岳玉軍

（四川省巴中市恩陽(yáng)區(qū)群眾接待中心，四川 巴中 636063）

信訪(fǎng)檔案是處理人民群眾的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)形成的文件材料，是黨、政府和人民群眾日常交流的渠道中積累的寶貴財(cái)富，屬于我國(guó)重要的檔案資源之一。提升的信訪(fǎng)檔案管理工作水平，在推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展過(guò)程中起到的作用不容忽視，是政府管理工作開(kāi)展的參考，是構(gòu)建政府部門(mén)和群眾溝通渠道的有效措施。當(dāng)前我國(guó)的信訪(fǎng)檔案管理過(guò)程中還存在一些不足，需要在制度、信息化建設(shè)、管理模式等方面都做出改變，提升信訪(fǎng)檔案管理工作水平。

1 信訪(fǎng)檔案中存在的問(wèn)題

1）檔案資料收集不全面。檔案管理工作的首要步驟就是資料收集，保證檔案資料全面收集，才可以為后續(xù)的建檔工作奠定良好基礎(chǔ)。信訪(fǎng)案件的處理主要分為接訪(fǎng)、立案、查處、結(jié)案，上述環(huán)節(jié)的工作過(guò)程中產(chǎn)生的信息資料非常多，且資料分屬于不同部門(mén)，因此信息收集工作任務(wù)重、難度大，資料缺失的問(wèn)題確實(shí)普遍存在。

2）缺乏完善的管理制度。信訪(fǎng)檔案管理制度缺失主要是由于我們對(duì)信訪(fǎng)檔案重要性認(rèn)知不足，單純認(rèn)為信訪(fǎng)檔案只是信訪(fǎng)資料的記錄，忽視了檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，因此在制度建設(shè)與完善方面不夠重視，對(duì)信訪(fǎng)檔案管理效果產(chǎn)生很大影響。此外管理制度缺失，管理制度不健全使得檔案文件在收發(fā)、整理、歸檔和利用環(huán)節(jié)得不到保障，信訪(fǎng)突發(fā)問(wèn)題處理效率低，很多時(shí)候激發(fā)了政府和群眾之間的矛盾。也有一些信訪(fǎng)部門(mén)盡管建立了完善的制度，但是在實(shí)際工作中制度落實(shí)效果不理想，也阻礙了信訪(fǎng)檔案管理工作發(fā)展。

3）開(kāi)發(fā)利用率較低。由于信訪(fǎng)工作任務(wù)繁重，因此工作人員大部分精力都放在了接訪(fǎng)、協(xié)調(diào)和事件處置上，對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)存在忽視，檔案資源的利用率不高。

2 對(duì)新時(shí)期信訪(fǎng)檔案工作的幾點(diǎn)建議

1）加強(qiáng)信訪(fǎng)檔案管理的制度化建設(shè)。制度作為約束管理行為的依據(jù)，針對(duì)信訪(fǎng)檔案管理工作中涉及的歸檔、收集工作要制定規(guī)范化的歸檔計(jì)劃，針對(duì)歸檔范圍、時(shí)間期限以及具體要求給出說(shuō)明，信訪(fǎng)事件、管理痕跡都在需要?dú)w檔的文件材料范圍內(nèi)，信訪(fǎng)案件處理結(jié)束之后，全部有關(guān)的管理痕跡和材料都要及時(shí)整理，存入檔案。

信訪(fǎng)案件管理過(guò)程中，歸檔材料主要分成以下幾類(lèi)：來(lái)訪(fǎng)來(lái)電的資料事由登記、信訪(fǎng)人的舉報(bào)申訴材料、上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項(xiàng)函件、信訪(fǎng)案件處理過(guò)程中留下的、視頻、電子數(shù)據(jù)等材料，以及其它方面涉及的一些具備存檔價(jià)值的材料。

建立和生成信訪(fǎng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該統(tǒng)一，全部檔案資料需要達(dá)到長(zhǎng)久保存和符合檔案管理需求的標(biāo)準(zhǔn)，才可以順利歸檔。一般要求檔案材料完整、準(zhǔn)確、字跡清晰，如檔案材料書(shū)寫(xiě)不允許使用紅藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆等文具；電子材料保存要雙備份。承辦案件的負(fù)責(zé)單位應(yīng)該在結(jié)案后三個(gè)月內(nèi)將全部有關(guān)材料移交到信訪(fǎng)部門(mén)。信訪(fǎng)檔案保存期限可以劃分成短期、長(zhǎng)期以及永久三個(gè)類(lèi)別，需要永久保存的包括涉及需要上報(bào)中央、國(guó)務(wù)院、部委的文件材料；長(zhǎng)期保存的主要就是涉及政府部門(mén)、國(guó)家有長(zhǎng)久研究需要的材料；短期保存一般是個(gè)別案件以及短期內(nèi)本機(jī)構(gòu)需要參考的材料[1]。

2）加強(qiáng)信訪(fǎng)檔案管理的分類(lèi)管理。信訪(fǎng)檔案管理應(yīng)該秉承著承辦部門(mén)負(fù)責(zé)的原則，保證檔案管理職責(zé)精準(zhǔn)落實(shí)。

