科技檔案資源建設(shè)管理與利用服務(wù)研究

譚 飛

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局成都水文地質(zhì)工程地質(zhì)中心，四川 成都 610081）

1 科技檔案的概念和特點

科技檔案是我國眾多檔案管理形式中的重要組成內(nèi)容，關(guān)系著我國經(jīng)濟以及科技的發(fā)展，科技檔案簡單來說就是指具有科研價值的科技性文件以及資料，可以為我國科技事業(yè)的發(fā)展提供有效的參考，具有十分重要的應(yīng)用價值，由此足以見得科技檔案的重要性。科技檔案管理主要有以下特點：1）科技檔案具有成套性的特點，它是在某些科研活動下產(chǎn)生的科研文件和資料。2）科技檔案具有重要的學術(shù)研究價值，能夠為我國科學事業(yè)的研究和發(fā)展提供重要的參考和借鑒價值。3）科技檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，如科研資料、圖紙以及電子文檔等等。4）科技檔案具有值得永久保存的特點，科技檔案作為我國重要的科技性文件和資料，對我國經(jīng)濟發(fā)展、科學研究具有重要的意義，因此科技檔案的保存期限多為長期和永久。5）科技檔案具有保密性的特點，科技檔案中的很多內(nèi)容與商業(yè)機密有關(guān)，必須要做好科技檔案的保密工作，防止泄露。

2 新形勢下科技檔案資源建設(shè)管理與利用服務(wù)對策

2.1 建立健全科技檔案管理的配套制度

推動科技檔案資源信息管理開發(fā)和利用的首要原則是建立起完善的管理制度，使科研單位充分意識到舊有傳統(tǒng)科技檔案資源信息管理模式的不足和缺陷以及新形勢對科技檔案資源信息管理的具體要求。另外，科技檔案資源信息的利用是凸顯科技檔案管理價值的重要體現(xiàn)，因而需要發(fā)揮制度的指導作用，加大檔案所歸納信息資源的利用率，擴大其利用范圍和領(lǐng)域，在應(yīng)用中實現(xiàn)高效管理和價值體現(xiàn)?？萍紮n案管理部門可以從兩個渠道建立健全適應(yīng)新時期工作需要的管理制度：一是借鑒其他檔案管理部門，在制度建設(shè)上取得的成功經(jīng)驗。特別是一些省、市級的科技檔案館，目前已經(jīng)在配套制度建設(shè)方面進行了大量的探索，也初步形成了比較完善的制度。通過選擇性地借鑒，盡快構(gòu)建起符合本單位工作特點的制度體系，為科技檔案管理各項工作開展提供必要的參考。二是通過科技檔案管理和開發(fā)利用的反饋，針對當前工作存在的問題，逆向地完善管理制度。

2.2 制定科技檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的統(tǒng)一標準

海量的科技檔案只有實現(xiàn)整合利用、資源共享，才能進一步提高其利用價值。而要想實現(xiàn)資源整合，必須要制定統(tǒng)一的標準。例如，數(shù)字檔案的存儲格式要有統(tǒng)一標準，紙質(zhì)檔案的編目分類也要有統(tǒng)一的標準。同時，為實現(xiàn)科技檔案資源的合理利用以及信息的完整性還需要完善的標準體系。在科技檔案信息的開發(fā)過程中亦需講求策略，信息的整合工作需兼顧制度標準和技術(shù)創(chuàng)新，若多方參與檔案信息的開發(fā)和管理，則應(yīng)以檔案資源信息的產(chǎn)權(quán)為準進行合理開發(fā)，防止侵權(quán)行為發(fā)生。檔案資源信息的開發(fā)應(yīng)具備一定的深度，需將相關(guān)課題的介入日程提前，剖析課題研究進展，在有效溝通下實現(xiàn)課題研究的實時跟蹤，在市場需求的引導下全面搜集前沿信息資源。同時，對于科技檔案資源信息應(yīng)予以合理分析、整理和歸檔，以便實現(xiàn)科技檔案信息資源的更新、管理、利用和開發(fā)。

