提高國有企業(yè)檔案管理效能的若干思考

徐永臨

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

1 國有企業(yè)檔案管理效能管理現(xiàn)狀

1）國有企業(yè)檔案管理體系不健全。國有企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相互一致，隨著我國國有企業(yè)改革的不斷發(fā)展，檔案管理體系也在發(fā)生變化，但是大多數(shù)國有企業(yè)檔案管理仍存在管理體制更新不及時問題，造成國有企業(yè)檔案管理體系不健全：國有企業(yè)檔案管理制度不健全，缺乏專門的規(guī)定和實施細則；檔案在職管理崗位設置不健全，崗位人員職責不清；檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，管理流于形式，管理方式粗放；缺乏健全的檔案責任追究制度，對檔案管理失責行為缺乏監(jiān)管和懲處等。

2）檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求。根據(jù)檔案館建設規(guī)范，檔案館至少包括檔案室、檔案柜、溫濕度控制儀、計算機、存儲介質(zhì)等設備，并滿足防潮、防火、防霉、防塵、防盜等“九防”要求。但是，一些企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，沒有設立專門的檔案管理室。一些國有企業(yè)沒有按照效益、保密、審慎、規(guī)范、實用的標準建設檔案管理室。還有一些國有企業(yè)的檔案館規(guī)模小，位置不合理，不能充分考慮長遠發(fā)展的需要；檔案密集架存放數(shù)量少，排列不整齊，既不規(guī)范，也不美觀；檔案袋、檔案盒、檔案裝訂等不符合標準，管理環(huán)境條件也不能滿足國家基本規(guī)范要求。

3）部分國企檔案管理工作的技術手段相對落后。在信息技術高度發(fā)達的時代，許多數(shù)據(jù)性管理工作與信息技術緊密相結合。但是，在一些國有企業(yè)中，由于對檔案管理工作的忽視和對信息技術安全的擔憂，未能有效地將完備的硬件設施和高效的信息軟件應用到檔案管理工作中。還有一些國有企業(yè)沒有配備專門的文檔管理軟件，員工使用時需要人工檢索，管理效率十分低下；智能化時代檔案管理員缺乏智能化管理水平，不具備檔案的收集、整理、保管和利用能力。因此，國有企業(yè)需要進一步加強職工檔案管理和服務能力建設，提高檔案管理效能。

2 有效提高國有企業(yè)檔案管理效能策略

1）健全國有企業(yè)檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標準。國有企業(yè)檔案管理體系的建設可以使得檔案管理每一個工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標準、實施規(guī)范和細則。具體來說：一是結合本單位檔案管理工作實際和重點，健全完善國有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運行提出準則，例如《國有企業(yè)檔案庫房管理制度》、《國有企業(yè)檔案管理人員考核制度》、《國有企業(yè)檔案管理保密機制》等；二是搭建專門的檔案管理脈絡，設立專兼職檔案管理員，明確各部門管理職責，健全監(jiān)督管理機制，對檔案管理人員工作內(nèi)容進行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，以提高檔案人員的管理水平，提升檔案管理的科學合理性；三是建立國有企業(yè)檔案管理追究和考核機制，對檔案管理人員進行績效考核，將其考核標準納入企業(yè)人才管理建設過程中，對存在違法違紀的檔案管理行為嚴格追究責任，提升檔案管理人員的工作責任感。

2）強化檔案管理者綜合能力。檔案管理效能的提升必須匹配專業(yè)高素養(yǎng)的檔案管理人員。國有企業(yè)需要設立專門人員擔任檔案管理專業(yè)崗位，對因工作需要兼職的管理人員，要對其基本情況進行復查，并組織系統(tǒng)培訓，提升檔案管理職業(yè)技能。由于檔案管理的政策性、保密性和專業(yè)性要求，要重點對檔案管理的責任意識、崗位意識和政治素養(yǎng)等進行培育。具體來說：一是重視新員工的信息技術教育培訓，增強檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，提升管理水平，確保國有企業(yè)檔案綜合管理制度的進一步落實；二是關注在崗員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓，增強員工檔案管理理念、管理方法、管理經(jīng)驗的吸收和改進，可以通過講座、外出學習、網(wǎng)絡學習、聘請專家、經(jīng)驗借鑒等多種方式，增強在職員工的繼續(xù)教育參與積極性；三是在員工素養(yǎng)建設過程中把創(chuàng)新精神的培養(yǎng)納入國有企業(yè)文化體系，營造良好的檔案管理環(huán)境，增強檔案管理員工的自主創(chuàng)新管理意識，不斷改進檔案管理新方法，充分發(fā)揮檔案管理工作積極性和創(chuàng)造性，增強崗位責任感；四是采用激勵管理方法，對政治素養(yǎng)高、工作積極、責任意識強、管理熟練、技能水平高的員工采用物質(zhì)獎勵、榜樣示范、鼓勵等形式給予表彰，增強其自主學習熱情。

