河南省濮陽(yáng)縣聲像檔案管理的調(diào)查與思考

信 麗

（河南省濮陽(yáng)市中原油田分公司檔案管理中心，河南 濮陽(yáng) 457001）

1 調(diào)查

1）聲像檔案的形成和收集情況。（1）聲像檔案的形成情況。主要包括兩個(gè)方面：一是形成時(shí)間情況。從聲像檔案形成的時(shí)間來(lái)看，最早的可推至80年代初，2010年以前有斷年度的，近幾年每年都有；盡管大都沒(méi)有整理，但保管基本完好。二是形成數(shù)量情況。從聲像檔案形成的數(shù)量上看，年代越往前數(shù)量相對(duì)越少，尤其是2010年以前的聲像檔案資料有斷年度現(xiàn)象，有重大活動(dòng)的年度聲像檔案資料偏多。（2）聲像檔案的收集情況。主要包括三個(gè)方面：一是年代越靠前檔案材料越少。二是使用膠片相機(jī)拍攝的照片檔案材料中缺少底片和使用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片檔案材料缺少電子版問(wèn)題普遍存在。三是錄音、錄像檔案資料由于保管的原因大都不能提供利用。

2）聲像檔案的整理與保管期限判定情況。調(diào)查結(jié)果顯示，濮陽(yáng)縣被調(diào)查的40個(gè)單位聲像檔案的整理情況如下：（1）20個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案整理情況。沒(méi)有一個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）是按照規(guī)范整理的。（2）20個(gè)縣直單位聲像檔案整理情況。20個(gè)縣直單位有18個(gè)單位有照片檔案資料，這18個(gè)單位中有15個(gè)單位用相冊(cè)保管，但這15個(gè)單位用的都是普通家用相冊(cè)，只有照片，沒(méi)有文字說(shuō)明。（3）聲像檔案的保管期限情況。在聲像檔案的整理中都沒(méi)有界定保管期限。

3）聲像檔案的保管、利用與接收進(jìn)館情況。（1）保管情況。主要包括三個(gè)方面：一是少部分單位由檔案室集中統(tǒng)一保管。二是多數(shù)單位綜合檔案室、辦公室、職能股室多頭保管聲像檔案。說(shuō)明產(chǎn)生聲像檔案資料的辦公室和職能股室人員，將辦理完畢的檔案材料及時(shí)整理、移交的意識(shí)不強(qiáng)，或者是基于自己使用方便不愿意移交；二則也說(shuō)明，單位檔案人員宣傳和指導(dǎo)、監(jiān)督的力度不夠。三是錄音、錄像檔案的保管條件偏差。（2）利用情況。從聲像檔案查閱利用情況來(lái)看，存放在單位檔案室的聲像檔案，有登記不全的查閱利用記錄。（3）聲像檔案的進(jìn)館情況。從聲像檔案的進(jìn)館情況來(lái)看，不論是在單位檔案室保存的，還是在各單位辦公室（或職能股室）保存的，一部分超過(guò)了向國(guó)家綜合檔案館移交的時(shí)限，但都沒(méi)有移交進(jìn)館[1]。

2 思考

1）聲像檔案形成和收集中普遍存在“檔案意識(shí)不高”、“檔案材料偏少”等問(wèn)題，檔案行政管理部門應(yīng)在提高聲像檔案意識(shí)，明確聲像檔案收集范圍上下功夫，確保聲像檔案材料齊全完整，逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案形成和收集規(guī)范化。其一，從“聲像檔案的形成情況”的調(diào)查分析結(jié)果不難看出：各單位檔案員和單位產(chǎn)生與保存聲像檔案資料的人員，雖然基本上都能夠認(rèn)識(shí)到聲像檔案的重要性，但檔案意識(shí)普遍不高。這就要求各單位檔案員、辦公室人員進(jìn)一步提高聲像檔案意識(shí)，從聲像檔案形成之源頭抓起，嚴(yán)格把好“聲像檔案形成關(guān)”，確保聲像檔案材料齊全、完整、規(guī)范。這也是做好聲像檔案管理工作的首要前提。其二，從“聲像檔案的收集情況”的調(diào)查分析結(jié)果不難看出：聲像檔案材料偏少和缺少底片和電子版的問(wèn)題比較普遍。這就要求檔案行政管理部門出臺(tái)相應(yīng)辦法，規(guī)定出聲像檔案的收集范圍，標(biāo)明聲像檔案的具體收集材料，各單位也要建立健全聲像檔案材料收集制度，及時(shí)向檔案室移交辦理完畢的聲像檔案資料。各單位檔案員和單位產(chǎn)生與臨時(shí)保管聲像檔案資料的人員，尤其是檔案員，要想搞好聲像檔案材料收集工作，實(shí)現(xiàn)聲像檔案形成和收集規(guī)范化，筆者認(rèn)為，至少應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：一要按照聲像檔案材料的收集范圍收集聲像檔案材料，做到主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密；二要了解和掌握形成聲像檔案材料的信息及規(guī)律，不失時(shí)機(jī)地向材料形成部門收集應(yīng)歸檔材料，并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡(luò)；三要確保歸檔的聲像檔案材料真實(shí)規(guī)范、完善齊全、手續(xù)完備，做到照片與底片相符、與電子版相符，聲像檔案材料有形成時(shí)間、人物、地點(diǎn)、事由等。四是對(duì)符合歸檔要求的聲像檔案材料，要按收進(jìn)材料的時(shí)間順序，登記在聲像檔案材料收集目錄上，并在當(dāng)月內(nèi)歸入檔案冊(cè)；五是對(duì)不符合歸檔要求的聲像檔案材料，要及時(shí)通知形成材料的部門更正或補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù)，限期報(bào)送；六要統(tǒng)一布置填寫的應(yīng)當(dāng)歸檔的聲像檔案材料，要限定時(shí)間、及時(shí)收集，逾期不報(bào)的要予以催收；七是要定期核查所管理的聲像檔案，發(fā)現(xiàn)所缺聲像檔案材料，及時(shí)登記在《索取所缺聲像檔案材料登記簿》上，主動(dòng)向有關(guān)部門和個(gè)人查詢 索取[2]。