2.3 編制多種檔案檢索工具

存儲科技檔案信息、指引索取科技檔案、組織傳遞交流科技檔案信息是檢索工具的三大基本功能。在此，要重點編制科技檔案手工檢索和機器檢索兩大工具。其中，手工檢索工具主要為館藏科技檔案總目錄、館藏科技檔案分類目錄和館藏科技檔案專題目錄?？偰夸?，就是要根據(jù)館藏科技檔案的歸檔順序，以科技檔案案卷作為對象進行登記著錄，形成類目，作為館藏科技檔案的統(tǒng)計工具。分類目錄，就是要按照科技檔案內(nèi)容進行分類、排列，以科技檔案的案卷登記作為目錄，做好館藏科技檔案的分類、排列，揭示館藏科技檔案內(nèi)容及組成，便于檢索。專題目錄，指根據(jù)專門需要，以某一科技專題進行案卷級目錄編制（以科技案卷為對象進行著錄）或成文件級目錄（采用卡片式，以單份文件、單張圖紙為研究對象）編制。機器檢索工具編制，主要是指以磁帶、光盤和縮微膠片為載體，借助計算機、閱讀器等設(shè)備，實現(xiàn)自動化文獻數(shù)據(jù)庫識別。編制科技檔案機器檢索工具，既要保證著錄事項的全面性，也要保證檢索工具的先進性，更要注重檢索應(yīng)用的可操作性。就全面性而言，一項科研成果著錄應(yīng)包括成果內(nèi)容、評價日期、科研人員、科研單位、科研成果名稱等；就先進性而言，可利用專門檢索軟件建庫，設(shè)計科技檔案數(shù)據(jù)維護、查詢和轉(zhuǎn)化三大應(yīng)用模塊；就操作性而言，要保證檢索工具的可讀性、可移動性，使檢索界面直觀、操作簡便、查詢方式靈活多樣，具有較高的通用性、可擴展性、可移植性等。

2.4 創(chuàng)新開發(fā)利用服務(wù)模式

相關(guān)部門要成立科技檔案信息資源開發(fā)利用領(lǐng)導小組，專門負責科技檔案資源的開發(fā)和利用工作，完善相關(guān)的規(guī)章制度，尤其是保密管理規(guī)范，在發(fā)揮科技檔案資源利用價值的同時，切實做好科技檔案的保密工作。此外，要大力拓展開發(fā)利用服務(wù)模式，提升科技檔案資源開發(fā)利用的社會效益和經(jīng)濟效益。一方面，要考慮科技檔案資源信息用戶的信息需求、信息素養(yǎng)和行為習慣，通過檢索行為、檢索方法及檢索方式的統(tǒng)計分析，設(shè)計符合用戶檢索習慣的科技檔案檢索系統(tǒng)，持續(xù)優(yōu)化檢索界面，推薦定制服務(wù)和個性化應(yīng)用；另一方面，要積極構(gòu)建檔案、圖書、情報一體化管理機制。將館藏科技圖書、情報及檔案進行整合，利用計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，建立資源共享、分布式收藏和遠程檢索存取服務(wù)，為科技檔案資源利用提供一站式服務(wù)。

2.5 提升科技檔案資源管理人員的綜合素質(zhì)

在科技檔案信息資源的管理過程中，管理人員的綜合素質(zhì)扮演著重要的角色，如果工作人員綜合素質(zhì)不過關(guān)，勢必會拉低管理水平。作為新時代下的科技檔案信息資源管理人員，需要與時俱進，廣泛涉入法律法規(guī)、科技檔案管理等知識領(lǐng)域。同時，學習多樣化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)，不斷提升自我修養(yǎng)，促使工作效率提升。管理工作人員還需強化自我服務(wù)意識，以高標準要求自我，在提高整體服務(wù)質(zhì)量的同時最大限度地滿足公眾需求。對于管理層而言，還需組建、培養(yǎng)科技檔案管理人才和隊伍，不斷提升開發(fā)科技檔案信息資源的能力?？萍紮n案管理部門要定期提供培訓機會，鼓勵員工考取更高的職稱，只有不斷提升自我，才能適應(yīng)科技檔案管理的改革趨勢，在新的環(huán)境下具備更強的崗位勝任力，在提高檔案利用水平和服務(wù)能力上有更大的貢獻。

3 結(jié)語

綜上所述，新形勢下的科技檔案信息資源管理、開發(fā)和利用，有賴于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化技術(shù)以及高素質(zhì)管理人才隊伍。加強科技檔案資源的開發(fā)和利用管理可推動社會經(jīng)濟健康、持續(xù)發(fā)展，是一項利國利民的舉措。每一名檔案管理人員，既要認識到科技檔案的價值所在，又要秉持服務(wù)意識，為那些有檔案借閱和使用需求的用戶提供滿意的服務(wù)，將科技檔案資源的價值充分利用，為各行各業(yè)的工作開展、創(chuàng)新發(fā)展提供助力。