事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探

唐 哲

（永州市零陵區(qū)人力資源服務(wù)管理中心，湖南 永州 425000）

在事業(yè)單位中，員工基數(shù)龐大，且流動性較強。倘若單一地使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理辦法，這便會給事業(yè)單位帶來極大的不便之處，同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理辦法具有流動性差、靈活性更差的缺點，這一辦法終將被這信息化時代遺留在歷史長河中。于是，人事檔案信息化管理便迎著這個信息化時代的歷史機遇，如春風(fēng)化雨般走進各大事業(yè)單位中來。與此同時，我們還必須清楚地認識到信息化管理事業(yè)單位的人事檔案這一舉措，即存在一定的機遇，又是時代給予事業(yè)單位的一項挑戰(zhàn)，這其中關(guān)鍵在于我們是否能正確認識到事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的意義，以及其中的關(guān)鍵性問題所在。

1 目前事業(yè)單位檔案管理的問題

首先，事業(yè)單位在實施人事檔案管理信息化建設(shè)之前，一定要先對當(dāng)下檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行全面的、多方位的分析，找出當(dāng)下其中的優(yōu)缺點。然后，事業(yè)單位在進行人事檔案管理信息化建設(shè)，就之前存在的優(yōu)缺點進行一定的改進。

1）缺乏創(chuàng)新型檔案管理方法。信息時代未到來之前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理系統(tǒng)基本上都是紙質(zhì)存檔，即將每個單位員工的資料信息按其姓名或工號進行排序，最終形成一個小型的“圖書館”。這一人事檔案管理的方法從表面上來看，看似沒什么問題，這實現(xiàn)了單位人員的資料存檔，且不易丟失。存檔簡單是這一傳統(tǒng)方法的唯一優(yōu)點，但隨著時代的發(fā)展，這也成為缺點，這無疑在一定程度上大大增加了管理人員取檔的難度，同時由于事業(yè)單位中的員工的資料各不相同，劃分檔案信息又是一項高難度的工作。更何況，倘若事業(yè)單位的人事檔案庫不幸失火，亦或者是被心懷不軌的盜取，這會對事業(yè)單位造成極大的損失。

2）人事檔案管理人員基本素質(zhì)有待提高。人事檔案管理系統(tǒng)是一個事業(yè)單位的關(guān)鍵系統(tǒng)，猶如我們?nèi)说男呐K。而這些人事檔案資料便如我們的血液輸送到事業(yè)單位各部門，實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的合理性分配，以此實現(xiàn)維持事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)的同時，促進事業(yè)單位的高效率發(fā)展。但是，目前頻頻出現(xiàn)事業(yè)單位人事資源泄露的事件，這不僅會侵犯到被泄露信息的單位員工的隱私權(quán)，而且還在一定程度上損害了事業(yè)單位的利益。而這一現(xiàn)象出現(xiàn)的背后，往往是事業(yè)單位中檔案管理人員未能守好人事檔案信息庫，這反映出管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)有待提高。

3）出現(xiàn)“人檔分離”現(xiàn)象。目前我國事業(yè)單位人員數(shù)量逐年增多，人事檔案管理的難度越來越大。由此，在事業(yè)單位中，每個員工的資料投入人事檔案信息庫后，便如同將一個標(biāo)有姓名或編號的漂流瓶扔進充滿相同漂流瓶的湖泊中。最后，員工離職或退休時，便如大海撈針一般找出自己的檔案帶走。后者是一個漫長的過程。我們要知道，員工們在事業(yè)單位中的任何職位升遷、獎懲情況都是要錄入檔案并跟隨一生的。但當(dāng)員工檔案的尋找就成為一項難題，這很容易出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象。但這卻大大地讓檔案的存在喪失其最初的意義。人事檔案是記錄單位員工在工作過程中的獎懲情況、職位變遷情況、日常工作表現(xiàn)等等。一旦出現(xiàn)“人擋分離”的現(xiàn)象，這將會造成許多員工檔案信息的停滯。

