對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化現(xiàn)狀及改善的建議

向榮華

（四川省攀枝花市文化藝術(shù)中心，四川 攀枝花 617000）

1 引言

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案一般是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的記錄資料，其準(zhǔn)確性和全面性對(duì)于單位的發(fā)展十分重要。在信息時(shí)代下，事業(yè)單位也逐漸引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，大大提高了檔案管理的效率，表現(xiàn)出信息化管理的趨勢(shì)。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案也應(yīng)如此，要積極利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立財(cái)務(wù)檔案管理信息化體系，這對(duì)于單位的發(fā)展有積極意義。

2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的信息化內(nèi)容涉及信息化的檔案資料存儲(chǔ)形式、管理方式、傳輸途徑等。落實(shí)信息化建設(shè)，對(duì)于單位來(lái)說(shuō)首先是可以推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)，要想跟得上時(shí)代的發(fā)展，單位就要積極利用信息技術(shù)，將之應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案管理中，這可以提高管理效率，減輕管理壓力，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。其次是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案管理與單位的發(fā)展密切相關(guān)，尤其是記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對(duì)于單位反思過(guò)去的發(fā)展，當(dāng)前制定決策以及展望未來(lái)有重要的借鑒意義，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行整合和分析，建立信息化管理機(jī)制，可以提高工作效率，提高資料的準(zhǔn)確性，減少錯(cuò)漏問(wèn)題的出現(xiàn)。最后是可以推動(dòng)整體的信息化建設(shè)，單位需要處理的業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，而大部分工作之間都有一定相關(guān)性，所以落實(shí)點(diǎn)帶面的發(fā)展理念，通過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)帶動(dòng)其他領(lǐng)域的信息化建設(shè)，最終提升單位整體的管理信息化水平。

3 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

3.1 信息化意識(shí)薄弱

事業(yè)單位的工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義，影響到財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。單位大部分人的信息化意識(shí)都比較薄弱，認(rèn)為只有手工工作才能保證不出錯(cuò)，不信任信息技術(shù)的使用；信息化管理制度也存在不足，沒(méi)有與財(cái)務(wù)檔案管理的要求對(duì)應(yīng)，無(wú)法提供標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作依據(jù)，同時(shí)執(zhí)行也不到位，影響到信息化建設(shè)進(jìn)程；管理人員更重視相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理存在忽視心理，重視程度不足，管理機(jī)制落后，所以對(duì)其的信息化建設(shè)也不足。

3.2 人員素質(zhì)需要提升

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)要求管理人員有較高水平的信息化技術(shù)操作能力，同時(shí)還對(duì)財(cái)務(wù)檔案的各項(xiàng)工作有全面了解?？偨Y(jié)來(lái)說(shuō)這項(xiàng)工作對(duì)于管理人員的要求較高。但實(shí)際上檔案人員一般只有比較豐富的檔案管理理論知識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的收集歸并不到位，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用存在很大不足，很多軟件和系統(tǒng)的操作不熟練，影響到信息化建設(shè)。檔案人員對(duì)于保密要求的履行不足，特別是在信息化背景下，不注意電腦和系統(tǒng)的防護(hù)，不能順利進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的信息化管理。

3.3 存在安全風(fēng)險(xiǎn)

主要是財(cái)務(wù)檔案的信息化管理模式要求將財(cái)務(wù)檔案錄入電腦系統(tǒng)中，進(jìn)行智能化管理。而這就帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題。因?yàn)殇浫胧侨藶楣ぷ?，無(wú)法有效監(jiān)控，所以可能人為修改，影響到檔案信息的真實(shí)性；系統(tǒng)和電腦有可能被黑客攻擊，或被病毒入侵等，導(dǎo)致信息泄露，也帶來(lái)安全風(fēng)險(xiǎn)；檔案人員流動(dòng)性較強(qiáng)，如果交接工作不到位，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案資料的損毀、遺失、篡改等問(wèn)題，無(wú)法保證財(cái)務(wù)檔案資料的原始性。

