對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

蔣建橋

（永州市零陵區(qū)人力資源服務(wù)管理中心，湖南 永州 425000）

檔案管理在事業(yè)單位管理中起著重要的作用，這不僅是信息收集和保管的責(zé)任，也是存儲(chǔ)信息的安全性，隨著我國政府事業(yè)單位改革的深入，近幾年來，我國不斷創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理，需要明確檔案管理改革目標(biāo)設(shè)施文件。

1 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢

1）檔案信息的電子化。目前，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新大大改變了我國的檔案管理工作，大大改變了文件信息載體，改變了以前的檔案管理情況，許多信息和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件在電子輸入中被選為使用，并且豐富了文檔管理的內(nèi)容。音頻、視頻、語音等類型都是目前檔案管理的主要內(nèi)容，電子開發(fā)的文件信息輸入不僅降低檔案管理的成本，并且還可以豐富檔案管理的內(nèi)容。2）檔案的查閱形式變化。隨著我國的技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展，電子文檔管理模式進(jìn)行了很大的改革，在這個(gè)上下文中，人事咨詢室的形式也發(fā)生了變化，人們不查詢紙儲(chǔ)存所，而是通過電腦和網(wǎng)絡(luò)搜索電子代碼，對人們來說比較好提供定義，實(shí)現(xiàn)在線查詢文件信息的時(shí)間和地域性傳統(tǒng)文檔，修改文件查詢限制。

2 目前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和不足

1）檔案管理方式滯后，對檔案管理缺乏應(yīng)有的重視。檔案管理是事業(yè)單位的重要基本工作，由于檔案管理工作比較簡單乏味，在實(shí)際檔案管理中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員都不關(guān)心檔案管理工作，管理人員缺乏熱情，文件收集和保管工作不足檔案管理質(zhì)量不高，實(shí)際檔案管理中文件丟失、故障、故障問題較多，事業(yè)單位目前檔案管理、檔案管理方法和手段相對落后，他們都依賴于傳統(tǒng)的手動(dòng)收集和排序模式?，F(xiàn)代保管管理思想和技術(shù)手段沒有有效引進(jìn)，檔案管理人員工作比較重，工作壓力較高，但整體過程效率相對較低，事業(yè)單位檔案管理增長也有所增加。2）缺乏完善的檔案管理制度。有效的檔案管理系統(tǒng)是事業(yè)單位檔案管理的重要保證和參考，但在改革和發(fā)展過程中，我國事業(yè)單位未能建立健全的組織檔案管理系統(tǒng)，第一，事業(yè)單位的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)比較多樣所以不能滿足各種文件的經(jīng)營需求，二是現(xiàn)有制度和公共團(tuán)體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代檔案管理行業(yè)和組織檔案管理系統(tǒng)和管理規(guī)范，無論是檔案管理還是程序方法，都不能滿足內(nèi)部管理改革的需要，因?yàn)槠鋬?yōu)化效率相對較低，不僅在設(shè)施中浪費(fèi)了檔案管理的費(fèi)用和資源，設(shè)施對檔案管理質(zhì)量也有很大影響，事業(yè)單位相關(guān)經(jīng)營者評價(jià)機(jī)制不完善，檔案管理人員熱情不高，不認(rèn)真接受檔案管理工作，對事業(yè)單位檔案管理工作的開發(fā)和改革都有著不利的影響。3）缺乏專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理水平較低。從目前事業(yè)單位的檔案管理人事結(jié)構(gòu)來看，缺乏一定的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，事業(yè)單位的檔案管理處于相對較低的水平。首先，現(xiàn)有的檔案管理人員大多是事業(yè)單位的退休人員。他們的年齡較大，相對來說，不能很好的接受先進(jìn)的檔案管理思想，也不能很好地掌握其管理辦法。其次，事業(yè)單位較多檔案管理人員都沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過專業(yè)的檔案管理技能，沒有專業(yè)化的檔案管理思維，對檔案管理的改革發(fā)展沒有創(chuàng)新能力和建議。因此，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在著較多的問題。4）事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境和管理設(shè)施有待優(yōu)化。目前事業(yè)單位的改革缺乏對檔案管理的注意，很多事業(yè)單位沒有另外的檔案管理部門或事業(yè)單位，檔案管理沒有受到重視。再加上事業(yè)單位的檔案管理資金相對比較緊缺，很難優(yōu)化和改善檔案管理環(huán)境，因此，需要通過引進(jìn)電腦和信息技術(shù)設(shè)備等檔案管理設(shè)備，獲得有效的支持。通過事業(yè)單位的管理，檔案管理中累計(jì)了很多碎塊，隨之而來很多風(fēng)險(xiǎn)，而且制度的檔案管理并沒有按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)完成，沒有對檔案管理不利的問題。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新對策

