探討事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及解決辦法

蔣麗君

（甘肅省水運(yùn)局，甘肅 蘭州 730050）

事業(yè)單位在其長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多工作方面的資料和數(shù)據(jù)，這些需要保管的資料和數(shù)據(jù)應(yīng)該被記錄、整理并合理存儲(chǔ)，這樣才能給每個(gè)部門的工作提供更好的依據(jù)，使各自的工作完整、高效地開展。但是，目前有許多事業(yè)單位并不是很注重檔案管理工作，人員配備也不是很專業(yè)，加之缺乏有效的檔案管理手段，很多資料遺失或者過(guò)期的沒(méi)有及時(shí)銷毀等，使檔案管理比較混亂。因此，事業(yè)單位為了更好地開展工作，有必要將檔案管理工作放在重要的位置，及時(shí)更新檔案管理人員的管理理念，建立較為健全的管理制度，保障檔案管理工作的順利開展。

1 目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的不重視導(dǎo)致其對(duì)檔案管理方面投入的資金不夠，人員不夠?qū)I(yè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，管理人員的管理方式和管理理念比較落后等，這些都阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.1 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理理念都有待提高

由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏重視，對(duì)其人員配備也就比較隨意。很多事業(yè)單位都只配備臨時(shí)工作人員或者兼職來(lái)管理檔案，這就說(shuō)明管理檔案的人員不具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，而且臨時(shí)工作人員的流動(dòng)性比較大，前后工作交接不細(xì)致，一些檔案就容易流失；再者隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)電子化管理，但是很多檔案管理工作人員不具有基本的運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，還運(yùn)用比較傳統(tǒng)的管理方式，而眾多的檔案資料加重了管理工作，因此檔案管理人員的管理技術(shù)也有待提高。

在管理理念上，檔案管理工作者認(rèn)為檔案管理工作不重要，也就是做給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)能夠過(guò)關(guān)就行。這種理念使工作人員對(duì)于整理和保存檔案的工作積極性不高，因此檔案管理工作者的理念也有待于提高。

1.2 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和管理方式比較落后

事業(yè)單位將發(fā)展中心都放在生產(chǎn)建設(shè)上面，對(duì)于檔案管理工作方面的設(shè)備投入不足，使現(xiàn)代化的檔案管理方式的實(shí)現(xiàn)受到了一定程度的阻礙。如不能利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備及時(shí)將信息進(jìn)行處理和保存等，為檔案管理工作的開展帶來(lái)了一定困難。

檔案管理方式需要隨著時(shí)代的進(jìn)步而有所更新，尤其是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，以提高管理工作的質(zhì)量和效率，這應(yīng)該不是難題。但是很多事業(yè)單位的檔案信息管理方式依然比較單一，沒(méi)有形成系統(tǒng)的管理制度和管理方式。檔案管理工作做得不夠細(xì)化和具體，缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 檔案管理工作者對(duì)于過(guò)期檔案的處理不夠及時(shí)

檔案保存的期限是有分別的，有的需要長(zhǎng)久保存，有的是定期保存。對(duì)于定期保存的檔案，保存期滿之后也就失去了利用價(jià)值，對(duì)于這種檔案應(yīng)該采取銷毀的方式來(lái)處理。但是很多位于基層的事業(yè)單位中，依然保管著許多已經(jīng)過(guò)期的檔案，管理人員沒(méi)有對(duì)這些過(guò)期的檔案進(jìn)行及時(shí)的銷毀，對(duì)這些毫無(wú)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行保管無(wú)疑是浪費(fèi)了人力和空間資源。

1.4 對(duì)于檔案資料不能夠充分利用造成了資源浪費(fèi)

檔案管理對(duì)于各部門工作的順利開展有著很大的幫助，不過(guò)在事業(yè)單位中對(duì)于檔案的定位都是記錄和保存，很少對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用，使檔案管理的作用沒(méi)有充分發(fā)揮，檔案管理工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)的話，就更不能有效利用檔案來(lái)幫助各科室的工作了。

