行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

馬彩萍

（青海省政務(wù)服務(wù)監(jiān)督管理局，青海 西寧 810000）

一般而言，行政事業(yè)單位的檔案管理分為檔案的收集、分類、存檔和識別。檔案管理也是行政事業(yè)單位的核心工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息和檔案管理變得越來越重要。與此同時(shí)，信息技術(shù)的使用大大改變了傳統(tǒng)的檔案管理。目前，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理仍然面臨許多挑戰(zhàn)，需要進(jìn)一步加以規(guī)范。

1 行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案是最重要的原始文件之一，不僅是行政事業(yè)單位管理的重要基礎(chǔ)，而且是行政事業(yè)單位發(fā)展和改革的有力證明。檔案管理以科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，不僅有助于行政部門建立科學(xué)健全的管理制度，而且還為行政事業(yè)單位決策者提供客觀和事實(shí)的第一手資料。當(dāng)今社會是一個(gè)信息社會檔案管理主要是管理原始信息資源，是行政事業(yè)單位信息管理的一個(gè)重要組成部分。因此，在現(xiàn)階段，檔案管理的要求更高。

2 當(dāng)下行政事業(yè)單位檔案管理常見問題

2.1 個(gè)別單位管理人員缺乏足夠重視

需要在管理和執(zhí)行層面達(dá)成一致的共識，并充分認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值，從而改進(jìn)相關(guān)檔案的管理。然而，在目前的檔案管理情況下，主管部門沒有給予足夠的重視，工作執(zhí)行不力，造成了嚴(yán)重的缺陷和不足。在檔案管理方面，缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督機(jī)制、支助設(shè)備和人員，各部門之間的協(xié)調(diào)和支助不足。在主管部門主觀意識的影響下，選擇檔案管理員和分配資金的唯一目的是確保檔案的安全，確保檔案不被披露，并確保檔案能夠被借用和審查，這表明個(gè)人管理人員沒有充分認(rèn)識到這一點(diǎn)。

2.2 檔案管理方式落后

隨著時(shí)間的推移，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的政府機(jī)構(gòu)使用信息工具來自動(dòng)化其任務(wù)。然而，在檔案管理領(lǐng)域，大多數(shù)行政事業(yè)單位采用了一種傳統(tǒng)的檔案管理模式，并不完全符合當(dāng)時(shí)的要求。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。例如，掃描文件中的所有紙張文檔并將其轉(zhuǎn)換為電子文檔，然后由計(jì)算機(jī)保存。紙質(zhì)文件對環(huán)境、濕度、溫度、昆蟲等因素敏感，并且長期保存它們不可避免地會受到損害甚至破壞。

2.3 工作人員專業(yè)素質(zhì)缺乏、隊(duì)伍不穩(wěn)定流動(dòng)快

檔案管理需要工作人員高度的專業(yè)精神，并需要強(qiáng)有力的專業(yè)技能。然而，關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理職位的使用，一般而言，臨時(shí)助理人員和借調(diào)人員負(fù)責(zé)日常檔案管理。由于缺乏檔案管理方面的基本知識和技能，對各部門的工作和文件狀況缺乏了解，態(tài)度問題，無法確保檔案的收集、分類和歸檔的質(zhì)量，以及任務(wù)繁多，因此沒有足夠的時(shí)間用于隨著檔案管理技術(shù)的升級，檔案保管員必須具備一定程度的信息技術(shù)專業(yè)知識，才能有效促進(jìn)管理技術(shù)的升級。然而，由于缺乏技術(shù)或?qū)κ褂眠@種技術(shù)缺乏了解，先進(jìn)的檔案管理技術(shù)受到限制。但是，由于缺乏專業(yè)問責(zé)制，在記錄管理方面存在缺陷。特別是在缺乏監(jiān)督機(jī)制的情況下，他們更加依賴自己的行為管理。管理相對松懈，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不能調(diào)動(dòng)職工的責(zé)任感。

2.4 檔案資源利用不充分

檔案管理如果得到充分和有效地實(shí)施，可以有效地指導(dǎo)實(shí)地工作。然而，由于檔案數(shù)量眾多、缺乏有效的信息管理和難以訪問，一些檔案經(jīng)常被使用，而另一些檔案則長期處于閑置狀態(tài)，使它們無法充分利用這些檔案。某些單位會保留大量子文件，從而將文件的使用限制在基本文件的一小部分，而較深的文件不會增加其價(jià)值的使用。缺乏問責(zé)制以及一些檔案管理人員未能及時(shí)有效地輸入和更新記錄，不利于檔案內(nèi)容的更新，在某種程度上限制了檔案的價(jià)值，甚至導(dǎo)致檔案缺乏真實(shí)性和完整性。

