王 麗
(招遠(yuǎn)市檢驗(yàn)檢測(cè)中心,辦公室,山東 招遠(yuǎn) 265400)
在辦公室的文書(shū)檔案當(dāng)中,保存著單位內(nèi)的各項(xiàng)商業(yè)性的交易記錄,還有一些重要的活動(dòng),甚至有商業(yè)秘密等,對(duì)辦公室的文書(shū)檔案管理,在很大程度上能夠?qū)挝坏陌l(fā)展起到保駕護(hù)航的作用,它本身的功能是為單位的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行記錄,而它的價(jià)值在于能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供政策的依據(jù)。在辦公室文書(shū)檔案的管理當(dāng)中,涉及一些企業(yè)單位,但絕大多屬于事業(yè)單位,它記錄會(huì)議,文件,以及重要的視頻信息,都進(jìn)行了歸納總結(jié)并放到文檔中去,為以后的查閱提供便捷的幫助。
首先它是單位內(nèi)部資料的一個(gè)收集與整理的過(guò)程,整理時(shí)包括分析與歸納,將文檔進(jìn)行編號(hào)處理,在分析的時(shí)要注重重點(diǎn)突出的文件要作重點(diǎn)保存,使得后續(xù)找尋和使用更為方便,文檔后歸納管理越精細(xì)對(duì)后續(xù)對(duì)文檔的利用就更加方便,所以要提高文檔歸納時(shí)的精細(xì)化。另外,文檔管理涉及的范圍很廣,它包括政策性文件、日常工作、財(cái)務(wù)上的文件、人事調(diào)動(dòng)、薪資結(jié)算、設(shè)備備案、會(huì)議記錄等等,都需要工作人員細(xì)致地進(jìn)行分類歸納,不能有絲毫的馬虎。在對(duì)文檔的管理要求上面,涉及三點(diǎn),一點(diǎn)是要求能夠有便捷的搜索功能,二是信息的整合能力,三是文件的編排保存的能力[1]。從對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行搜索時(shí),這個(gè)主要體現(xiàn)在電子檔當(dāng)中,對(duì)內(nèi)容文檔的搜索要快速而準(zhǔn)確地找到文檔并能夠順利地提取出來(lái),對(duì)內(nèi)部文檔統(tǒng)計(jì)時(shí),要做到文檔針對(duì)內(nèi)容的流通性要通暢,收集的內(nèi)容要具體,涉及的面要更廣,確保在以后的查閱中能夠找得到,用得到。
在對(duì)文檔進(jìn)行收集時(shí),要進(jìn)行歸檔整理,要準(zhǔn)確地將文檔的類別分類,這樣才能為以后的查閱提供更精準(zhǔn)的查找,例如,在單位的各項(xiàng)事件當(dāng)中,將性質(zhì)相同的不同時(shí)間地點(diǎn)的事件歸納納在一起,這樣更加會(huì)有利于對(duì)綜合信息的處理與把握。
1)管理不到位。在單位內(nèi),從上到下的管理者,所有的意識(shí)行為都放在抓經(jīng)濟(jì)的效益以及單位的發(fā)展上面,對(duì)辦公室文書(shū)檔案的管理還沒(méi)有引起足夠的重視,沒(méi)有像對(duì)待抓企業(yè)發(fā)展的意識(shí)強(qiáng),導(dǎo)致一些檔案管理部門(mén)處在單位的不顯眼位置,甚至將這類部分的辦公地點(diǎn)放在偏遠(yuǎn)的區(qū)域,使許多人因檔案上的事產(chǎn)生不便[2]。另一個(gè)現(xiàn)象就是,文檔管理辦公室的設(shè)備簡(jiǎn)陋,對(duì)文件的保存有網(wǎng)絡(luò)保存,也有紙質(zhì)文件保存,但對(duì)紙質(zhì)文檔保存時(shí),設(shè)備的簡(jiǎn)陋就會(huì)造成許多文檔在保存當(dāng)中會(huì)發(fā)生損失現(xiàn)象,對(duì)單位就會(huì)無(wú)形當(dāng)中造成損失。
2)辦公室文書(shū)檔案管理人員工作積極性不高。辦公室文書(shū)檔案管理工作人員之所以工作積極性不高,主要還是來(lái)自薪水報(bào)酬相當(dāng)?shù)?,因?yàn)闄n案保管部門(mén)沒(méi)有得到上級(jí)或管理者的重視,加上一些管理者誤讀檔案管理者的工作性質(zhì),自然就不會(huì)給出過(guò)高的工資,這種現(xiàn)象的后果就是工作人員在工作時(shí)漫散,毫無(wú)工作的激情,沒(méi)有一點(diǎn)的工作責(zé)任心,使檔案管理產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象,甚至?xí)l(fā)生內(nèi)部資料外傳的現(xiàn)象,對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)隱患。
3)管理制度不規(guī)范。辦公室文書(shū)檔案管理在制度上沒(méi)有一個(gè)很好的規(guī)范,從而導(dǎo)致管理發(fā)生混亂的現(xiàn)象,舉個(gè)例子,對(duì)檔案管理的責(zé)任沒(méi)有一個(gè)明確的劃分,導(dǎo)致沒(méi)有一個(gè)能負(fù)責(zé)任的人,這樣就會(huì)使工作人員在工作當(dāng)中沒(méi)有責(zé)任心,再如對(duì)文件的歸納不明確,就會(huì)使工作人員在歸檔時(shí)隨意性和主觀性相當(dāng)強(qiáng),對(duì)文檔的歸檔混亂造成后續(xù)有新人之后,無(wú)法找到之前的文檔,造成工作上的滯后,對(duì)工作效率也會(huì)造成一定的影響。