2 人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢所在

1）有利于減輕事業(yè)單位資源管理的任務(wù)量。信息化建設(shè)事業(yè)單位的人事檔案，在一定程度上大大減少了人事檔案管理人員的工作量，同時這一系統(tǒng)可以將單位里面每個在職人員的檔案信息多元化分區(qū)。比如，當(dāng)單位在尋找三至五名工齡三年以上，且在此期間有至少三次獎勵或職位升遷且無違紀(jì)行為的已婚男性人員來共同完成一項任務(wù)時，人事檔案管理人員便可打開本事業(yè)單位的人事檔案信息庫。然后輸入“工齡三年以上”“有至少三次獎勵或職位升遷”“無違紀(jì)行為”“已婚男性”的信息，進行篩選。系統(tǒng)便會在極短的時間內(nèi)給出合適人選名單及其相關(guān)檔案信息。與此同時，當(dāng)單位人員離職或退休時，人事檔案管理人員便可在人事檔案信息庫中直接搜索其姓名或者工號，該系統(tǒng)會在一至兩秒內(nèi)提取出其檔案信息，然后將其交給離職的人員，并刪除其檔案信息。

2）有利于工作資源地合理分配。上文已經(jīng)指出人事檔案管理系統(tǒng)就如同人類的心臟，是每個事業(yè)單位中十分重要的一部分。而我們將人事檔案信息化建設(shè)的過程則像是在人類的心臟中建造高速公路，實現(xiàn)血液的更新代謝，并運輸?shù)缴眢w各個部位。在此過程中，人事檔案管理人員可以將事業(yè)單位中的人員根據(jù)其優(yōu)點特長進行合理化分配。比如，教育類的事業(yè)單位，其中有管理人員、監(jiān)督人員、一線教育人員、后勤人員、教材編輯人員等等，其實現(xiàn)人力資源的合理安排就顯得尤為重要。一個目光長遠、有極強的執(zhí)行能力和領(lǐng)導(dǎo)才干的員工進入一線教育部分，無疑是這一事業(yè)單位的損失。而現(xiàn)如今信息化的人事檔案系統(tǒng)便可成功避免這一問題的發(fā)生，這對于每個事業(yè)單位的發(fā)展極其重要。

3）有利于實現(xiàn)“人檔合一”。在上文中，我們可以充分意識到“人檔分離”這一問題的嚴(yán)重性，但我們即將開展的人事檔案管理信息化可以有效避免這一問題的發(fā)生。因為人事檔案信息庫的建立已經(jīng)大大簡化檔案修改這一過程，所以這大大促進“人檔合一”這一現(xiàn)象的形成。比如，在記錄單位人員獎懲情況或職位升遷情況時，人事檔案管理人員可以直接搜索其姓名，系統(tǒng)會迅速調(diào)出其檔案信息。然后人事檔案管理人員便可對其檔案進行修改，并上傳保存。這整個檔案信息修改的過程十分簡單，大大地提高了人事檔案管理人員工作的效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

1）人事檔案管理員極強的管理意識。在信息化人事檔案信息庫建立的同時，事業(yè)單位要加強對人事檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)。簡言之，人事檔案管理人員是事業(yè)單位關(guān)鍵中樞的“守門人”，事業(yè)單位要重視“守門人”職業(yè)操守的建立及持續(xù)完善，以防出現(xiàn)“監(jiān)守自盜”的現(xiàn)象。總而言之，事業(yè)單位有必要開展一系列的講座活動或團建活動來提高人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及對于事業(yè)單位的忠誠。

2）信息化管理檔案的安全性。在這個信息泛濫的時代，信息安全問題也走上國際舞臺，成為大家一直關(guān)心的問題。而信息化人事檔案庫的安全性也是每個事業(yè)單位最為關(guān)注的一個問題。所以，各事業(yè)單位有必要將自己單位信息化人事檔案管理庫進行層層加密、多層保護來提高信息化人事檔案管理科的安全性。與此同時，人事檔案管理人員要不斷提高自己的業(yè)務(wù)技能，并在日常使用信息化人事檔案庫時，注意其防火墻的建設(shè)來保護其中的人事檔案信息。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的進步，當(dāng)下事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的人事檔案管理出現(xiàn)管理檔案方法單一、提取檔案繁瑣、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不專、出現(xiàn)“人檔分離”現(xiàn)象等一系列問題。于是，人事檔案管理信息化建設(shè)登上歷史舞臺，這不僅實現(xiàn)了人力資源的合理分配，而且減少了管理人員的任務(wù)量。與此同時，事業(yè)單位一定要注意提高信息化檔案管理的安全性。