檔案管理信息化建設(shè)的探索

秦毓青

（青島市城陽區(qū)行政審批服務(wù)局，山東 青島 266000）

檔案作為一種特殊的信息資料，對國家發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)、行業(yè)工作和個人發(fā)展，都具有重要的價值，從類別上來看，檔案分為工作檔案、歷史檔案、人事檔案等，事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，基本上覆蓋了所有檔案類別。各項工作都離不開檔案的支撐，檔案與每個人的關(guān)系也日益密切，在檔案管理中，大量的信息資料和實物檔案，提高了工作難度和應(yīng)用效率，實現(xiàn)信息化管理對一線工作有很強的現(xiàn)實意義。在新媒體高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為解決工作難點的重要切入點，以大數(shù)據(jù)技術(shù)解決檔案的大數(shù)據(jù)問題，相得益彰。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理的信息化建設(shè)，是指在上級檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下，對檔案信息和管理工作實現(xiàn)數(shù)字化的過程，既要讓檔案資料電子化，也要在管理、應(yīng)用、轉(zhuǎn)移和保護方案，實現(xiàn)更高水平的智能化。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 應(yīng)對未來的信息大爆炸

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，讓各行業(yè)圍繞互聯(lián)網(wǎng)衍生出諸多技術(shù)理念，比如云計算、大數(shù)據(jù)、云儲存、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等，檔案管理作為經(jīng)濟民生的重要銜接，在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面具有重要的價值。檔案管理工作的信息化建設(shè)，能讓檔案管理和應(yīng)用事半功倍，尤其是面對日益加劇的信息大爆炸，大數(shù)據(jù)理念和技術(shù)必須要及時應(yīng)用在檔案工作中，不僅是電子化轉(zhuǎn)型，更要向智能化系統(tǒng)和設(shè)備轉(zhuǎn)型。

1.2 提升信息管理和調(diào)用的便捷性

檔案資料數(shù)量龐大，是傳統(tǒng)媒體時代的“大數(shù)據(jù)”，在資料的查找和利用過程中，受紙質(zhì)檔案的載體限制，帶來了巨大的工作量，尤其是利用頻繁的人事檔案，還容易在轉(zhuǎn)移過程中丟失或損毀，為檔案管理帶來了諸多風(fēng)險。利用信息化技術(shù)對檔案資料進行系統(tǒng)化管理，利用管理系統(tǒng)的檢索、復(fù)制和傳送功能，能將電子信息安全準(zhǔn)確地加以利用，極大提升檔案管理的質(zhì)量和效率，并確保資料的安全性。

1.3 信息化建設(shè)讓檔案管理銜接其他領(lǐng)域

檔案管理工作從來不是一座孤島，信息資料與各行各業(yè)存在千絲萬縷的聯(lián)系，工作檔案、歷史檔案和人事檔案，在社會經(jīng)濟建設(shè)、民生服務(wù)、行政管理工作和人員流動過程中，都離不開檔案資料作為數(shù)據(jù)支撐。隨著全社會信息化進程的加快，大數(shù)據(jù)理念已經(jīng)全面覆蓋，檔案管理工作如何不及時跟進，則會與社會脫節(jié)，無法與社會的其他領(lǐng)域?qū)?，?yán)重影響社會服務(wù)工作的開展。

因此，不論從主觀層面還是客觀來看，檔案管理工作的信息化建設(shè)都勢在必行，既是檔案管理工作圖發(fā)展創(chuàng)新的必經(jīng)之路，也是社會各個行業(yè)發(fā)展的必需。

2 檔案管理信息化建設(shè)的主要難題

2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu)

檔案管理工作千頭萬緒，涉及的資料多，安全性要求高，需要一個牽頭部門統(tǒng)一建設(shè)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)、效率、質(zhì)量和安全的全盤考量。只有讓一個管理部門牽頭，實現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度和系統(tǒng)，才能讓檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，確保檢索、應(yīng)用和保護過程中不出現(xiàn)偏差。但實際上，我國還缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)，不同地域的檔案管理系統(tǒng)各自為戰(zhàn)，甚至不同的企事業(yè)單位所使用的管理系統(tǒng)也不相同，彼此之間無法兼容，檔案的檢索和利用，受到了極大限制，無法通過系統(tǒng)銜接實現(xiàn)多功能應(yīng)用。

2.2 檔案應(yīng)用的數(shù)字化需求不足

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，電子簽章、電子貨幣、電子發(fā)票等開始了廣泛應(yīng)用，但電子檔案的應(yīng)用卻步履維艱。在各項工作中，大多數(shù)單位對檔案資料的電子化應(yīng)用，集中在查詢檢索環(huán)節(jié)，而到了實際應(yīng)用時，則面臨著電子檔案只有關(guān)鍵詞卻沒有全文內(nèi)容、辦事單位只認(rèn)紙質(zhì)檔案、電子檔案容易被篡改等問題。這些原因?qū)е聶n案應(yīng)用的數(shù)字化需求不足，制約了信息化建設(shè)的發(fā)展，但長遠(yuǎn)來看，這些問題的解決還需要不短的時間。

3 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

3.1 積極融入?yún)^(qū)域一體化的信息系統(tǒng)

檔案管理工作是社會經(jīng)濟和民生建設(shè)的重要組成部分，以城市為基礎(chǔ)的區(qū)域信息化建設(shè)中，必須要給檔案工作留出一席之地，檔案管理部門和企事業(yè)單位必須要積極融入?yún)^(qū)域一體化的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化和檔案管理工作的智能化。具體來說，在城市的政務(wù)網(wǎng)建設(shè)、基層服務(wù)信息化平臺和行政審批網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)中，檔案管理機構(gòu)應(yīng)該主動要求留出窗口，增設(shè)檔案查詢、歷史資料查詢和個人檔案檢索的功能，并根據(jù)不同用戶設(shè)置權(quán)限。需要注意的是，檔案服務(wù)窗口要從分散管理優(yōu)化到集中管理，為人社部門、建設(shè)部門、文化和旅游部門等不同類別的檔案，提供集中查詢服務(wù)。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才

檔案管理工作是我國專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的重要組成部分，紙質(zhì)檔案管理人才轉(zhuǎn)型到大數(shù)據(jù)時代，出現(xiàn)了明顯不適應(yīng)，缺乏互聯(lián)網(wǎng)思維，不熟悉軟件應(yīng)用，缺少實際工作與信息化建設(shè)的融合理念。此外，在我國的企事業(yè)單位體制改革中，檔案人才的專業(yè)化程度不高，大多數(shù)是兼職人員，缺乏足夠的培訓(xùn)和專業(yè)教育，高層次檔案人才極度缺乏，尤其缺少擅長信息化的檔案管理人才，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.3 加強檔案的安全性水平

從紙質(zhì)檔案到電子檔案，檔案管理信息化建設(shè)所帶來的不僅僅是便捷，也進一步提升了安全性。但從網(wǎng)絡(luò)安全角度來看，信息化也導(dǎo)致網(wǎng)路安全問題出現(xiàn)，因此，信息化建設(shè)必須要確保檔案資料的安全性，通過資料電子化、網(wǎng)絡(luò)秘鑰、權(quán)限分級、備災(zāi)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)防火墻等手段，提高檔案的安全水平，確保電子化的檔案資料發(fā)揮更多 作用。