4 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)改善建議

4.1 提升信息化意識(shí)

新時(shí)期事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，需要首先提升信息化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，明確財(cái)務(wù)檔案信息化管理的本質(zhì)，對(duì)當(dāng)前的管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，從大局入手，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理落實(shí)信息化建設(shè)。其中要特別注意強(qiáng)化管理層的信息化意識(shí)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，從上層的意識(shí)提升出發(fā)，帶動(dòng)普通員工也提高信息化意識(shí)。另外要要求檔案人員掌握相關(guān)的政策和目的要求，強(qiáng)化貫徹落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，并積極利用信息技術(shù)手段，應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案的管理過(guò)程中，發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值，推動(dòng)信息化管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

4.2 構(gòu)建完善制度

事業(yè)單位要借助完善的信息化制度對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理操作進(jìn)行規(guī)范和約束。管理人員需要明確財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化操作的標(biāo)準(zhǔn)和方法，明確檔案資料的信息化載體，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)軟件，配合開(kāi)展檔案管理工作。要求建立全面的信息化管理制度，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理的各方面內(nèi)容都進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和規(guī)定，為實(shí)踐工作開(kāi)展奠定理論基礎(chǔ)，避免出現(xiàn)人為失誤。單位還要建立專門的財(cái)務(wù)檔案信息化管理小組，歸屬檔案管理部門，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的開(kāi)展落實(shí)。另外，單位要發(fā)揮內(nèi)部控制機(jī)制的作用，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的過(guò)程監(jiān)督，借助信息化平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案各項(xiàng)操作的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，促使制度落到實(shí)處，這也是推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵。

4.3 建立信息化平臺(tái)

單位需要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，構(gòu)建公共、獨(dú)立、公開(kāi)的信息化平臺(tái)，用以支撐財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展和服務(wù)。平臺(tái)上要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、歸納、分析、報(bào)告、反饋等建立一體化的操作流程，用簡(jiǎn)單明了的說(shuō)明指導(dǎo)檔案人員進(jìn)行操作，減少失誤的發(fā)生，提高工作效率。檔案人員要利用掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將過(guò)去的財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案形式，并借助條形碼技術(shù)，為每份檔案編碼，形成目錄記錄，歸并到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便查詢。對(duì)于不同介質(zhì)、不同類別的財(cái)務(wù)檔案資料，要統(tǒng)一處理標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的入口文件，用統(tǒng)一格式存儲(chǔ)，保證可追溯性。利用信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化、流程化處理。

4.4 強(qiáng)化安全管理

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備和載體，要加強(qiáng)安全性管理。單位IE要選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，建立電子信息安全防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)設(shè)備、電腦、系統(tǒng)和平臺(tái)，都設(shè)置充分的防護(hù)措施，避免出現(xiàn)安全漏洞。利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)平臺(tái)操作人員的權(quán)限進(jìn)行控制，落實(shí)責(zé)任制，方便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)追責(zé)。對(duì)于一些涉密文件，要確定好密級(jí)和各自的管理措施，并要求人員獲得批準(zhǔn)后才能查閱。單位要將財(cái)務(wù)檔案及其相關(guān)的軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一起進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好備份，保證財(cái)務(wù)檔案的可靠性。

4.5 提升檔案人員素質(zhì)

事業(yè)單位還要重視提升檔案人員的綜合素質(zhì)，關(guān)注信息化操作能力的提升。在保證檔案人員對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的處理和檔案管理基本知識(shí)有明確了解的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)于信息技術(shù)使用的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，熟練用于財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)軟件，熟悉系統(tǒng)平臺(tái)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效將文件信息轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行管理。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)制度的宣傳教育，提高責(zé)任意識(shí)，建立法律意識(shí)，避免私自修改檔案資料，嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理。

5 結(jié)語(yǔ)

面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理也要積極落實(shí)信息化建設(shè)，以進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)檔案資料的管理水平。