(yīng)用“云計(jì)算”來(lái)提高檔案信息搜集和管理，加快推進(jìn)檔案信息的共享，為檔案使用者查閱提供更多的便利。同時(shí)還要建立數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，在檔案利用過(guò)程中只需要輸入關(guān)鍵詞即能夠搜索到自己所需要的檔案信息，同時(shí)檔案管理工人員還需要針對(duì)檔案利用需求進(jìn)行分析，總結(jié)出相應(yīng)的規(guī)律和特征，從而為檔案信息的分析和查找提供更多的便利。

4）完善檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制。在實(shí)際檔案數(shù)據(jù)管理工作中，由于檔案內(nèi)容來(lái)源更具多樣性，而且各種檔案資源都具有自身的價(jià)值，在具體利用和管理檔案過(guò)程中，需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制，以此來(lái)為檔案數(shù)據(jù)管理工人提供重要的保障。在具體檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制建立過(guò)程中，需要考慮到當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境，并與黨對(duì)檔案建設(shè)和信息共享的要求相結(jié)合，做好電子檔案發(fā)展機(jī)制的制定和規(guī)范，并重視檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制的長(zhǎng)效性，加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享，積極改進(jìn)檔案資源獲取與傳播模式，并形成各種專項(xiàng)機(jī)制，加快對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而為檔案數(shù)據(jù)管理工作的有序開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5）創(chuàng)建與推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享新模式。通過(guò)構(gòu)建云服務(wù)平臺(tái)，加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源的整合和共享，重視完善檔案數(shù)據(jù)資源的訪問(wèn)服務(wù)，并加強(qiáng)請(qǐng)求認(rèn)證服務(wù)功能，優(yōu)化安全數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)層級(jí)，積極完善資源搜索和資源發(fā)現(xiàn)服務(wù)。同時(shí)還要重視檔案信息資源共享平臺(tái)的搭建，在具體創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)平臺(tái)過(guò)程中，從創(chuàng)設(shè)初期即要加強(qiáng)管理。目前檔案數(shù)據(jù)信息平臺(tái)用戶不僅包括內(nèi)部用戶，還包括外部用戶，用戶量也呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，在這種情況下，需要提升檔案信息服務(wù)平臺(tái)的服務(wù)速度，進(jìn)一步豐富信息資源，加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)。

6）建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出海量化發(fā)展的趨勢(shì)，檔案管理人員需要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，廣泛收集檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步核實(shí)收集到的檔案數(shù)據(jù)信息，以此來(lái)保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性。同時(shí)檔案管理人員還需要針對(duì)檔案材料實(shí)施分類和編號(hào)，并對(duì)每一份電子文件做好檢索標(biāo)識(shí)，保證一碼一件，有效地提高檢索的精準(zhǔn)率。作為檔案管理人員，還需要做好檔案歷史數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作，并將其在檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中進(jìn)行保存。還要對(duì)資源中心的封閉性給予關(guān)注，強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源安全管理。對(duì)于電子文件資源，宜從格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容及數(shù)據(jù)提取方式等方面進(jìn)行有效統(tǒng)一，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的互聯(lián)互通性。另外，智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)還要與檔案數(shù)據(jù)信息檢索和服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，全面促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。

7）推行云存儲(chǔ)和云服務(wù)。在當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，需要積極推進(jìn)檔案的云存儲(chǔ)和云服務(wù)，并在實(shí)際工作中積極改進(jìn)檔案管理工作中存在的弊端，加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展。在具體執(zhí)行過(guò)程中，需要通過(guò)設(shè)置云存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)處理能力。另外，基于云服務(wù)的交互性特點(diǎn)，檔案管理人員還需要加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，從而為檔案用戶提供更具多樣化的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)模式，更好地發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。

8）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理的安全體系。檔案在進(jìn)行信息化數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)基于檔案安全管理需求，構(gòu)建檔案安全管理體系，為檔案數(shù)據(jù)管理工作創(chuàng)新，提供安全的環(huán)境。一方面檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)相關(guān)人員的安全意識(shí)培養(yǎng)工作，不斷結(jié)合檔案安全管理的需求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全意識(shí)教育工作，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范檔案管理人員的操作行為，從而保證檔案管理工作的安全性。另一方面檔案管理部門可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，搭建檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行檔案安全管理體系的搭建與維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，進(jìn)行相應(yīng)整改措施，以提升檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全性。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全管理的需求，進(jìn)行相應(yīng)監(jiān)控設(shè)施的完善，提升檔案安全管理系數(shù)，有助于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理快速向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作與新時(shí)代的發(fā)展要求相符，同時(shí)有利于提高檔案管理工作的效率。在新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)管理工作還存在一些亟需解決的問(wèn)題，因此需要立足實(shí)際，積極采取有效的措施對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，加快推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。