探究現(xiàn)代信息技術(shù)語(yǔ)境下的事業(yè)單位檔案管理

鄺淑超

（湖南省永興縣衛(wèi)生健康局，湖南 郴州 423000）

檔案管理，顧名思義，就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常重要的，但傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)效率低下，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，而信息技術(shù)則可以突破時(shí)間、地點(diǎn)的限制，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱，極大地提升了工作效率。接下來(lái)從以下幾個(gè)方面來(lái)分析一下目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理中存在的問(wèn)題以及利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的具體措施。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 資料收集不全

目前我國(guó)很多事業(yè)單位在檔案管理方面還存在著一些問(wèn)題，例如：?jiǎn)挝皇占臋n案不完整，質(zhì)量不高；其次，有很多技術(shù)職稱(chēng)相關(guān)資料未收集到檔案中去，一些時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案出現(xiàn)信息丟失的情況，而留存下來(lái)的檔案利用價(jià)值低。

1.2 管理方法落后

一些事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)缺乏責(zé)任意識(shí)，他們并不愿意去主動(dòng)整理檔案；其次，很多單位對(duì)于檔案管理的方法也很落后，他們還在使用傳統(tǒng)的整理方法，并未使用現(xiàn)代較為發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，這種傳統(tǒng)的整理方式效率低，工作時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)在很大程度上影響檔案整理的時(shí)效性，不利于工作的快速進(jìn)行。

1.3 管理專(zhuān)業(yè)性低

當(dāng)前很多事業(yè)單位的管理人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)檔案管理培訓(xùn)，只是按照自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，加之基礎(chǔ)設(shè)施的條件限制，檔案管理缺少現(xiàn)代高科技技術(shù)的支撐，因此管理水平較低。

1.4 管理相對(duì)封閉

檔案一直以來(lái)都被認(rèn)為是事業(yè)單位的機(jī)密，因此在管理方面相對(duì)來(lái)說(shuō)比較閉塞，必須要遵守保密條例，因此，對(duì)這些信息進(jìn)行有效的整理和總結(jié)難度很大，導(dǎo)致很多有效信息無(wú)法存檔，從而影響了檔案的使用。

2 運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的措施

2.1 完善規(guī)范整理檔案質(zhì)量

由于傳統(tǒng)的檔案管理體系容易造成檔案丟失，不利于檔案管理，為了避免這種現(xiàn)象，需要利用信息技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，管理人員可以把這些檔案轉(zhuǎn)化成電子版檔案再進(jìn)行存檔，這樣不僅能夠提升檔案的安全性，同時(shí)也更加便于查找，在一定程度上解決了傳統(tǒng)管理方式中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提升了工作效率。其次，一些事業(yè)單位的檔案有時(shí)會(huì)遭受黑客的惡意攻擊，因此立法機(jī)構(gòu)要與保密機(jī)關(guān)緊密合作，完善有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，彌補(bǔ)漏洞，這樣才能提升檔案的安全性。

2.2 對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理水平低很大一部分原因是由于管理人員的技術(shù)水平有限并缺乏安全意識(shí)，因此政府及相關(guān)部門(mén)需要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理技術(shù)。同時(shí)，要培訓(xùn)他們使用信息技術(shù)等高科技手段進(jìn)行檔案的管理工作，這樣才能夠提升他們的工作效率。其次，還要引導(dǎo)這些管理人員的工作責(zé)任心和安全意識(shí)以防止重要機(jī)密泄露，對(duì)單位員工造成不利影響。同時(shí)管理人員還要重視提升個(gè)人素質(zhì)以及工作能力，為國(guó)家和社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

2.3 加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的保護(hù)

由信息技術(shù)管理的檔案系統(tǒng)需要功能強(qiáng)大的電腦硬件作保障，因此要想保障檔案的安全，一定要對(duì)硬件系統(tǒng)做好保護(hù)措施。事業(yè)單位的技術(shù)部門(mén)要定時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等設(shè)施進(jìn)行檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行解決，同時(shí)企業(yè)在使用電子產(chǎn)品的過(guò)程中也要注意使用年限，因?yàn)橐恍╇娋€(xiàn)和設(shè)備可能由于使用時(shí)間長(zhǎng)而出現(xiàn)老化、電源松動(dòng)等現(xiàn)象，這樣可能會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，不利于檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存[2]。其次，要保證檔案室整潔，避免灰塵，否則會(huì)造成設(shè)備失靈，造成不必要的損失。

2.4 重視軟件的使用和安全

近些年來(lái)，我國(guó)的計(jì)算機(jī)行業(yè)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)成為很多單位必不可少的工具，而計(jì)算機(jī)的軟件則對(duì)檔案管理的很多領(lǐng)域有所幫助，例如，利用軟件獲取員工的檔案信息進(jìn)行查閱，因此，一定要重視對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的保護(hù)，通過(guò)安全軟件對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，為了避免檔案六十，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行備份，這樣及時(shí)電腦出現(xiàn)問(wèn)題也不會(huì)造成檔案損失，從根本上預(yù)防了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保障了信息安全。

2.5 改變傳統(tǒng)管理方式方法

當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，城鄉(xiāng)差異非常大，經(jīng)濟(jì)上存在著很大差距，以至于很多事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的落后的檔案管理方式，但這些方式已經(jīng)很難滿(mǎn)足現(xiàn)代的檔案管理，因此，需要國(guó)家和政府加大資金投入力度，為這些地方的事業(yè)單位更換設(shè)備以保證信息安全，提升員工的工作效率。此外，檔案管理人員還需要進(jìn)行自主探索以提升檔案管理水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位正常運(yùn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位對(duì)于國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，而檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重中之重，一定要認(rèn)真對(duì)待。國(guó)家和政府要通過(guò)制定相關(guān)法律法規(guī)、提升管理人員的個(gè)人并對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)以及加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)施軟件和硬件的保護(hù)，從而能夠更好地保障檔案安全，以便進(jìn)一步提升事業(yè)單位的工作效率，為社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的 貢獻(xiàn)。