信訪(fǎng)案件辦理過(guò)程中形成的相關(guān)材料，由其屬地負(fù)責(zé)，主管部門(mén)負(fù)責(zé)參與有關(guān)材料的整理和辦理工作，立足來(lái)訪(fǎng)信件所屬區(qū)域?qū)嵤w納、存檔。信訪(fǎng)案件可以劃分為三大類(lèi)：領(lǐng)導(dǎo)批示類(lèi)、重要來(lái)訪(fǎng)、一般訪(fǎng)問(wèn)。依照年度、在職級(jí)別、姓名對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示類(lèi)文件資料進(jìn)行升序排列；依照年度、地區(qū)、姓名對(duì)重要來(lái)訪(fǎng)類(lèi)文件資料實(shí)施升序排列；依照年度升序排列其他來(lái)訪(fǎng)類(lèi)文件資料。結(jié)案有關(guān)材料需要實(shí)施統(tǒng)一管理，以“一案一卷”作為基本管理原則，要求材料編制流水號(hào)之后獨(dú)立成冊(cè)保存，全部輸入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部。信訪(fǎng)案件材料會(huì)議記錄、地方審結(jié)單，群眾來(lái)信、領(lǐng)導(dǎo)簽批、登記表格、照片音頻等，使用線(xiàn)裝方式進(jìn)行的材料裝訂，避免使用像是訂書(shū)釘這種容易腐蝕和生銹的文具，以免污染檔案材料，遵循檔案保護(hù)原則保管檔案，檔案封面詳細(xì)填寫(xiě)，科學(xué)編制目錄，按順序裝訂材料。應(yīng)該對(duì)全部紙質(zhì)檔案掃描之后形成電子檔案[2]；編制的信訪(fǎng)案件編號(hào)需要和當(dāng)局機(jī)關(guān)編號(hào)規(guī)則相一致，科學(xué)編制材料的頁(yè)碼、目錄，材料需要附有照片則把照片固定在芯頁(yè)上，為后續(xù)的材料檢索提供便利。信訪(fǎng)材料目錄以及封面信息應(yīng)該涉及來(lái)訪(fǎng)人員基本信息、信訪(fǎng)主要內(nèi)容等，材料包括的視頻、音頻和紙質(zhì)材料，需要分類(lèi)編號(hào)，規(guī)范管理[3]。

3）加強(qiáng)信訪(fǎng)檔案管理的硬件建設(shè)。新時(shí)期信訪(fǎng)檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，信訪(fǎng)檔案管理的定位就是政府管理的后勤保障，在財(cái)政經(jīng)費(fèi)、建設(shè)資源方面相對(duì)比較匱乏，在硬件建設(shè)方面投入不足也很常見(jiàn)，面對(duì)這種情況，需要信訪(fǎng)部門(mén)主動(dòng)向上級(jí)部門(mén)提出硬件配備和改善要求，更新和增加檔案保管設(shè)備，關(guān)注檔案材料的防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防塵工作。此外，檔案資料需要定期回顧檢查，保證檔案資料完成、安全。檔案借閱需要明確檔案的借閱流程，做好查閱記錄工作，查閱過(guò)程中，保證檔案整齊、完整、清潔，在查閱過(guò)程中禁止對(duì)檔案進(jìn)行肆意涂改、勾畫(huà)、偷換、偷盜。信訪(fǎng)結(jié)案資料外借只有通過(guò)資格審核才能借出檔案，歸還檔案的時(shí)候要進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后歸檔。最后，推進(jìn)信訪(fǎng)檔案信息化建設(shè)。第一，利用信息技術(shù)提升電子文件的收集效率，提升信訪(fǎng)檔案資源的完整性，隨著電子信訪(fǎng)檔案增加，建設(shè)信息化平臺(tái)可以完整保存檔案資料[4]。同時(shí)，信訪(fǎng)檔案管理部門(mén)也要重視電子信訪(fǎng)文件的應(yīng)用，發(fā)揮電子檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值。第二，紙質(zhì)信訪(fǎng)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)的信訪(fǎng)檔案資料在當(dāng)前的信訪(fǎng)檔案資料總數(shù)中依然占比很大，建立信息化的信訪(fǎng)檔案資料共享平臺(tái)在這種形勢(shì)下備受阻礙，實(shí)現(xiàn)高效率的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，利于提升信訪(fǎng)檔案管理工作水平[5]。第三，建立與完善信訪(fǎng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。具體可以從以下四方面著手：建設(shè)信訪(fǎng)檔案目錄、建設(shè)文件目錄、建設(shè)專(zhuān)題檔案目錄、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立盡可能地完善檔案管理模式，全面落實(shí)信訪(fǎng)檔案資源管理目標(biāo)，給檔案資源利用提供優(yōu)質(zhì)條件，推動(dòng)現(xiàn)代信訪(fǎng)檔案管理機(jī)制 建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)和諧社會(huì)的背景下，拓寬信訪(fǎng)渠道、及時(shí)了解群眾訴求，才是我們實(shí)現(xiàn)權(quán)為民用目標(biāo)的重要舉措。信訪(fǎng)檔案管理工作尤其自身具備的客觀性，有關(guān)部門(mén)需要引起重視，立足信訪(fǎng)檔案的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)工作，發(fā)揮規(guī)范化管理制度的作用，落實(shí)分類(lèi)管理模式，挖掘檔案資源利用價(jià)值，全面認(rèn)知檔案管理工作的價(jià)值，加快提升檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的水平。本研究嘗試分析了當(dāng)前我國(guó)信訪(fǎng)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題以及強(qiáng)化管理的對(duì)策，希望能夠推動(dòng)我國(guó)信訪(fǎng)檔案管理水平提升。