張維杰
(山東省萊陽市沐浴店中心衛(wèi)生院,山東 萊陽 265211)
檔案管理工作與其他管理工作相比,有一定的工作差別,很多人往往認為檔案管理就是對各種檔案資料的整理、保存等,不具有任何的技術(shù)、方法等,顯然這種認識是及其片面的。隨著信息化的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已不符合時代需要,檔案信息化、數(shù)字化、智能化的發(fā)展,將進一步提高檔案管理工作要求,需要醫(yī)院及時建立與新的發(fā)展要求相協(xié)調(diào)的檔案管理模式。但顯然很多醫(yī)院都沒有落實好這項工作,往往在檔案管理工作中還存在一些比較常見的問題,主要有檔案管理意識不強、從業(yè)隊伍水平參差不齊、檔案管理體系不完備等,需要廣大醫(yī)院引起一定的重視并積極解決,只有這樣醫(yī)院才能夠構(gòu)建起更加完備、全面、科學的檔案管理模式,從而保障醫(yī)院實現(xiàn)更長遠的發(fā)展。
1)是順應時代發(fā)展要求的體現(xiàn)。時代在發(fā)展,人類在進步,我們所處的社會變化越來越快,各個領(lǐng)域、各個行業(yè)推陳出新的速度確實驚人,檔案管理工作作為醫(yī)院運營管理中較為重要的一項管理內(nèi)容,在時代的發(fā)展浪潮下,也必須要具有與時俱進的精神,要及時認清現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理重點、檔案管理目標,這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的先進性,才能夠保證醫(yī)院檔案管理始終保持在一個較高的水準上。隨著醫(yī)院日常接診人數(shù)的不斷增加,醫(yī)院每天所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量越來越大,傳統(tǒng)檔案管理模式、方法顯然已經(jīng)無法招架,而想要解決這一問題,必須要通過改革才能夠?qū)崿F(xiàn),必須要在新的發(fā)展形式與要求下,進一步創(chuàng)新檔案管理模式,只要這樣才能夠保證檔案管理工作質(zhì)量。所以,醫(yī)院檔案管理模式改革是必然的,是與時俱進的一種表現(xiàn)。
2)能夠全面提高醫(yī)院檔案管理水平。保證醫(yī)院檔案管理水平持續(xù)在線,是醫(yī)院做好檔案管理工作的基本要求,而醫(yī)院檔案管理水平是否在線能夠通過很多方面體現(xiàn)出現(xiàn),如醫(yī)院檔案管理隊伍實力是否達標、醫(yī)院檔案管理信息化是否完備等等,而推動醫(yī)院檔案管理模式改革,將有利于醫(yī)院做好這些環(huán)節(jié),保證醫(yī)院檔案管理水平始終在線。首先,醫(yī)院推動檔案管理改革發(fā)展,會導致檔案管理工作要求、工作方法等發(fā)生變化,在這些變化下將會提高對醫(yī)院檔案管理隊伍的能力要求,為了保證管理隊伍的工作能力,醫(yī)院會加強對檔案管理隊伍的管理與培訓,而檔案管理人員也會提高對自身的要求,持續(xù)學習與提高。其次,檔案管理改革會進一步提高對技術(shù)層面的要求,在此背景下有利于進一步完善醫(yī)院檔案管理的信息化體系,而這些都是保證醫(yī)院檔案管理水平的關(guān)鍵。
1)醫(yī)院檔案管理集體意識不到位。檔案管理與醫(yī)院中每一個人都息息相關(guān),在醫(yī)院中會有綜合檔案、設備檔案、人員檔案等等,所以檔案種類較多,會涉及方方面面。所以,醫(yī)院必須要建立起全員對檔案管理工作的認識與重視,這樣才能夠更好地推進與落實檔案管理工作,但顯然很多醫(yī)院都未能做到這一點。在很多醫(yī)院中,一些其他部門,往往認為檔案管理應該屬于醫(yī)院人事部門的工作,與本部門沒有任何的關(guān)系。還有的醫(yī)院中,醫(yī)務工作者對檔案的認識淡薄,連與自己相關(guān)的檔案存放在哪,需要用的時候應該如何獲取等一概不知。
