論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

趙晨曦

（濱州市實(shí)驗(yàn)幼兒園，山東 濱州 256600）

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）制度長期不完善且內(nèi)容流于形式。事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級(jí)機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時(shí)缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個(gè)別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2）傳統(tǒng)檔案電子化比例低。隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級(jí)檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點(diǎn)，既要將新的檔案實(shí)現(xiàn)原件與電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機(jī)構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級(jí)單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。

3）缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才。人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級(jí)。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識(shí)的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識(shí)和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價(jià)值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

2 檔案管理工作優(yōu)化需遵守的原則

1）差異化與統(tǒng)一化兼顧原則。優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說，在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時(shí)，一方面要考慮國家和上級(jí)部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中能夠高效施行。

2）制度與執(zhí)行并重原則。檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門都密切關(guān)聯(lián)，對(duì)非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過程中，專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對(duì)檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

3）檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則。檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識(shí)到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

1）創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念。事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

2）創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核。切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。

3）創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化。檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4）創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高工作人員檔案管理知識(shí)和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

4 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，成為此項(xiàng)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點(diǎn)。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲(chǔ)備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運(yùn)營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和事業(yè)單位工作的普遍性，緊密結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和單位發(fā)展的實(shí)際需求，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時(shí)期檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)以上優(yōu)化路徑，還需要事業(yè)單位加強(qiáng)保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業(yè)單位高速發(fā)展的重要依托。