做好檔案保密管理與利用的措施探討

劉 瓊

（山西省呂梁市交通運(yùn)輸局，山西 呂梁 033000）

隨著信息時(shí)代的帶來(lái)，信息資源成為一項(xiàng)重要資源，檔案資料的巨大社會(huì)價(jià)值得以充分體現(xiàn)。我國(guó)事業(yè)單位要想獲得更好地的發(fā)展，應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提升檔案資料的利用率。這就要求我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這一方面的重視，并將檔案視為一種重要的社會(huì)信息資源，保管保護(hù)好其載體的同時(shí)，注重對(duì)其所含的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，進(jìn)而將檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。

1 做好檔案保密管理和利用工作的意義

保管和保護(hù)檔案資料是檔案管理工作人員的重要職責(zé)，但是保密的主要目的之一是為了更好地利用，有時(shí)間、地點(diǎn)和范圍限制的利用，只保不用則會(huì)失去檔案資源的價(jià)值。因此，在檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)處理好檔案保密與利用之間的關(guān)系，通過(guò)建立完善的檔案管理制度，在保證檔案完整性和安全性的同時(shí)，使得檔案資料得到有效利用，如此才能充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)[1]。

檔案是單位各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)憑證，具有較強(qiáng)的客觀性和權(quán)威性，是其他信息資源所無(wú)法替代的。充分利用檔案資源對(duì)于單位實(shí)踐服務(wù)具有重要現(xiàn)實(shí)意義，因此，檔案管理人員應(yīng)正確意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在做好保管和保密檔案資料的本職工作時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)利用的研究，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的歷史作用和現(xiàn)實(shí)作用，明確各項(xiàng)檔案的保存價(jià)值和保管期限，提升檔案管理水平。

2 做好檔案保密管理和利用工作的策略

2.1 強(qiáng)化檔案密級(jí)調(diào)整工作

檔案的密級(jí)并非一成不變的，因此，在檔案保密管理工作中，檔案管理人員應(yīng)做好檔案密級(jí)調(diào)整工作，具體可以從以下幾個(gè)方面 著手：

一是規(guī)范檔案密級(jí)調(diào)整工作。通常情況下，檔案密級(jí)變化為升密、降密、解密，檔案管理人員在調(diào)整檔案密級(jí)的過(guò)程中，需要將《保密法》貫徹落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)、保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)接受上級(jí)部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的檢查和監(jiān)督，積極配合檔案涉密文件的清查鑒定工作[2]。另外，檔案管理人員需要對(duì)清密和非密的界限進(jìn)行嚴(yán)格劃分，明確哪些文件是可以對(duì)外開(kāi)放利用的，哪些文件是不能對(duì)外提供利用的，哪些文件的利用是需要有一定限制的，以此來(lái)規(guī)范檔案管理工作；

二是完善檔案調(diào)密制度。對(duì)于涉密檔案的管理，不僅需要立足于眼前的工作，而且還著眼于未來(lái)。這就要求檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷完善檔案調(diào)密制度，更新和添加新內(nèi)容，以此來(lái)保證檔案保密管理工作的先進(jìn)性。比如，通過(guò)建立劃定密期制度，便于涉密文件到期后自行解密；通過(guò)建立調(diào)密通知單制度，一旦涉密文件發(fā)生調(diào)密行為后，需要下放通知給相關(guān)部門(mén)，以便于各項(xiàng)工作的銜接；

三是強(qiáng)化涉密檔案管理。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生將涉密文件和非密文件混合組卷、混合保管和混著提供的現(xiàn)象，加大了涉密檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。為了使得這一問(wèn)題得以有效解決，檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，對(duì)以往大量混訂在卷內(nèi)的涉密文件進(jìn)行統(tǒng)一保管，在今后的一般查檔中只提供給使用者所查詢的內(nèi)容，涉密文件的原卷是不予以提供的。