2 解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在問(wèn)題的方法

方法主要是針對(duì)問(wèn)題提出來(lái)的，要解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題就要從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理理念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不斷改進(jìn)、完善檔案管理方式，轉(zhuǎn)變檔案的服務(wù)方式等方面入手。

2.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理理念

首先要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，各事業(yè)單位應(yīng)該引進(jìn)一批具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)管理檔案，加強(qiáng)本單位的人力資源管理工作，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，將事業(yè)單位的檔案管理工作理出頭緒，并培養(yǎng)一批掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員，能夠?qū)n案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，這樣既能提高管理效率和質(zhì)量，還能逐步形成系統(tǒng)化的管理方式。

其次，要提高檔案管理工作者的工作理念。現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，檔案管理工作者應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自己的理念，緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷探索新的檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)自身工作的重視，除了整理和保管檔案之外，還要能夠發(fā)現(xiàn)檔案可以利用的地方，讓自己的工作與其他各部門的工作銜接起來(lái)，為各部門帶來(lái)便利，讓自己的管理工作活起來(lái)，真正成為一個(gè)能夠?yàn)樗颂峁┓?wù)的工作。

2.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并轉(zhuǎn)變管理方式

各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作，增加對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，如計(jì)算機(jī)、掃描儀以及相應(yīng)的影音設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，還要配備相應(yīng)的場(chǎng)館，為工作人員提供足夠的工作場(chǎng)地，為實(shí)現(xiàn)檔案的電子化提供基礎(chǔ)設(shè)施保障，還要為實(shí)現(xiàn)資源共享做準(zhǔn)備，增加人力資源的投入，進(jìn)一步做好檔案管理的保障工作。

檔案管理工作主要是保證各個(gè)科室的檔案能夠正確歸檔，確保檔案的完整性，不亂丟亂起，能夠規(guī)范檔案的查詢、使用、借閱等一系列流程，對(duì)于電子檔案要做好備份工作，保證電子檔案不因意外情況而丟失等。因此，檔案管理人員在信息化管理方式迅速發(fā)展的今天一定要轉(zhuǎn)變自己的管理方式，要主動(dòng)去適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求，研究檔案工作中工作模式、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的新要求，創(chuàng)造出新的管理方式，不斷實(shí)現(xiàn)管理工作的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2.3 檔案管理人員要及時(shí)清理過(guò)期檔案

對(duì)于有用的檔案要做到完整歸檔，但是除了長(zhǎng)期保存的檔案之外，定期保存的檔案并不是做到歸檔一步就一勞永逸了。管理人員要經(jīng)常查詢檔案管理日期，對(duì)自己管理的檔案要了然于胸并做好記錄，對(duì)于已經(jīng)過(guò)期的檔案要及時(shí)銷毀，做好清理工作，這是檔案管理工作人員最基本的職業(yè)之一。銷毀檔案還要遵守嚴(yán)格的流程，不能隨意銷毀。需要進(jìn)行鑒定，遵照先鑒定后銷毀的原則，同時(shí)做好事業(yè)單位負(fù)責(zé)人的思想工作，使檔案銷毀工作能夠順利進(jìn)行。

2.4 充分利用檔案資源做好服務(wù)工作

檔案資源的利用和共享能夠有效為各部門的工作提供方便，因此，檔案管理工作人員必須提高自己的服務(wù)意識(shí)，做好檔案資源的開發(fā)和利用，如擴(kuò)大檔案的查詢范圍、增強(qiáng)檔案服務(wù)的靈活性，讓檔案活起來(lái)，為更多的人提供工作上的方便。檔案管理工作人員要以最大熱情和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度做好檔案服務(wù)工作。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題，要想解決這些問(wèn)題檔案管理人員就必須轉(zhuǎn)變管理理念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，事業(yè)單位也要重視檔案管理工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，并推動(dòng)管理系統(tǒng)化的實(shí)現(xiàn)。