1）轉(zhuǎn)變檔案管理的思維理念，創(chuàng)新檔案管理的方式。事實(shí)上，檔案管理對事業(yè)單位的改革和發(fā)展有著重要的影響，為了改變檔案管理的傳統(tǒng)模式和效率，需要改變檔案管理的想法，創(chuàng)新檔案管理方法。一是檔案管理者和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)能力在同時(shí)提高檔案管理意識(shí)的同時(shí)，鼓勵(lì)員工積極為事業(yè)單位管理提供自己的意見和檔案管理人員；二是事業(yè)單位重視現(xiàn)代檔案管理中的管理，重視人才的熱情和積極性，注重信息全面實(shí)施技術(shù)和檔案管理的高效整合，積極推進(jìn)電腦，創(chuàng)新檔案管理方法。例如，使用檔案管理方法，輸入檔案信息，收集檔案信息，建立檔案、分類碼、電子檔案，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理，檔案管理的安全性和完整性沒有大的改善但有效推進(jìn)我國的檔案管理改革，提高事業(yè)單位的檔案管理效率。2）優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制和制度。事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展需要一定的支持機(jī)制，因此，事業(yè)單位有必要根據(jù)自己的經(jīng)營特性和需求積極建立健全的檔案管理事業(yè)單位和系統(tǒng)，首先，事業(yè)單位設(shè)定的檔案管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在我國統(tǒng)一政策的指導(dǎo)下實(shí)施。具有一定的約束效果，管理者和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)能力在地圖上起到了有效的作用，為了使設(shè)施的檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。建立事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制，具有根據(jù)檔案管理產(chǎn)業(yè)的必要性和事業(yè)單位內(nèi)部管理的必要性進(jìn)行調(diào)整和改善的靈活性。另外，根據(jù)之前檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)，要改善檔案管理體制。不僅如此，事業(yè)單位還應(yīng)具備文件功能管理者的職務(wù)功能，積極制定工作表現(xiàn)和工作態(tài)度等完整的報(bào)酬和處罰措施，向優(yōu)秀檔案管理者支付報(bào)酬，不認(rèn)真工作，對員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰和切斷，基本上改善員工對檔案管理的注意此外，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作中發(fā)生的危險(xiǎn)因素，在對應(yīng)的緊急情況及預(yù)防系統(tǒng)中進(jìn)行良好的工作，有效地提高檔案的安全性和完整性。3）構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理水平。在制度檔案管理過程中，要考慮現(xiàn)有的人事結(jié)構(gòu)，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理事業(yè)單位，我們要積極引進(jìn)并采用專業(yè)的檔案管理才能，如大學(xué)、研究生院、以社會(huì)文書管理專業(yè)的畢業(yè)生和優(yōu)秀勞動(dòng)者為對象，對檔案管理具有專業(yè)意義，同時(shí)對引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理改革的專業(yè)檔案管理的想法創(chuàng)新。這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展。向現(xiàn)有的檔案管理者學(xué)習(xí)信息管理的高級手段，學(xué)習(xí)最新的數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極致力于為組織內(nèi)的檔案管理信息化做出巨大貢獻(xiàn)，并且為了充分發(fā)揮事業(yè)單位管理者的熱情，組織積極輸入檔案管理組的競爭理念和體制，可以根據(jù)檔案管理者的工作態(tài)度和業(yè)績進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，更好的提升事業(yè)單位工作人員的積極性和對工作的熱情。4）提高對事業(yè)單位檔案管理的資金投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。事業(yè)單位中檔案管理情況較高，檔案管理環(huán)境和質(zhì)量相對不足，為了不斷提高事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，不斷提高事業(yè)單位檔案管理中的資本投資，引進(jìn)現(xiàn)代經(jīng)營技術(shù)和管理設(shè)備增加并優(yōu)化文檔管理環(huán)境。我國應(yīng)從宏觀角度積極加大事業(yè)單位檔案管理中的資金調(diào)配，明確金融資金利用，為優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理環(huán)境提供金融保證；增加多媒體工具和數(shù)字工具的引進(jìn)，完善現(xiàn)代檔案管理，建立收集檔案的首要條件，為事業(yè)單位設(shè)置獨(dú)立的檔案管理室，定期為紙質(zhì)文件清除灰塵在電子圖書館，為了提高事業(yè)單位電子圖書館的管理水平和效率，要定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性，做好網(wǎng)絡(luò)管理。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理是事業(yè)單位管理的焦點(diǎn)，在新的情況下，必須優(yōu)化檔案管理手段，積極應(yīng)對檔案管理產(chǎn)業(yè)的改革需求和事業(yè)單位的管理，實(shí)施事業(yè)單位的檔案管理信息化開發(fā)除此之外，需求積極優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提出高檔案管理的整體水平以及管理工作 效率。