淺析加強(qiáng)電子檔案規(guī)范性提高企業(yè)檔案管理水平

王紅波

（東方地球物理公司國(guó)際勘探事業(yè)部，河北 保定 072750）

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，電子檔案已成為檔案的主要類型。特別是2021年1月1日起實(shí)施的新《檔案法》，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，為電子檔案規(guī)范化管理提供了司法保障，這是我國(guó)首次將電子檔案效力寫入國(guó)家法律，使電子檔案走上了法治化管理之路。在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存，加強(qiáng)電子檔案管理，需要明確二者利弊，加強(qiáng)電子檔案的規(guī)范化管理，使電子檔案得到高效利用。

1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案就是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為媒體，將傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，將其轉(zhuǎn)化為電子形式的信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案二者具有不同的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)：

1.1 在存儲(chǔ)保管上

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息量小，但要求占用的庫(kù)房空間大，需要較大的存放才能滿足條件，要求的溫度、適度、防火、防盜等條件比較高；紙質(zhì)檔案在使用中會(huì)逐步發(fā)生損耗，比如：紙質(zhì)會(huì)變得脆碎，字跡逐步模糊、淡化，隨著使用次數(shù)的而增加或不當(dāng)使用造成破損等，不易保存。而電子檔案信息容量大，所占空間卻極小，能夠減少檔案管理部門的辦公空間以及檔案的存儲(chǔ)空間，便于保存；且檔案文件的內(nèi)容不會(huì)因?yàn)閺?fù)制、打印的次數(shù)多而受到損傷，使用次數(shù)對(duì)電子檔案的壽命不會(huì)產(chǎn)生任何影響。

1.2 在歸檔時(shí)限上

從歸檔及時(shí)性上看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一般跨年歸檔，電子檔案可以在文件辦結(jié)后隨時(shí)歸檔。從歸檔耗時(shí)上看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔要進(jìn)行統(tǒng)一整理，需要花費(fèi)較多的精力、人力，而電子檔案歸檔程序簡(jiǎn)單，只需要傳送、更急等程序，快速便捷。

1.3 在查詢使用方式上

傳統(tǒng)檔案在同一時(shí)間、地點(diǎn)利用受到局限，紙質(zhì)檔案在開展檔案閱覽服務(wù)、展覽、陳列、目錄信息查詢、外借等服務(wù)時(shí)，需要管理人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)的借閱人員數(shù)量也有限。

而電子文件的查詢利用方式與傳統(tǒng)檔案不同，主要借助計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)開展，借閱者只需要注冊(cè)、登錄，就可以在閱讀權(quán)限內(nèi)查閱所需的電子檔案信息，不需要檔案服務(wù)人員；電子檔案能夠快速在網(wǎng)絡(luò)和電子介質(zhì)上傳播利用，能夠不受時(shí)間和地域限制，快速在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享，能夠同時(shí)滿足多個(gè)借閱者使用。電子檔案變紙質(zhì)檔案的“有形”為“無形”，打破了紙質(zhì)檔案服務(wù)的固定場(chǎng)所、時(shí)間和使用人數(shù)與次數(shù)的限制，使檔案實(shí)現(xiàn)了共享。

1.4 在經(jīng)濟(jì)效益上

傳統(tǒng)檔案管理需要足夠的檔案管理人員，檔案收集、整理、歸檔、立卷、裝盒、保管的過程，工作量大，需要投入大量的人力，管理成本較大；電子檔案在轉(zhuǎn)化和形成過程中，需要提前配置電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備，前期投入較多，但能夠節(jié)約保管費(fèi)用、查閱成本、避免反復(fù)復(fù)印造成的紙張和人力的浪費(fèi)。

1.5 在安全性上

紙質(zhì)檔案的安全保管主要關(guān)注防丟失、防破壞，放入檔案室檔案柜中一般情況下不會(huì)丟失或破壞。紙質(zhì)檔案一般是原始形成的資料，更具有權(quán)威性和參考價(jià)值。而電子檔案容易被非法更改且不留痕跡，且電子檔案在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上容易被黑客攻擊，安全性受到威脅。