2）聲像檔案整理中普遍存在“整理不規(guī)范”、“方法不科學(xué)”、“沒(méi)有劃定保管期限”等問(wèn)題，檔案行政管理部門應(yīng)在科學(xué)制定聲像檔案整理方法，合理確定聲像檔案保管期限上下功夫，確保整理規(guī)范、方法科學(xué)、保管期限準(zhǔn)確，逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案整理規(guī)范化。，其一，濮陽(yáng)縣的聲像檔案整理工作應(yīng)該引起高度重視并提迅速到議事日程上來(lái)，檔案行政管理部門應(yīng)該結(jié)合本地區(qū)實(shí)際，制定出比較科學(xué)的適合本地區(qū)聲像檔案實(shí)際的具體整理方法，加大指導(dǎo)和監(jiān)督的力度，逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案整理的規(guī)范化、科學(xué)化。其二，聲像檔案作為四大門類之一種的檔案來(lái)管理，應(yīng)該視聲像檔案資料產(chǎn)生的具體有用價(jià)值定為永久。長(zhǎng)期、短期三種保管期限來(lái)保存。

3）聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館中普遍存在“保管分散不集中”、“保管條件偏差”、“利用隨意不規(guī)范”、“移交進(jìn)館不及時(shí)”等問(wèn)題，檔案行政管理部門應(yīng)在科學(xué)確定聲像檔案保管模式，改善保管條件，嚴(yán)格確定聲像檔案查閱利用程序，規(guī)范聲像檔案移交進(jìn)館方面下功夫，確保保管集中、保管條件適宜、利用規(guī)范、進(jìn)館有序，逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館規(guī)范化。其一，各單位檔案員和產(chǎn)生并臨時(shí)保管聲像檔案資料的人員，充分認(rèn)識(shí)聲像檔案集中保管的重要性和分散保管的局限性，科學(xué)確定聲像檔案保管方式，確保聲像檔案相對(duì)保管集中，從而逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案保管規(guī)范化。其二，各單位檔案保管部門，建立健全聲像檔案查閱利用制度，嚴(yán)格確定聲像檔案查閱利用程序，確保聲像檔案查閱利用規(guī)范，從而逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案查閱利用規(guī)范化。各單位聲像檔案保管部門，要想做好聲像檔案查閱利用工作，實(shí)現(xiàn)聲像檔案查閱利用規(guī)范化，筆者認(rèn)為，至少應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：一是查閱利用聲像檔案必須填寫“查閱利用聲像檔案申請(qǐng)”，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任簽字蓋章后方可登記查閱利用；紀(jì)檢、監(jiān)察、檢法部門因工作需要，了解聲像檔案情況時(shí)，可提供有關(guān)部分內(nèi)容。二是查閱利用聲像檔案前，必須弄清查閱利用檔案的用途或理由；對(duì)符合查閱聲像檔案條件要求的，方才給予接待，并對(duì)其查閱利用的有關(guān)用途予以保密，不隨意泄露；三是查閱利用聲像檔案人員應(yīng)按要求認(rèn)真填寫《查閱利用聲像檔案情況登記表》，閱檔時(shí)不得隨意圈劃、拆散、抽換、污損檔案。四是聲像檔案一般不得外借，確因特殊情況必須借用的，應(yīng)在“借閱利用聲像檔案申請(qǐng)”中填明借閱理由，報(bào)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借出；借出檔案一般不超過(guò)15天，若不能按期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過(guò)一周。其三，縣級(jí)檔案管理部門按照《檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及其他有關(guān)檔案移交進(jìn)館的規(guī)定，制定并迅速啟動(dòng)聲像檔案進(jìn)館程序，以制度或者辦法的形式加以規(guī)范，同時(shí)建立健全聲像檔案進(jìn)館的長(zhǎng)效機(jī)制并長(zhǎng)期堅(jiān)持、持之以恒，從而連綿不斷地將已到進(jìn)館期限的基層檔案室保管的聲像檔案陸續(xù)接收進(jìn)館，逐步實(shí)現(xiàn)聲像檔案移交進(jìn)館規(guī)范化、制度化。