秦金霞

（山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?，山東 濟(jì)南 250013）

1 提升建設(shè)項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率的重要性

文件是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的承載和依據(jù)，項(xiàng)目文件的效率影響甚至決定項(xiàng)目管理的效率，與項(xiàng)目建設(shè)的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等密切相關(guān)。在項(xiàng)目文件管理過(guò)程中，文件管理效率低下，貽誤辦理時(shí)效，會(huì)影響工程建設(shè)的效率，由于文件流轉(zhuǎn)不及時(shí)、不到位，導(dǎo)致工程建設(shè)損失的情況也屢見(jiàn)不鮮。提升項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)文件過(guò)程的有效控制，讓文件“活”起來(lái)，各就各位，指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐，文件收發(fā)控制及時(shí)到位，對(duì)保證工程項(xiàng)目實(shí)施效率，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)等十分重要。

2 建設(shè)項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率低的原因分析

審視建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)際，進(jìn)行分析，建設(shè)項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率低的原因主要有以下幾個(gè)方面：

2.1 建設(shè)項(xiàng)目管理情況復(fù)雜

參建單位多，以總承包方式建設(shè)的項(xiàng)目，參建方包含建設(shè)單位、監(jiān)理單位、總承包單位、設(shè)備供應(yīng)商以及多家施工單位等多方，加之文件種類(lèi)多、數(shù)量大，來(lái)源分散，各類(lèi)文件的收發(fā)及處理要求不同，各家單位文件管理水平也參差不一，文件管理難度大，文件流轉(zhuǎn)效 率低。

2.2 項(xiàng)目文件管理意識(shí)薄弱

大多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目都面臨工期緊、建設(shè)任務(wù)重的現(xiàn)狀，在項(xiàng)目建設(shè)期，管理者重點(diǎn)關(guān)注于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)安全、質(zhì)量、費(fèi)用控制、進(jìn)度等方面，往往忽略文件的過(guò)程管理，對(duì)文件的重視程度不夠，資源配置和支持不足。以往經(jīng)驗(yàn)性文件管理方法或工作程序較為粗糙，不能完全滿足項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，有待改進(jìn)、統(tǒng)一和優(yōu)化。

2.3 缺少專(zhuān)職項(xiàng)目文件管理人員

文件管理人員以兼職為主，不能保證配備專(zhuān)業(yè)的文檔管理人員，多數(shù)人員按照固有經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展文件管理工作。具有文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)的文檔人員缺乏，導(dǎo)致，文件管理不科學(xué)，精細(xì)化程度低，也是造成文件流轉(zhuǎn)效率低的重要原因。

精細(xì)化、流程化和高效化的項(xiàng)目文件控制工作作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，需要不斷改進(jìn)和加強(qiáng)，以更好提高總承包項(xiàng)目的管理水平。文件管理的效率，影響著項(xiàng)目管理工作的效率，全面提高文件管理效率，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、全過(guò)程的管理，必要而緊迫。

3 提高建設(shè)項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率的理念與措施

3.1 應(yīng)用項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)

在基建期應(yīng)用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，已經(jīng)較為普遍。信息化對(duì)于項(xiàng)目文件流傳效率無(wú)疑是首選。通過(guò)細(xì)化和分解流程，并用信息化手段予以固化，實(shí)現(xiàn)多方在線流程審批、實(shí)時(shí)處理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的表單，便于跟蹤和查詢，使文件處理周期由按天計(jì)，變?yōu)榘捶?、秒?jì)。但是，目前項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到預(yù)期效果。

雖然國(guó)家對(duì)電子文件法律憑證作用逐步認(rèn)可，也在大力推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理和歸檔試點(diǎn)項(xiàng)目，對(duì)于系統(tǒng)要集成電子簽章、元數(shù)據(jù)封裝、在線歸檔等功能，目前還在探索階段，未形成更廣范圍內(nèi)的示范和推廣。另外，由于建設(shè)項(xiàng)目管理的特殊性，文件種類(lèi)的復(fù)雜性等，信息系統(tǒng)不能保證將所有表單都固化、流程化。從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行慣例和檔案驗(yàn)收要求等多方面來(lái)看，對(duì)紙質(zhì)文件還是必需的。因?yàn)?，除現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)外，線下紙質(zhì)文件的流傳和處理任務(wù)，仍是文件管理的重要內(nèi)容。