2 切實(shí)加強(qiáng)電子檔案的規(guī)范性

檔案工作的生命力在于服務(wù)和利用，檔案工作不能僅僅局限于日常的查閱服務(wù)，還要通過檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和風(fēng)險(xiǎn)控制服務(wù)。作為企業(yè)檔案管理人員，要在如何提高檔案利用效率、降低服務(wù)成本、深挖檔案信息、擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域上下功夫。電子檔案中數(shù)字信息的易變性，對(duì)檔案的穩(wěn)定性構(gòu)成極大沖擊，增強(qiáng)檔案的信息化水平，加強(qiáng)電子檔案的使用效率，需要保證電子檔案的原始性、合法性和安全性。究竟什么樣的電子記錄才能夠成為檔案？這是電子檔案走上法治化管理之路時(shí)需要面臨的首要問題。2021年1月1日新實(shí)施的《檔案法》中第三十七條明確規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)?！边@是對(duì)電子檔案的形成和管理要求的高度凝練，具有深厚的理論、實(shí)踐和規(guī)范基礎(chǔ)，是我們從事檔案工作的根本 遵循。

2.1 來源可靠

來源可靠是指電子檔案由經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者，在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定時(shí)間，使用安全可靠的系統(tǒng)形成。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理》中規(guī)定可靠的文件“應(yīng)在事務(wù)處理或與其相關(guān)的事件發(fā)生之時(shí)或其后不久，由直接經(jīng)辦人或開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的系統(tǒng)形成”。《電子檔案管理基本術(shù)語》中規(guī)定，具有真實(shí)性的電子檔案應(yīng)當(dāng)由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或誤用的情況，且能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時(shí)間與既定的相符，這是保證電子檔案原始性、合法性的基本 保障。

2.2 程序規(guī)范

程序規(guī)范是指電子文件形成、歸檔、保存和利用服務(wù)的過程遵循一定的制度規(guī)范要求，符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。由于數(shù)字信息的記錄特性和信息技術(shù)環(huán)境的快速變化，一份電子文件在形成到歸檔、保存的整個(gè)生命周期中，其存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)格式、編碼構(gòu)成等都可能發(fā)生變化。在這種情況下，不能強(qiáng)制性要求電子檔案的“不變”，而是變對(duì)象控制為過程控制，通過對(duì)管理過程的規(guī)范化控制實(shí)現(xiàn)對(duì)管理對(duì)象的控制。因此，我們要對(duì)電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)具有保存價(jià)值的電子檔案實(shí)行集中管理；對(duì)電子文件的形成、傳輸、保存、利用、銷毀等制定明確的流程與標(biāo)準(zhǔn)，確保處于全過程受控管理狀態(tài)。

2.3 要素合規(guī)

要素合規(guī)是指電子檔案構(gòu)成要素要合乎規(guī)范要求，比如：電子公文的處理單、正本、附件、修改稿與定稿等應(yīng)齊全、完整，電子照片的像素、大小、拍攝時(shí)間地點(diǎn)等內(nèi)容應(yīng)清晰、合規(guī)。這需要我們完善電子檔案歸檔管理辦法，對(duì)電子檔案歸檔要素上作出明確要求和說明。

2.4 加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

一套安全、完善的信息系統(tǒng)是開展電子檔案管理的前提。實(shí)施電子檔案歸檔、查閱管理，必須要配備完善計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等電子配套設(shè)備，建立電子檔案管理系統(tǒng)，并按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和計(jì)算機(jī)涉密管理，定期開展安全檢測(cè)，確保電子檔案信息安全。

綜上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理各具特點(diǎn)，電子檔案在形成、歸檔、利用上具有諸多優(yōu)勢(shì)，但在安全性和規(guī)范性上需加強(qiáng)管理。在今后一段時(shí)間我們將處于電子檔案與傳統(tǒng)檔案同時(shí)管理的階段。我們要按照新《檔案法》的要求，堅(jiān)持來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的原則，對(duì)電子檔案實(shí)行全過程統(tǒng)一管理，確保電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、便于利用、安全保密，通過電子檔案管理的規(guī)范性，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理水平。