探討提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的意義及對策

姚麗瓊

（武漢市氣象局，湖北 武漢 430040）

新時代，文書檔案年度整理歸檔作為事業(yè)單位內(nèi)部最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，此項工作有著非常重要的地位。文書檔案年度整理歸檔工作是展現(xiàn)一個事業(yè)單位檔案管理工作是否成功的具體表現(xiàn)形式，它對檔案能否在工作中被充分利用起著巨大的影響意義。最近幾年，我國各項政策體制都在不斷改革發(fā)展，這些政策的發(fā)展也促使文書檔案立卷的改革，從而在提升了文書檔案年度整理歸檔工作的整體效率上面，取得了很好的成果，再加之“8號令”的實施出臺，讓各個事業(yè)單位都更加重視年度檔案整理歸檔工作?？墒?，即便如此從目前我國事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案年度整理歸檔工作細(xì)節(jié)來看，依然還有許多問題有待優(yōu)化改革。

1 文書檔案年度整理歸檔的概述

文書檔案整理歸檔工作包括：文書整理、檔案管理等方面的工作，事業(yè)單位的文書管理部門必須要將處理完畢且有重要價值的檔案依照它形成進(jìn)程中出現(xiàn)的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律開展分類整理工作，然后再將文書檔案裝盒、歸檔。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候，相關(guān)工作人員要對文書檔案開展集中處理，把一些臨時性、重要性差的文書檔案摘除，對有重要價值意義的文書檔案開展整理工作。在這個工作流程中，文書檔案年度整理歸檔工作如果出現(xiàn)了嚴(yán)重紕漏，就會致使文書檔案狀態(tài)零散，進(jìn)而發(fā)生文書檔案損毀、丟失的情況發(fā)生，嚴(yán)重影響文書檔案的保存和后續(xù)查閱，這對有關(guān)工作的開展過程起到了極大的阻礙和影響。

2 文書檔案年度整理歸檔工作的現(xiàn)存問題

1）認(rèn)知度不夠。在開展相關(guān)工作的時候，文書檔案年度整理歸檔現(xiàn)存的首要問題就是事業(yè)單位及其內(nèi)部相關(guān)工作人員對此項工作的重視程度和認(rèn)知程度不夠。很多事業(yè)單位與相關(guān)管理人員在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候依然沒有明確認(rèn)識到它的必要性，也沒有做到針對此項工作給予其充分的發(fā)展空間和支持，許多管理人員都不能完全做到對文書檔案年度整理歸檔工作實際影響意義的全面認(rèn)知，也不能把握此項工作對于事業(yè)單位整體經(jīng)營的重要影響。因此，文書檔案年度整理歸檔工作沒法從中得到應(yīng)有的重視和支持，進(jìn)而導(dǎo)致了后續(xù)工作不能順利展開。另外，此項工作如果不能得到高效的重視，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理層就不會給其投入運作資金等相關(guān)資源，此項工作的工作辦法就會固步自封，人員構(gòu)架上也會一直得不到更新，進(jìn)一步讓此項工作的效率和質(zhì)量無法達(dá)到理想目標(biāo)。

2）收集難度大。在事業(yè)單位文書檔案年度整理歸檔工作上，許多職能部門和工作人員因為沒有對文書檔案收集及整理起到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部一直存在“輕檔案，中經(jīng)營”的錯誤理念。這就致使文書檔案管理相關(guān)工作人員的主動性和對工作的積極性比較差，在文書檔案的收集整理上工作不夠仔細(xì)認(rèn)真，造成了文書檔案收集工作的完整度上受到了惡劣的影響，從而不能保障后續(xù)年度整理歸檔與收集工作間的有機(jī)連接。

