計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用探索

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)信息爆炸的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理帶來了現(xiàn)代化的變革，不僅使檔案管理的效率得到了提升，也能夠便于檔案的管理、保存和查閱，但是在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中還存在一些問題，因此需要進(jìn)一步探究其應(yīng)用策略來加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的普及。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的作用

如今已經(jīng)是信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的深入應(yīng)用能夠提高不同行業(yè)的效率，促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展，因此將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理現(xiàn)代化改造中也是必要的，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，方便處理和存儲(chǔ)。文檔數(shù)據(jù)信息化是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，將檔案數(shù)據(jù)信息化能夠極大地提高檔案管理的便利性，實(shí)現(xiàn)由人處理到計(jì)算機(jī)處理的巨大變革作用。2）計(jì)算機(jī)技術(shù)簡化檔案管理手段，提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作繁雜，需要處理的數(shù)據(jù)繁多，工作效率低下且容易出現(xiàn)問題，而將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理中能夠極大程度提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量[1]。3）加快管理人員學(xué)習(xí)新技能的步伐。傳統(tǒng)檔案管理人員大多不具備計(jì)算機(jī)相關(guān)技能，而計(jì)算機(jī)技術(shù)引入檔案管理之后能夠倒逼管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)新技能，提高他們的職業(yè)技能，以便更好的從事該項(xiàng)工作。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用中的問題

1）硬件改造工作進(jìn)展緩慢。硬件改造是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)改造工作，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化改造中運(yùn)用的先決條件，而當(dāng)前一些單位在這方面的硬件改造上還存在進(jìn)度緩慢的問題，一方面是受制于經(jīng)費(fèi)的影響，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用需要滿足硬件條件和軟件環(huán)境，只有將硬件網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備架設(shè)好，同時(shí)更新計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)才能滿足檔案數(shù)字換管理的需求。然而由于資金的限制，單位對(duì)硬件改造和軟件的采購都處于進(jìn)展緩慢的階段，要想快速推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用需要單位投入一定的資金引入先進(jìn)的設(shè)備和相關(guān)的軟件系統(tǒng)。另一方面則缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)管理人員。先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)管理人員的要求很高，大多數(shù)傳統(tǒng)檔案管理人員不具備相關(guān)的技能，因此導(dǎo)致了硬件改造工作進(jìn)展緩慢[2]。

2）檔案管理人員專業(yè)技能有待提高。檔案管理人員目前普遍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）檔案管理人員隊(duì)伍老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重。由于檔案管理工作枯燥無趣，同時(shí)也沒有較大的發(fā)展前景，對(duì)年輕人才的吸引力不夠，使得檔案管理人員隊(duì)伍老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，使得檔案管理人員無法跟上時(shí)代的發(fā)展。（2）檔案管理人員的專業(yè)技能無法滿足時(shí)代的發(fā)展。由于老齡化問題嚴(yán)重使得檔案管理人員的專業(yè)技能比較落后，大多不具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技能，因此需要進(jìn)一步的培訓(xùn)。（3）檔案管理人員的工作態(tài)度比較守舊，對(duì)新事物接受程度較低，因此他們對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的接受程度較低，在一定程度上阻礙了計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用普及。

3）檔案數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)信息化之后，隨之而來的還有數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，當(dāng)前我國網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境對(duì)檔案管理也是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)，主要有以下幾個(gè)方面的威脅：（1）網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊對(duì)我國網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)成了巨大的威脅，尤其是對(duì)數(shù)字化檔案資源的威脅更大。（2）單位自身網(wǎng)絡(luò)防御體系建設(shè)不健全，尤其是對(duì)數(shù)字信息的防火墻更加缺乏到位的建設(shè)。（3）數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)環(huán)境需要滿足一定條件。計(jì)算機(jī)設(shè)備需要滿足一定的防塵防靜電環(huán)境，一旦環(huán)境的溫度過高或者其他情況出現(xiàn)則會(huì)損壞存儲(chǔ)設(shè)備造成檔案信息數(shù)據(jù)的損壞。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用發(fā)展

