疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設(shè)策略

魏勝月

（鄒城市疾病預防控制中心，山東 濟寧 273500）

疾控中心的工作標準在不斷提高，檔案管理這項核心的工作更是迎來了新的挑戰(zhàn)和要求。要想在檔案資料不斷增多的情況下將檔案信息高效整理、歸檔，并方便后期的查閱，就必須利用新技術(shù)，打破傳統(tǒng)的工作模式。

1 疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

1.1 建立電子采集系統(tǒng)

要想建立起信息化的檔案管理工作模式，疾控中心必須首先建立起信息化的檔案資料電子采集系統(tǒng)。如今，可以說各個領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，檔案的存在形式也由過去的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為了電子文件。檔案管理工作者應了解電子文件所具備的基本特征，認清其在信息系統(tǒng)中的數(shù)字編碼形式，并采用專業(yè)化的檔案管理信息技術(shù)[1]。第一步的工作就是將檔案電子文件的采集體系建立并完善起來，充分發(fā)揮現(xiàn)代多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的價值，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1.2 建立電子檔案信息的儲存平臺

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要擁有一個專門的存儲平臺。因為隨著檔案量的不斷增加，計算機的存儲空間減小，無法實現(xiàn)更多內(nèi)容的存儲，并且一旦計算機損壞，或感染病毒，資料有損毀和丟失的可能，只有將電子檔案信息儲存于安全性較高的平臺當中才能確保其完整性和保密性。檔案管理人員需運用網(wǎng)絡儲存技術(shù)，通過自主創(chuàng)建平臺或購買軟件的方式來獲得海量的電子檔案存儲空間，并建立起身份驗證機制和保密機制。

1.3 建立電子檔案信息共享平臺

整理和收集檔案的目的在于為后續(xù)的工作提供重要信息，隨時查閱，因此僅僅將檔案保存于平臺系統(tǒng)中還遠遠不夠，還需要滿足檔案的共享需求，建立共享平臺，這是充分發(fā)揮檔案價值，提高檔案資料利用率的關(guān)鍵。應當首先將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案均轉(zhuǎn)化為電子檔案，錄入到系統(tǒng)當中，利用信息查詢系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、身份驗證和登錄系統(tǒng)等實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部調(diào)取和查閱，在促進信息共享的同時，也要避免信息外泄。為增強信息的完整性、保密性，需要完善內(nèi)部控制，嚴格監(jiān)督信息調(diào)取的每一個環(huán)節(jié)。

1.4 建立電子檔案信息管理機制

既然開辟了檔案儲存、調(diào)取的新模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理機制顯然已經(jīng)不再適用，需根據(jù)信息化檔案管理工作的需求建立起新的管理機制。管理機制需要包括紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的信息管理；電子檔案信息的查閱監(jiān)督；電子檔案文件的預歸檔機制等，避免人為進行檔案信息的任意篡改[2]。

2 疾控中心檔案管理的科學化

2.1 打造專業(yè)的信息化檔案管理隊伍

疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)要想取得成功，離不開高素質(zhì)工作隊伍的支持。信息化的檔案管理工作不同于以往，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)顯然提出了更高的要求，并且必須掌握新的工作方法，具備較高的信息化素養(yǎng)。因此，疾控中心首先要在高素質(zhì)工作隊伍的培養(yǎng)上下足功夫。應該對負責該項工作的人員進行專業(yè)的基礎(chǔ)培訓，學習信息化檔案管理的理念和方法，增強其職業(yè)素養(yǎng)，并在工作實踐中促進檔案管理人員的共同進步，為疾控中心檔案管理的科學化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.2 打造優(yōu)良的檔案保存環(huán)境

與紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案資料的存儲和查閱都更為便捷，并且支持超大容量的信息存儲，而實現(xiàn)這一切需要的是軟硬件設(shè)施的充分支持。疾控中心為了響應檔案信息化、科學化的發(fā)展要求，需要構(gòu)建完善的軟硬件設(shè)施并定期進行更新。同時，也要避免設(shè)備受到外界環(huán)境及內(nèi)部病毒的影響，采取完善的保護措施。

2.3 建立檔案管理考核機制

為了提升電子化檔案資料管理的科學性，也為了提高檔案管理人員的工作積極性，應該建立并實施工作考核機制，通過獎勵和處罰來達到激勵的效果?？荚u的內(nèi)容包括檔案整理的及時性、檔案信息的完整性、檔案保存的即時性、內(nèi)容的條理性及安全性等[3]，針對以上各項制定出相應的標準，使檔案管理人員能夠有明確的依據(jù)開展工作。

3 結(jié)語

綜上所述，疾控中心在開展各項工作的過程中都會產(chǎn)生大量信息，同時對已經(jīng)保存的信息也有很高的使用需求，檔案管理工作事關(guān)基礎(chǔ)性工作的開展，尤為關(guān)鍵。提升檔案管理的信息化及科學化水平是提高檔案管理質(zhì)量的唯一出路，也是當前必須要緊抓的工作，應迅速建立起可以依靠的機制體制，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，提供良好的工作基礎(chǔ)，并在未來的工作實踐中不斷樹立更高的目標，以檔案管理水平的提升促進疾控中心各項工作的開展。