基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑

馬海燕

（河南省周口市淮陽區(qū)人力資源和社會保障局，河南 周口 466700）

在信息化技術(shù)發(fā)展越來越快速的情況下，各行業(yè)的工作方式都有互聯(lián)網(wǎng)的參與，基層檔案的管理工作也是如此，雖然其工作具有一定的特殊性，但是科學化管理檔案的需求在基層單位來講，還是非常重要的，如果管理渙散，在需要調(diào)用的時候不能快速調(diào)出，這會導致很多重大事件、案件等不能及時處理，影響最終的處理結(jié)果，因此，檔案管理工作效率是一個急需解決的問題。

1 基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理制度沒有與時俱進

事業(yè)單位是一種特殊的單位，其存在的目的是維持社會各項事務(wù)的正常穩(wěn)定，作為履行社會職責的基本單位，其創(chuàng)立的時間很早，經(jīng)歷了長時間的基層單位，其管理模式并未與時俱進，對于大量的底層數(shù)據(jù)沒有錄入電腦，查找起來也極為繁瑣。

1.2 對檔案管理工作不重視

作為基層的事業(yè)單位，因為信息資源極為豐富，如果專門對檔案管理進行精細劃分，工作相當繁瑣，所以很多基層單位會選擇擱置此事，這也是如今基層單位的檔案管理工作不到位的主要原因。領(lǐng)導不重視，自然沒有足夠的人手配備，檔案管理工作就十分松散，一旦遭遇到緊急事件，檔案調(diào)取出現(xiàn)極高難度，甚至有些檔案還被蟲蛀而導致信息的丟失，難以找回。

1.3 信息化技術(shù)建設(shè)不及時

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高，對于檔案管理還處于傳統(tǒng)的方式，很多都是一名管理人員守著一個偌大的文件庫，使用傳統(tǒng)的方式，一本一本將檔案歸類到文件架上，并且沒有防塵設(shè)計，時間一長就會導致蟲蛀的情況發(fā)生，甚至有些檔案室沒有必要的防火防水措施，工作人員沒有將這些紙質(zhì)檔案錄入到電腦之中存檔，一旦發(fā)生意外，檔案也就不復存在，如果要重新制作檔案，所花費的時間和精力都會消耗 巨大。

1.4 檔案管理人才極為缺乏

正是因為基層事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理不夠重視，自然也不可能派出很多人員進行管理工作，勢必導致檔案管理人才缺乏，對于大量的檔案，非專業(yè)人員所需要的整理時間會遠遠超過專業(yè)人員的時間，效率極低，并且效果還很差。這些都是目前基層事業(yè)單位檔案管理所遇到的問題。

2 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化策略

2.1 完善檔案管理制度

對于如今的檔案管理制度不完善的現(xiàn)狀，現(xiàn)代化檔案管理是需要沿襲傳統(tǒng)檔案管理制度中的優(yōu)點，改進其缺點的過程，對于檔案管理，事業(yè)單位可以制定相應的分類制度和獎懲制度，并將責任落實到人頭，對分類過程進行整理、規(guī)劃和錄入。比如，單位可以將檔案管理制度上升到一定的程度，讓檔案管理人員對檔案內(nèi)容的準確性進行簽字保證，在整理出來的信息中，確保信息真實有效，沒有錯誤，并增加審核責任人，讓其對錄入的信息進行確認，這樣的方式，就能讓檔案錄入的真實性和準確性得到一定的保證。

2.2 重視檔案管理工作

檔案管理工作在當今發(fā)展力度不夠的主要原因還是因為領(lǐng)導不夠重視，這一點需要從上往下進行改革，只有領(lǐng)導端正了對檔案管理工作的態(tài)度，事業(yè)單位的工作人員才能對檔案有所重視，檔案管理人員也更能更加認真地對待自己的工作。領(lǐng)導也可以通過與薪資掛鉤的方式，幫助現(xiàn)代化檔案管理工作的實施。比如，在檔案管理工作之前，領(lǐng)導可以專門召開會議，將所有參與檔案管理的工作人員聚到一起，共同研制出檔案管理制度和方法，并落實到人頭，獎懲有度，如果檔案錄入在當月沒有紕漏，可以給予一定的獎金獎勵，但如果檔案錄入有誤，或者調(diào)取檔案耽誤時機，當有現(xiàn)金懲罰，并給予一定的過失處理，這樣的方式雖然沒有人情味，但工作人員會在工作的時候更加投入和細心。因此，領(lǐng)導的態(tài)度是現(xiàn)代化檔案管理是否能成功實施的關(guān)鍵。

2.3 建立專業(yè)信息系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的當代，現(xiàn)代化檔案管理如果脫離了計算機，效率會非常低，事業(yè)單位可以購買相對專業(yè)的設(shè)備，幫助檔案管理人員進行信息的采集，錄入精準的電子檔案，并通過關(guān)鍵字識別的方式，將電子檔案歸類，除了前期比較辛苦的掃描錄入，后期的調(diào)出檔案就輕松多了，單位可以尋找相對成熟的系統(tǒng)來滿足快速錄入檔案管理的需求。比如，利用掃描槍的功能，將紙質(zhì)檔案中的文字掃描到電子檔案中的相應位置，這比讓檔案管理人員用手每個字敲打出來，效率會快若干倍。檔案管理人員將檔案掃描成電子檔案之后，可以通過點擊屏幕或者鼠標點擊的方式，將電子檔案歸類到所屬類目，這樣，每一份檔案都通過這樣的方式進行錄入，在下一次需要調(diào)出檔案的時候，工作人員可以通過直接在分類目中搜索的方式，搜索到所需要的檔案，這樣的方式，不僅可以節(jié)省大量的文件架空間，還能節(jié)約基層事業(yè)單位的檔案管理成本。

2.4 強化專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理工作是一個繁瑣的工作，也是一個精細化的工作，需要專業(yè)的人才進行錄入和管理，這就需要具有信息技術(shù)背景的相關(guān)人才，所以，對于現(xiàn)代化檔案管理工作，單位可以對人才進行培養(yǎng)和深造，這些人才也會因為單位的培養(yǎng)而更加投入工作之中，為檔案管理工作提供自己專業(yè)知識和工作中的寶貴經(jīng)驗。比如，對于檔案管理人員，單位領(lǐng)導可以通過會議中的贊揚，日常工作中的敲打，以及邀請專家進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓等方式，讓檔案管理人才能更上一層樓，并將這些專業(yè)知識學以致用，將錄入數(shù)據(jù)的工作做得更加精準和有效，將檔案管理信息化工作做得更加完善，他們也能在不停學習和工作切換的同時，獲得整體工作水平的提高。

3 結(jié)束語

綜上所述，基層事業(yè)單位中的檔案管理是一項十分重要的工作，現(xiàn)代化的檔案管理可以有效提高檔案的使用率，并且能按圖索驥的快速找到相應的檔案，要實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的精準化流程，還需要各基層事業(yè)單位在管理方式、制度和設(shè)備應用等方面給予給多的關(guān)注，改善現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理方式，讓檔案管理成為方便快捷的工作，充分提高檔案管理工作的整體水平。