2.2 加大檔案利用監(jiān)督力度

檔案利用過(guò)程的不規(guī)范會(huì)對(duì)加大檔案資料泄密的風(fēng)險(xiǎn)，因此，在檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)做好檔案利用監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止檔案利用中各種不利于檔案保密行為，在保證檔案資料完整性和安全性的同時(shí)，檔案資料得以有效利用。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施檔案利用監(jiān)督措施：

一是完善檔案利用制度。檔案管理部門(mén)可以根據(jù)檔案利用的流程，制定和完善檔案利用制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制監(jiān)督等。同時(shí)針對(duì)不同層級(jí)的員工設(shè)置不同的檔案利用權(quán)限，保證檔案利用工作的規(guī)范性和安全性。另外，為了保證各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行效力，制度的條紋應(yīng)具體、嚴(yán)密、簡(jiǎn)潔，并在實(shí)踐中不斷充實(shí)和完善；

二是完善監(jiān)督制度。檔案資料在利用的過(guò)程中，檔案管理人員需要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同利用目的，采取相應(yīng)的監(jiān)督措施，做好檔案利用監(jiān)督工作[3]。同時(shí)檔案管理人員需要對(duì)被利用過(guò)的文件和案卷進(jìn)行仔細(xì)查閱，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并在登記簿上進(jìn)行標(biāo)注說(shuō)明。對(duì)于損毀原卷的行為，應(yīng)及時(shí)處理，以便挽回?fù)p失。

2.3 明確檔案管理人員職責(zé)

檔案管理人員是檔案保密管理和利用工作的主要執(zhí)行者，他們的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)對(duì)于檔案管理水平能夠產(chǎn)生直接影響，因此，檔案管理人員應(yīng)明確和履行自身的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是維護(hù)檔案的完整性和安全性，這也是檔案保密管理工作中的基本任務(wù)和根本目的。檔案管理人員需要做的就是保證檔案資料不亂、不丟、不壞。然而這項(xiàng)工作具有系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性，需要檔案管理人員具備持之以恒的決心，時(shí)刻警惕，確保檔案的安全性；

二是做好絕密檔案的日常管理工作。任何絕密檔案的調(diào)用都必須要在經(jīng)過(guò)指定領(lǐng)導(dǎo)的審批后，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相應(yīng)的手續(xù)。當(dāng)絕密檔案使用歸還后，檔案管理人員需要及時(shí)檢查、清對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)有泄密、失密問(wèn)題，需及時(shí)查明原因，并采取措施補(bǔ)救。

2.4 在檔案開(kāi)放過(guò)程中做好保密工作

在檔案保密管理中一昧的強(qiáng)調(diào)檔案的秘密性，忽視檔案秘密性的時(shí)效和范圍是不合理的；但如果缺乏檔案的保密意識(shí)，無(wú)視涉密檔案的秘密性，擴(kuò)大其開(kāi)放利用范圍，這顯然也是不對(duì)的。這就要求檔案管理人員在開(kāi)放檔案資料時(shí)，應(yīng)做好相應(yīng)的保密管理工作，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：

一是做好檔案審查工作。在檔案資料開(kāi)放之前，相關(guān)人員必須要做好檔案審查工作。審查工作的主要內(nèi)容為科學(xué)區(qū)分和判定檔案的開(kāi)放程度和控制使用范圍；

二是做好檔案解密工作。根據(jù)檔案《保密法》，保密檔案是有等級(jí)的，具體可以劃分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三個(gè)層次，在檔案資料開(kāi)放之前，相關(guān)人員必須要做好檔案解密工作，即根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，將檔案利用率最大化。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好檔案保密和利用工作，是提升檔案管理水平的關(guān)鍵，同時(shí)也是事業(yè)單位健康發(fā)展的重要保證。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極履行檔案管理的職責(zé)和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案保密和利用工作的重視和探索，并將各項(xiàng)檔案管理措施落到實(shí)處，以此來(lái)提升檔案保密管理的水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)和利用，使得檔案管理的價(jià)值得以真正體現(xiàn)。