3）相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)太低。文書檔案年度整理歸檔工作在進(jìn)行中，相關(guān)工作人員在其中作為關(guān)鍵影響因素，只有確保相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)得到提升，才能夠真正保障文書檔案年度整理歸檔工作的整理效率與質(zhì)量能夠達(dá)到既定目標(biāo)。但是因為許多事業(yè)單位在日常工作中并沒有對文書檔案管理工作重視起來，就構(gòu)成了對檔案管理的相關(guān)工作人員并沒有開展培訓(xùn)、教育工作等，這就導(dǎo)致相關(guān)工作人員的實踐能力，因為長期缺少專業(yè)技能和理論知識而一直停滯不前甚至有退化趨勢，從而讓相關(guān)工作人員不能與不停進(jìn)步發(fā)展的信息化時代相接軌，也沒有辦法將新時代下的新技術(shù)運用到檔案整理歸檔工作中，不能滿足新時期文書檔案年度整理歸檔工作的各類 需求。

4）信息化和現(xiàn)代化程度不高。當(dāng)下，我國已經(jīng)全面步入了信息化技術(shù)社會發(fā)展時期，所以，文書檔案年度整理歸檔工作也必須要緊跟現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展趨勢?？墒?，現(xiàn)在許多事業(yè)單位因為資金投入等原因，構(gòu)成事業(yè)單位內(nèi)部庫存設(shè)施不能滿足文書檔案整理歸檔工作的最低標(biāo)準(zhǔn)需求，檔案在保管整理上面的安全化、信息化程度也比較落后，進(jìn)而引發(fā)管理質(zhì)量和工作效率低下的問題。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展普及，檔案管理工作的現(xiàn)代化程度已經(jīng)逐步成為能夠影響提升檔案管理工作效率的重要因素，如果事業(yè)單位內(nèi)部依舊不能運用實現(xiàn)在此項工作中加入信息化、現(xiàn)代化技術(shù)，就會讓文書檔案年度整理歸檔工作一直處在一種落后停滯的狀態(tài)，嚴(yán)重影響事業(yè)單位自身和文書檔案年度整理歸檔工作的正常發(fā)展。

3 提升文書檔案年度整理歸檔工作的對策

1）提高人員重視度。在開展文書檔案年度整理歸檔工作的時候，最重要的一點就是應(yīng)用相應(yīng)的理念開展指導(dǎo)工作。事業(yè)單位中的管理人員必須做到能夠全面認(rèn)識到文書檔案年度整理歸檔工作的關(guān)鍵意義，并從中加入現(xiàn)代化的管理理念，以此來指導(dǎo)開展各項工作環(huán)節(jié)步驟，確保各級員工從思想認(rèn)識到對理解文書檔案年度整理歸檔工作的根本意義上都能得到提升，只有這樣才能構(gòu)成上行下效的發(fā)展局面，進(jìn)一步保障有關(guān)認(rèn)知能夠得到全面貫徹落實。

2）運用信息化的管理模式。目前，我國已經(jīng)全面步入信息化時代，關(guān)于文書檔案年度整理歸檔工作，相關(guān)工作人員也要盡可能多選擇信息化操作辦法來開展處理。不但能夠快速高效的查到想要的信息，消除人工查閱的各種不方便因素，還能夠高效提升文書檔案年度整理歸檔工作本身的質(zhì)量與效率，讓文書檔案年度整理歸檔工作朝著信息化、現(xiàn)代化發(fā)展方向不斷進(jìn)發(fā)。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位內(nèi)部在進(jìn)行日常工作時，文書檔案年度整理歸檔工作在其中是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展壯大，已經(jīng)全面步入了新的時期，信息化技術(shù)的運用也已經(jīng)被全面普及應(yīng)用，這讓文書檔案年度整理歸檔工作面臨許多改革機(jī)遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位相關(guān)工作人員必須要正確認(rèn)識到此項工作開展的重要意義，大力開展支持此項工作，并運用科學(xué)、合理、高效的辦法去處理相關(guān)工作內(nèi)容，進(jìn)而全面實現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔工作的改革 創(chuàng)新。