檔案管理的不足與優(yōu)化策略思考

譚邦麗

（四川省內(nèi)江市疾病預(yù)防控制中心，四川 內(nèi)江 641100）

1 檔案管理工作中暴露的不足

1.1 疾控中心對(duì)檔案管理工作的重視程度不高

根據(jù)筆者的觀察，我國很多市級(jí)疾控中心針對(duì)檔案管理工作的思想意識(shí)建設(shè)工作存在不足，疾控中心在針對(duì)各類疾病進(jìn)行預(yù)防、治療、監(jiān)測(cè)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)信息，開展對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)信息的有效管理是增強(qiáng)疾控中心工作質(zhì)量，提升服務(wù)范圍的重要前提，但是從目前的情況來看，很多市級(jí)疾控中心工作人員認(rèn)為檔案管理工作意義不大，只需要在針對(duì)各項(xiàng)檢查時(shí)做好核對(duì)即可，這直接造成了日常工作中，對(duì)檔案管理工作的松懈。

1.2 疾控中心檔案管理部門工作人員素質(zhì)良莠不齊

實(shí)際上，對(duì)我國市級(jí)疾控中心的日常工作內(nèi)容進(jìn)行觀察，其工作的重心在于進(jìn)行疾病的監(jiān)測(cè)、控制、預(yù)防，所以，許多實(shí)市級(jí)控中心的領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)疾控中心在疾病檢測(cè)、控制、預(yù)防工作非常關(guān)注，但是對(duì)于疾控中心的檔案管理工作不夠重視，受到該因素的影響，觀察疾控中心檔案管理部門工作人員的整體素質(zhì)，不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理部門的工作人員基本上都是一些非醫(yī)療專業(yè)、也沒有一技之長(zhǎng)的工作人員來進(jìn)行檔案管理工作。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益成熟，檔案管理工作也必然朝著信息化方向邁進(jìn)，與之相匹配的，就是疾控中心檔案管理工作對(duì)工作人員的能力素質(zhì)要求必然會(huì)越來越高，但是從目前的情況來看，檔案管理部門工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大、計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)較為薄弱，個(gè)人素質(zhì)良莠不齊，這在很大程度上，為了疾控中心檔案管理工作的有效開展。

1.3 疾控中心管理制度建設(shè)滯后

根據(jù)筆者的走訪調(diào)查結(jié)果，發(fā)現(xiàn)很多市縣級(jí)疾控中心并未設(shè)立專業(yè)的檔案室，也沒有建立一套健全的檔案管理制度，很多疾控中心存在有檔案隨意擺放等情況。也就是說，沒有良好的制度規(guī)范，導(dǎo)致了疾控中心在檔案管理工作中存在有無章可循的境遇，檔案資料信息在搜集、整理以及歸納的過程中，都沒有一套科學(xué)完善的規(guī)則，檔案管理工作的質(zhì)量自然會(huì)受到比較大的影響。

2 優(yōu)化檔案管理工作的有效策略

2.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

實(shí)際上，針對(duì)疾控中心檔案管理工作的重視程度將會(huì)對(duì)疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響，因此，疾控中心全體工作人員，必須要提升對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，給提升檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在疾控中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行關(guān)注時(shí)，需要發(fā)揮自身的模范帶頭作用，引導(dǎo)其他崗位工作人員重視檔案管理工作，改變檔案管理崗位工作人員的思想意識(shí)和工作態(tài)度。同時(shí)在制度層面上，將檔案管理工作作為日常工作質(zhì)量考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。在年底考核中，提升對(duì)檔案管理工作的權(quán)重，由此來從制度上提升疾控中心工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。另外，建議當(dāng)?shù)丶部刂行臋n案管理工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，疾控中心需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，并基于疾控中心的詳細(xì)情況，選擇部分領(lǐng)導(dǎo)開展此項(xiàng)工作，疾控中心也需要針對(duì)檔案管理工作，加大人力、物力、財(cái)力等方面的投入力度，保障疾控中心檔案管理工作有序開展，值得注意的是，在疾控中心檔案管理工作中，還需要大膽嘗試引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，秉持科學(xué)的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案管理工作水平。

2.2 優(yōu)化檔案管理崗位工作人員的個(gè)人素質(zhì)

在疾控中心，檔案管理崗位工作人員一定要具備相應(yīng)的職業(yè)技能素養(yǎng)，才能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代背景下的疾控中心檔案管理工作。第一，需要強(qiáng)化疾控中心檔案管理工作人員的思想意識(shí)，讓檔案管理崗位工作人員對(duì)自身工作內(nèi)容以及重要意義有充分的認(rèn)識(shí)，并把檔案管理工作朝精細(xì)化方向邁進(jìn)；第二，疾控中心有必要針對(duì)檔案管理部門工作人員進(jìn)行集中能力業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此來強(qiáng)化檔案管理部門工作人員的專業(yè)技能素養(yǎng)，并掌握一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提升自身工作能力，讓疾控中心檔案管理工作得到全面發(fā)展；第三，疾控中心可以基于自身的實(shí)際情況，指派1-2名思想意識(shí)先進(jìn)、有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力突出的工作人員主導(dǎo)開展檔案管理工作和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作，并主導(dǎo)建立檔案管理部門的培訓(xùn)制度，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化，讓疾控中心檔案管理工作走向更高的水平。

2.3 優(yōu)化檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

疾控中心除了需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度以及檔案管理崗位工作人員的能力之外，建立明確的制度，規(guī)范檔案管理工作的相關(guān)流程，同樣是工作中的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為，絕大部分疾控中心實(shí)際上都有一套制度，但是制度內(nèi)容不夠細(xì)化，因此疾控中心有必要在原有制度框架上，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化即可。首先，確定疾控中心檔案管理部門各崗位工作人員的責(zé)任，只有讓每一個(gè)工作人員了解自己的權(quán)責(zé)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各司其職，并讓檔案管理工作人員做好本職工作；其次，細(xì)化檔案管理工作考核內(nèi)容和考核模式，疾控中心需要通過信息化技術(shù)的使用，建立一套針對(duì)檔案管理部門工作人員的工作績(jī)效考核和工作質(zhì)量考核模式，由此提升檔案管理工作人員的工作專注度和工作熱情，提升檔案管理工作的質(zhì)量；最后，疾控中心需要在一定時(shí)間范圍內(nèi)，對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行分類，并且在今后施行檔案的分類管理模式，將疾控中心內(nèi)部檔案劃分成一般、重要、長(zhǎng)期性三種類型，并針對(duì)這三種檔案采取不同的管理檢查策略，提升檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)也讓檔案管理工作變得更為規(guī)范。

3 結(jié)束語

目前各地疾控中心仍然存在有許多值得關(guān)注的問題，其中，檔案管理工作所存在的問題就是比較突出的，因此各地疾控中心需要強(qiáng)化管理，提升檔案工作質(zhì)量，保障當(dāng)?shù)厝嗣袢罕娚】蛋踩?/p>