3.2 配置專(zhuān)職文檔管理人員

人才是提升管理的重要手段。提升項(xiàng)目管理者的文檔管理意識(shí)，強(qiáng)化資源配置，配備穩(wěn)定、專(zhuān)職的文檔管理人員，是提升項(xiàng)目文件處理效率，提高文件管理質(zhì)量的重要保障。應(yīng)將對(duì)專(zhuān)職文檔人員的要求寫(xiě)入合同，按照項(xiàng)目大小，明確人數(shù)、專(zhuān)業(yè)及相關(guān)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)要求，建立項(xiàng)目文件管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)定位，為項(xiàng)目文件管理各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)。

3.3 建立完善的項(xiàng)目文件管理制度

項(xiàng)目建設(shè)前期要按照項(xiàng)目時(shí)期情況，制定項(xiàng)目文件相關(guān)管理制度，對(duì)相關(guān)處理流程進(jìn)行梳理、分析，將工作流程各個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化，做到責(zé)任明確到人，制定相應(yīng)的考核措施并嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)至少包括項(xiàng)目文件過(guò)程控制、項(xiàng)目文件分發(fā)管理、重要文件處理、項(xiàng)目文件考核等制度。項(xiàng)目過(guò)程中，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，根據(jù)執(zhí)行情況對(duì)項(xiàng)目文件管理制度件進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以確保項(xiàng)目文件處理的規(guī)范性、時(shí)效性。通過(guò)建立和優(yōu)化管理制度，項(xiàng)目文件各簽批環(huán)節(jié)設(shè)置變得嚴(yán)謹(jǐn)，文件簽批過(guò)程中由于責(zé)任不明確而推諉、延誤的現(xiàn)象可以基本消除，使文件的簽批過(guò)程變得順暢。

建立項(xiàng)目文件的跟蹤、催辦制度。項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)簽批少則幾人，多則十幾人，確保一份文件完整簽署，需要文檔管理人員執(zhí)行及時(shí)的跟蹤、催辦制度。建立項(xiàng)目各類(lèi)文件的收發(fā)記錄或跟蹤臺(tái)賬，確保每一份文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)有據(jù)可查。對(duì)超期未完成審核簽批的文件除執(zhí)行口頭催辦外，還要進(jìn)行書(shū)面催辦，通過(guò)下發(fā)催辦單、定期共享跟蹤臺(tái)賬、上報(bào)項(xiàng)目相關(guān)負(fù)責(zé)人等督促相關(guān)人員及時(shí)完成文件簽批，項(xiàng)目管理系統(tǒng)中可以設(shè)置按時(shí)通過(guò)發(fā)送消息提醒等進(jìn)行催辦。

3.4 加大文件管理培訓(xùn)、學(xué)習(xí)力度

除了全過(guò)程文件控制理念外，還要秉持文件的全員控制理念，每一位項(xiàng)目建設(shè)參與者都可能是文件的產(chǎn)生者、簽批者或利用者，都與文件密切相關(guān)。因此，要加大文件管理的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)力度，建立常態(tài)化學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)文件管理相關(guān)制度和要求定期進(jìn)行培訓(xùn)，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理人員變動(dòng)后，對(duì)各單位新入駐的專(zhuān)業(yè)工程師、管理人員等進(jìn)行針對(duì)性文件簽批規(guī)定培訓(xùn)，保證培訓(xùn)覆蓋全員，培訓(xùn)后還要對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考查，反饋培訓(xùn)效果。同時(shí)，通過(guò)文件管理專(zhuān)題會(huì)議，項(xiàng)目文件管理工作交流會(huì)議等，在溝通中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、汲取經(jīng)驗(yàn)、集思廣益，實(shí)現(xiàn)效率提升。

4 結(jié)語(yǔ)

提高項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率是文檔控制工作的重要內(nèi)容，是集專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)及工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的一項(xiàng)重要管理工作,必須制定嚴(yán)格的文檔控制制度,采用先進(jìn)信息技術(shù)管理手段,從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，從文件產(chǎn)生到組卷移交，進(jìn)行全方位、全過(guò)程進(jìn)行文件控制及檔案管理,做到項(xiàng)目文件齊全、及時(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全,保證項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行。