4)信息反饋不及時(shí)。在文檔歸納時(shí),有些屬于合同性質(zhì)的文檔,有時(shí)是屬于會(huì)議的文檔,對(duì)于會(huì)議的文檔歸納對(duì)于文檔管理人員來(lái)說(shuō),還能夠及時(shí)處理,但有些會(huì)議不一定被及時(shí)得到反饋,如有些會(huì)議是在外地進(jìn)行,檔案管理人員無(wú)法跟進(jìn),加上管理人員工作繁忙,再如管理人員對(duì)檔案管理的不重視,就很難做到信息的及時(shí)反饋,為檔案錄入設(shè)計(jì)了障礙,與此現(xiàn)象相同的是合同的文檔處現(xiàn),本單位與外單位簽合同時(shí),大多時(shí)間簽署的地點(diǎn)各不相同,甚至不在工作時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行,這樣就給文檔的歸檔產(chǎn)生一些困難。這就要求企業(yè)單位內(nèi)部信息的傳遞與流通要保持一個(gè)暢通性。
1)提高人員的積極性和專業(yè)水平。要想提高辦公室文書(shū)檔案人員的工作積極性,首先要使管理人員對(duì)檔案管理的工作重視起來(lái),將文書(shū)檔案管理納入企業(yè)的整個(gè)管理體系當(dāng)中去,并且要將檔案管理部門(mén)提升到一定重要的位置,使得企業(yè)內(nèi)部從上到下都有一種對(duì)文書(shū)檔案管理的意識(shí)在里面,不放松,繃緊檔案管理的神經(jīng),從而為企業(yè)的發(fā)展排除隱患。第二點(diǎn)平衡檔案管理工作人員的薪資水平,從而提高員工的工作積極性。另外,由于辦公室檔案管理在我國(guó)的起步較晚,對(duì)于這方面的專業(yè)人才還有一定的缺口,所以要加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn),使這些工作人員能夠有更加專業(yè)的技能投入到檔案管理工作當(dāng)中去[3]?;蚩梢哉衅概c之相關(guān)的專業(yè)人士進(jìn)行相關(guān)的管理工作,這樣既能對(duì)檔案管理的工作順利開(kāi)展,也使得文件資源能夠得到保障,同時(shí)也能助力企業(yè)更長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。
2)引進(jìn)更先進(jìn)的管理技術(shù)。目前企業(yè)單位內(nèi)的,檔案管理大多采用無(wú)紙化式的電子檔,將這些檔案存入電子檔能夠節(jié)省大量的資源,同時(shí)也節(jié)省了大量的勞力成本,提高了工作效率,但是電子檔的安全性卻常常受到質(zhì)疑,使許多單位依舊還是采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存,但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔受各方因素的影響,如溫度與濕度對(duì)文檔的影響,還有突發(fā)的自然災(zāi)害的影響,都會(huì)靠成在管理當(dāng)中損失的形成,加上紙質(zhì)文檔管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力,已經(jīng)不能滿足當(dāng)下對(duì)文檔管理的要求,在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中,就要引用更加先進(jìn)的檔案管理技術(shù),引入檔案管理系統(tǒng),通過(guò)更高級(jí)的計(jì)算機(jī)技術(shù),使得文檔管理的正確率大大提高,同時(shí)也使得工作人員的工作效率也相應(yīng)地提高,這種網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)在安全性方面是很強(qiáng)的,另外也克服了紙質(zhì)文檔帶來(lái)的種種弊端,只有改變觀念,不斷引進(jìn)新技術(shù),才不致于使文檔管理工作落后于時(shí)代的步伐。
辦公室文書(shū)檔案的管理的特點(diǎn)是收集信息,然后處理歸納保存,這是它的基本功能,它主要的要求是對(duì)內(nèi)容文件的搜索要有準(zhǔn)確性和流通性,對(duì)信息的分類要清晰明了。在當(dāng)下的檔案管理當(dāng)中,出現(xiàn)的問(wèn)題主要是管理者的管理意識(shí)不到位,對(duì)文書(shū)檔案管理的工作不重視,導(dǎo)致文書(shū)檔案管理一直處在企業(yè)管理系統(tǒng)的邊緣,沒(méi)有放在管理體系的重要位置,其次檔案管理的工作人員積極性不高,主要是工作性煩瑣以及薪資待遇不高造成的,管理制度不規(guī)范也是造成文書(shū)檔案管理的一個(gè)難題,這主要表現(xiàn)在對(duì)文件的管理責(zé)任沒(méi)有明確劃分,對(duì)管理沒(méi)有一個(gè)明確的要求,在歸檔時(shí)工作人員的主觀性,隨意性相當(dāng)強(qiáng),會(huì)給后續(xù)的文檔利用帶來(lái)許多不便,要想解決這些問(wèn)題,只有通過(guò)不斷的改革,使辦公室文書(shū)檔案管理跟上時(shí)代的步伐,引用更加先進(jìn)的文件管理技術(shù),使得單位企業(yè)向著更加健康的方向發(fā)展。