關(guān)于現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的思考

劉海英

（山西省水利水電勘測設(shè)計研究院有限公司，山西 太原 030024）

水利工程檔案的含義是水利工程在竣工驗收、施工階段與前期策劃等階段中產(chǎn)生的圖表、影像以及文字等記錄，水利工程檔案工作就是整理以及管理這些歷史記錄，是整個水利工程管理工作的核心構(gòu)成部分[1]。水利工程建設(shè)應(yīng)該與檔案管理同時開展，且確定責任單位以及管理制度、責任人，以保證水利檔案管理工作的深入開展。

1 檔案管理在水利工程建設(shè)中的核心作用

1.1 水利工程建設(shè)和水利工程檔案屬于一個有機整體

一個水利項目的執(zhí)行以及策劃、竣工，起初就是從書面文檔以及影像資料開始，工程檔案的創(chuàng)建比工程施工建設(shè)早，同時，各種工程資料又組成了整個工程檔案的主體，這些檔案主要在于整理早期資料，以確保整個檔案資料的統(tǒng)一性與完整性，為未來水利工程的相關(guān)維保工作進一步提供有效的技術(shù)依據(jù)[2]。由此看來，水利工程建設(shè)和檔案工作屬于一個有機整體。

1.2 檔案記錄能夠反映出整個工程品質(zhì)的好壞

現(xiàn)在，各項水利工程都十分重視精細化管理，且創(chuàng)建各項目的評價體系時都以檔案資料為基礎(chǔ)。于是，水利工程檔案能夠?qū)⒄麄€工程品質(zhì)的好壞反映出來。假如某項工程的檔案資料不太完整與詳細，會對這個工程的有效評定產(chǎn)生極大的影響。部分公司只關(guān)注水利工程的執(zhí)行過程以及結(jié)果，而忽略了檔案的相關(guān)記錄。其實這些檔案里面的圖表以及文字也是判定工程的核心標準之一，它極大地影響了整個工程的品質(zhì)?？梢?，在記錄檔案的過程中查證事故原因與評定工程品質(zhì)就是責任的核心依據(jù)。

1.3 檔案記錄是水利工程建設(shè)質(zhì)量控制的核心步驟

水利檔案記錄與工程品質(zhì)的好壞具有直接關(guān)系，更是確保整個工程質(zhì)量的核心步驟。唯有在施工時記錄完整與詳細的施工過程，才能夠在施工現(xiàn)場充分控制各個步驟，才能夠確保工程的綜合品質(zhì)[3]。經(jīng)過以上論述，我們認識到檔案記錄的核心意義，第一，檔案記錄進一步關(guān)系到工程建設(shè)，第二，檔案記錄還能夠?qū)⒐こ唐焚|(zhì)的好壞更好地反映出來，第三，檔案記錄是確保水利工程品質(zhì)的核心步驟。現(xiàn)在我們重點分析水利工程檔案管理工作的優(yōu)化策略，以供參考。

2 現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 充分注重檔案管理工作

充分注重檔案管理工作，特別是重視水利工程檔案資料的相關(guān)整理以及歸檔工作。為了實現(xiàn)檔案整理不及時以及歸檔混亂等問題的科學處理，在采集相關(guān)檔案資料時，一定要從水利工程的現(xiàn)實情況入手，有效調(diào)整檔案采集方式[4]。第一，將追蹤采集方法運用于施工周期很短的水利工程中，能夠更好地提升信息的采集速度，保證檔案工作的綜合品質(zhì)。第二，將分段采集方法運用于施工周期很長的水利工程中，不但能夠很好地確保檔案資料的完善性，而且能夠針對檔案采集內(nèi)容以及時間的差異進行劃分，防止出現(xiàn)資料混亂的情況。第三，在對資料進行歸檔的過程中，還應(yīng)該重視對資料開展工程代碼與編制分類號等，對電子文檔開展分類管理，便于后期的有效查閱。