1）檔案數(shù)據(jù)化和系統(tǒng)的搭建。檔案管理工作最基礎(chǔ)的工作就是文書的處理，而文書等檔案數(shù)據(jù)化工作是最基礎(chǔ)的工作之一，文書工作在很大程度上能夠決定檔案管理的質(zhì)量，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化改造中的基礎(chǔ)工作之一就是將文書信息數(shù)字化，使得其能夠滿足計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理的要求，并且能夠按照要求在一定范圍內(nèi)進(jìn)行傳閱，同時(shí)還能夠滿足各級(jí)人員對(duì)于資料的傳閱和處理需求。另一方面檔案管理信息系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的主要應(yīng)用方面，因此要做好系統(tǒng)的搭建工作，首先要確定檔案管理工作流程，然后要確定系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)諸多功能，主要包括了軟件設(shè)計(jì)開發(fā)和維護(hù)、數(shù)據(jù)信息的掃描和錄入、檔案的整理和歸檔、設(shè)備選型查詢管理等多個(gè)方面的功能。計(jì)算機(jī)硬件部分的則需要做好硬件的設(shè)計(jì)與選擇，要實(shí)現(xiàn)高性能的系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)磁盤陣列與光纖的連接，同時(shí)還要具備可升級(jí)的性能，尤其檔案數(shù)據(jù)隨著時(shí)間的推移會(huì)越來越多，因此還需要滿足升級(jí)存儲(chǔ)的要求[3]。硬件系統(tǒng)的磁盤陣列包含了電源、鏈路控制器、光纖硬盤和陣列控制器等，硬件設(shè)計(jì)要滿足冗余設(shè)計(jì)的要求，為了避免出現(xiàn)單路故障就影響整體安全要實(shí)現(xiàn)PAID級(jí)別的保護(hù)，以此來滿足不同用戶對(duì)檔案管理系統(tǒng)的要求。

2）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。針對(duì)目前我國檔案管理人員普遍存在的問題需要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，首先要針對(duì)人才隊(duì)伍老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重的問題進(jìn)行解決，方法就是招收大量年輕人充實(shí)到檔案管理工作人員的隊(duì)伍里，一方面可以提高人員的活躍度另一方面可以更快的接受新鮮事物。其次針對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能不夠的問題要提高專業(yè)培訓(xùn)，一方面要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，滿足檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作要求，另一方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高效率的檔案管理新技能培訓(xùn)，確保他們的專業(yè)技能能夠跟上時(shí)代發(fā)展的要求[4]。

3）加強(qiáng)硬件設(shè)備的開發(fā)，確保檔案信息安全。當(dāng)前制約計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化中運(yùn)用的主要因素有硬件設(shè)備改造進(jìn)度緩慢和檔案數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)等方面，針對(duì)第一類硬件設(shè)備改造進(jìn)展緩慢的問題提出以下幾個(gè)解決方案：（1）單位加大資金投入，積極快速的引入國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理信息化改造所需要的軟硬件設(shè)備，及時(shí)更新軟件迭代升級(jí)，將落后的硬件設(shè)備進(jìn)行淘汰。（2）做好硬件設(shè)備達(dá)到維護(hù)保養(yǎng)工作，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。硬件設(shè)備的更新和維護(hù)不僅能夠確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，而且能夠提高硬件設(shè)備的使用壽命，為單位節(jié)約資金，提高了資產(chǎn)利用率和檔案管理的工作效率[5]。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的安全則需要單位加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御體系的搭建，比如加強(qiáng)防火墻的搭建，對(duì)管理人員進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)教育等方面的工作，只有做好這幾個(gè)方面的工作才能確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)論

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了巨大的效率提升和便利性，同時(shí)還能提升檔案管理人員的技能水平，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化改革有重要的推進(jìn)作用，因此我們需要大力發(fā)展計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。