3）確保檔案管理環(huán)境設施規(guī)范和達標。要嚴格按照檔案館的建設標準和要求提升檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設施。在檔案館建設中要提前做好檔案利用規(guī)劃，科學研究檔案館的建筑結構和布局要求，因地制宜地實施功能分區(qū)，特別要考慮潮濕、火災、失竊、浸泡等問題，做到方便快捷，安全實用。國有企業(yè)必須健全和完善檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)“制度上墻”和“制度落地”，同時通過管理制度做好日常安全管理、安全檢查、清潔衛(wèi)生、保密規(guī)定的量化管理，確保檔案庫房的安全、整潔、舒適。檔案管理必須符合國家和行業(yè)的規(guī)范和標準，特別是規(guī)模較大的檔案管理室，還應當配備符合相應要求的計算機、掃描設備、記錄光盤、網(wǎng)絡和存儲介質(zhì)等。

4）提高檔案管理的信息化水平。信息化水平是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要標志之一。通過現(xiàn)代化、信息化手段加強檔案管理，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施，也是信息時代檔案管理發(fā)展的趨勢。國有企業(yè)要積極探索利用電子賬戶、網(wǎng)絡云、辦公自動化APP應用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，提升檔案管理的績效，增強檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和智能化建設，為國有企業(yè)發(fā)展成為綜合、優(yōu)質(zhì)、高效、智能企業(yè)創(chuàng)造效益和提供數(shù)據(jù)幫助。首先，加強對國有企業(yè)智能檔案管理室的建設，增強人工智能應用技術，健全智能檔案管理框架和實施機制。例如，將現(xiàn)有掃描技術、計算機數(shù)據(jù)結構技術、數(shù)據(jù)庫儲存技術等應用到智能檔案管理中，利用國有企業(yè)信息化建設特點和需求，提升智能化數(shù)據(jù)庫應用效率。其次，國有企業(yè)相關人員要勇于探索檔案管理的新途徑，創(chuàng)新和提高現(xiàn)有檔案管理的技術水平。檔案建設過程實際上是一個檔案功能整合的過程，它不僅包括檔案的保存、研究、保管等功能，還借助內(nèi)部局域網(wǎng)具有數(shù)據(jù)展示、學習培訓、信息交流等功能，引導員工使用檔案數(shù)據(jù)庫，必要時可以無障礙地進行數(shù)據(jù)檢索和存取，為企業(yè)內(nèi)部提供快速、準確的檔案數(shù)據(jù)資源服務。再次，加快國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設，將各類紙質(zhì)文件轉化為電子檔案，更好地保護檔案資源。做好國有企業(yè)檔案館數(shù)據(jù)庫維護工作，將國有企業(yè)發(fā)展過程中的各類數(shù)據(jù)資源進行整理和匯總，作為企業(yè)價值的重要組成納入檔案館數(shù)據(jù)庫體系中，豐富檔案館資源數(shù)據(jù)種類，充實數(shù)據(jù)資源總量，增強數(shù)字的行業(yè)共享；同時還要加強信息化時代國有企業(yè)數(shù)據(jù)檔案資源的安全防護工作，不斷更新和完善加密數(shù)據(jù)技術，增強數(shù)據(jù)資源的傳輸、儲存和運用中的安全性，防止因數(shù)據(jù)資源泄露給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失。

3 結束語

在經(jīng)濟體制改革過程中，國有企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了新變化，檔案管理技術和效能均有待進一步提升。尤其是在進入信息化管理的今天，依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、檔案建設環(huán)境不能有效改變當前國有企業(yè)管理效能較低的現(xiàn)狀。因此，必須從思想上改變傳統(tǒng)檔案管理的舊思維，探索以提高企業(yè)綜合效益為主導的現(xiàn)代化檔案管理模式，實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理的科學化和效能化發(fā)展。