2.2 規(guī)范檔案管理工作制度

一定要創(chuàng)建一個有效、可行的制度對各單位的核心義務(wù)以及責任進行規(guī)范，便于梳理好水利在建單位與工程咨詢單位、工程建設(shè)單位、項目監(jiān)理單位以及設(shè)計單位的關(guān)系，從而確保水利檔案資料的完整收集與及時歸檔。具體內(nèi)容如下：第一，明確文件存檔備案體制，每個時期的設(shè)計以及建設(shè)等需要按照合同來明確，文件一定要由檔案部門進行備案和歸檔。第二，各部門有效建立歸檔體制，確定歸檔責任人、歸檔內(nèi)容與歸檔時間等。第三，創(chuàng)建審查獎懲制度，以項目為基本單位，充分確定檔案管理員[5]。并且確定每個部門員工的核心責任以及義務(wù)，獎罰分明，以調(diào)動每個部門的工作積極性，使每一位員工都了解到水利檔案管理工作的核心意義，使其管理效率獲得提高。第四，優(yōu)化水利檔案管理的場所以及設(shè)備，如在野外施工現(xiàn)場進一步創(chuàng)建檔案整理盒與檔案資料防盜柜等。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要深入了解檔案管理工作的核心意義，強化對檔案管理人員的思想教育，建立水利檔案人員隊伍，將其主動性與創(chuàng)造性全面調(diào)動起來。大力投入檔案工作硬件，實現(xiàn)工作環(huán)境的優(yōu)化，進一步培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)，全面激發(fā)檔案管理員的工作主動性，充分挖掘其智慧以及潛能，如此，才可以有效實現(xiàn)檔案管理的標準化與規(guī)范化，檔案工作才可以為水利管理工作提供更好的服務(wù)。

2.4 延伸檔案服務(wù)途徑

檔案管理人員應(yīng)該將檔案資料與信息優(yōu)勢、檔案現(xiàn)有設(shè)備全面利用起來，采取若干個途徑為水利工程進一步提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，探索有償服務(wù)和無償服務(wù)相聯(lián)系的服務(wù)方式，對服務(wù)項目進行拓展，擴增經(jīng)濟收入。經(jīng)過有償服務(wù)這一渠道，讓檔案不斷邁向社會，為經(jīng)濟進一步服務(wù)，使檔案管理工作不但有助于市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，而且有助于檔案事業(yè)本身的深入優(yōu)化，將檔案的社會效益以及經(jīng)濟效益充分施展出來[6]。讓檔案管理人員全面了解到個人與公司的內(nèi)在關(guān)聯(lián)以及個人在公司檔案發(fā)展過程中的重要作用，以最旺盛的精力以及熱情投入到檔案工作中，建立檔案管理人員隊伍，激發(fā)檔案管理人員的工作 信心。

2.5 在水利檔案管理工作中使用信息技術(shù)

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及普及，針對水利工程檔案管理工作來說，其要對以前的檔案管理手段進行轉(zhuǎn)變，采取先進、有效的信息技術(shù)開展管理，借助于計算機技術(shù)，對檔案管理的具體工作流程進行規(guī)范，將水利公司的信息化管理情況充分結(jié)合起來，對檔案管理軟件進行研制以及開發(fā)，進一步實現(xiàn)統(tǒng)一管理、分類檢索以及微機儲存，使水利工程檔案充分實現(xiàn)信息化管理，搜集整理以及歸檔保管電子檔案，創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，使水利檔案管理工作的綜合品質(zhì)以及效率獲得提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在水利工程建設(shè)過程中檔案管理工作占有很關(guān)鍵的地位，為水利工程建設(shè)進一步提供核心依據(jù)的同時，能夠?qū)⒚總€施工步驟充分反映出來，實現(xiàn)有跡可尋與有理可依。檔案管理工作的綜合品質(zhì)對水利工程施工的整體質(zhì)量以及進度產(chǎn)生了極大的影響，因此，一定要充分注重檔案管理工作；規(guī)范檔案管理工作制度；提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；延伸檔案服務(wù)途徑；在水利檔案管理工作中使用信息技術(shù)，更好地提升檔案管理水平，為國內(nèi)水利工程的可持續(xù)建設(shè)充分施展社會核心價值。