2)醫(yī)院檔案管理隊伍水平參差不齊。醫(yī)院想要做好檔案管理工作,想要實現(xiàn)檔案管理改革發(fā)展,必須要保證從業(yè)隊伍的實力水平,但在很多醫(yī)院中檔案管理人員之間的能力水平往往是參差不齊的,真正全面優(yōu)秀的檔案管理人員是非常少的,這不利于醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。首先,部分醫(yī)院不重視對檔案管理人員的引進、管理、培訓、考核等,無法幫助檔案管理人員找到工作方向、建立工作目標,漸漸的會使醫(yī)院的檔案管理隊伍越來越落后。其次,部分醫(yī)院中檔案管理崗位架構(gòu)不合理、工作責任落實不明確,這樣會造成很多檔案管理人員在實際開展工作時,不知道自身應該做些什么,只是被動等待領(lǐng)導安排工作。
3)檔案管理模式傳統(tǒng)、體系不完備。現(xiàn)階段除了一些偏遠地區(qū)和經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的部分醫(yī)院,大部分醫(yī)院已基本實現(xiàn)信息化的檔案管理,但往往在實際運用過程中還存在檔案管理人員信息化思維意識差、信息化運用能力不夠等問題,所以在實際工作中仍有很多檔案管理人員習慣沿用傳統(tǒng)的方式來開展工作,降低了檔案管理效率與質(zhì)量。此外,在檔案管理過程中,部分醫(yī)院并沒有建立一套完整的工作流程,對醫(yī)院檔案如何收集、如何分析、如何存儲等沒有統(tǒng)一的規(guī)定,導致檔案管理工作的開展存在隨意性。
1)建立醫(yī)院全員認識。在檔案管理改革發(fā)展要求下,醫(yī)院必須要進一步提高全員對檔案管理工作的認識與重視,要在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建全員性的檔案管理認識氛圍。首先,醫(yī)院領(lǐng)導必須要積極參與其中,這樣才能夠起到表率作用,引導更多的醫(yī)務工作人員也參與到檔案管理改革與建設當中。其次,要普及全員檔案常識,提高醫(yī)院全員對檔案的認識,定期開展一些有教育意義的檔案宣傳工作,讓他們都能夠明白檔案管理對自身的重要性,對醫(yī)院發(fā)展的重要性。
2)醫(yī)院要注重對檔案管理人才的引進與培養(yǎng)。醫(yī)院在檔案管理模式改革過程中,必須要保證從業(yè)隊伍的實力水平,這是落實改革的關(guān)鍵,所以醫(yī)院必須要重視檔案管理人才的引進與培養(yǎng)。首先,醫(yī)院要加強人事部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系,以方便人事部門及時掌握檔案管理部門在人才需求上的動向,提高檔案管理招聘的針對性和時效性,還要對檔案管理人員做好崗前與崗后培訓,將培訓工作貫徹到醫(yī)院檔案管理人員工作始終,持續(xù)不斷提高醫(yī)院檔案管理隊伍的工作能力。其次,醫(yī)院要進一步優(yōu)化檔案管理組織架構(gòu),精簡人員,在降低檔案管理成本的同時,保證每個工作環(huán)節(jié)的人才可以充分勝任工作。還要建立公平的崗位晉升機制,以貢獻大小來作為晉升標準,而不是工作年限、資歷等這些來作為檔案管理晉升的參照標準。
3)建立完備的醫(yī)院檔案管理體系。首先,醫(yī)院要全力推動信息化檔案管理建設與實現(xiàn),構(gòu)建完備的檔案管理信息系統(tǒng),以提高檔案管理工作效率,但一定要做好信息化檔案管理風險的防范,要定期對檔案管理系統(tǒng)進行檢查與維護。其次,提高醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新能力,只有這樣才能夠為醫(yī)院檔案管理改革發(fā)展持續(xù)提供動力,要鼓勵一切與檔案管理有關(guān)的創(chuàng)新想法、創(chuàng)新舉措等。最后,建立統(tǒng)一的規(guī)章機制、工作流程,全面提高檔案管理規(guī)范性與效率。
文章主要研究了醫(yī)院檔案管理改革發(fā)展過程中存在的問題,并在此基礎上提出了幾點對應的解決措施,希望能夠?qū)︶t(yī)院做好檔案管理工作有所幫助。