3 行政事業(yè)單位檔案管理對策分析

3.1 我們應(yīng)該高度重視行政事業(yè)單位檔案管理

為了提高對檔案管理的認(rèn)識和了解，從事檔案的工作人員和管理人員必須主要合作收集和整理檔案，并增加用于建立檔案管理工作環(huán)境的資金，以確保系統(tǒng)化、計(jì)算機(jī)化需要更加重視各行政事業(yè)單位，即加強(qiáng)和改進(jìn)管理的各個(gè)方面，建議及時(shí)監(jiān)測和評價(jià)作為牽頭機(jī)構(gòu)的管理。只有這樣才能更好地重視檔案管理。

3.2 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

一方面，檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先決條件和重要基礎(chǔ)，也是保護(hù)原始檔案的重要手段。檔案數(shù)字化應(yīng)利用先進(jìn)的信息手段，將檔案部門使用的各種有形資產(chǎn)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并建立一個(gè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。發(fā)展數(shù)字文件管理方法并不意味著傳統(tǒng)的文件管理方法已不復(fù)存在。這兩種辦法必須長期共存，相輔相成。此外，檔案信息化需要標(biāo)準(zhǔn)化，這是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，也是衡量檔案管理現(xiàn)代化程度的一個(gè)重要指標(biāo)。在檔案管理信息化工作中，機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國家建議的信息管理標(biāo)準(zhǔn)及其自身的發(fā)展需要和特點(diǎn)建立內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并繼續(xù)在實(shí)踐中加以改進(jìn)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和格式，以及設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫管理軟件的數(shù)據(jù)格式和索引，都應(yīng)統(tǒng)一管理。

3.3 創(chuàng)新的人事管理，提高檔案管理的專業(yè)性

在信息發(fā)展的現(xiàn)代階段，必須不斷注重人才的管理和部署。但是，管理的行政用途也不例外。只有這樣，工作人員的專業(yè)精神才能得到保證，檔案管理措施才能順利實(shí)施。首先，為了改進(jìn)檔案管理，必須強(qiáng)調(diào)以人為中心的管理概念。撇開傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不談，你可以最大限度地發(fā)揮檔案管理者的工作價(jià)值，避免長期工作環(huán)境導(dǎo)致的創(chuàng)新能力喪失，并影響信息時(shí)代的發(fā)展。與此同時(shí)，必須鼓勵(lì)以前的檔案人員學(xué)習(xí)和改進(jìn)信息技術(shù)，以增加他們的工作熱情。第二，強(qiáng)調(diào)職業(yè)培訓(xùn)。在信息時(shí)代，檔案工作者的素質(zhì)需要不斷提高，以提高計(jì)算機(jī)和信息的使用。行政事業(yè)檔案管理人員必須不斷改進(jìn)有關(guān)的知識結(jié)構(gòu);在管理不善的情況下，應(yīng)予以糾正;對于在職人員，應(yīng)強(qiáng)調(diào)繼續(xù)培訓(xùn)、將職業(yè)培訓(xùn)納入工作計(jì)劃、提高信息管理的基本技能。

3.4 提高現(xiàn)有檔案的利用率

為解決檔案利用率低的問題，行政事業(yè)單位應(yīng)合理利用自己的檔案，提高檔案利用率，更好地利用檔案。在當(dāng)今高度發(fā)達(dá)的信息時(shí)代，信息的價(jià)值越來越大，行政事業(yè)單位也不例外。在這方面，行政事業(yè)單位應(yīng)視其擁有的檔案為獨(dú)特的財(cái)富，并應(yīng)及時(shí)閱讀和查閱這些檔案。只有這樣，才能更好地了解時(shí)代的趨勢，適應(yīng)外部環(huán)境的變化，促進(jìn)發(fā)展。

3.5 加強(qiáng)有關(guān)資產(chǎn)的檔案管理

在信息時(shí)代，檔案管理應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)化，提高檔案管理的方便性、效率和多樣性，充分利用檔案資源的價(jià)值，并為工作人員提供更多的管理能力。信息建設(shè)需要選擇專業(yè)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，對信息建設(shè)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，并對信息的使用進(jìn)行良好培訓(xùn)和指導(dǎo)，以有效促進(jìn)信息建設(shè)。在促進(jìn)信息建設(shè)的同時(shí)，還必須注意信息管理的安全，以防止檔案泄漏或系統(tǒng)數(shù)據(jù)損壞。必須監(jiān)測和調(diào)查建筑系統(tǒng)和人員的使用情況，以確保必要的安全。建立使用信息技術(shù)的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)制度，以促進(jìn)安全使用，避免人為因素對雇員造成不利影響。

3.6 構(gòu)建創(chuàng)新體系提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

對于檔案管理而言，必須放棄紙面檔案時(shí)代，必須通過精心設(shè)計(jì)的機(jī)制實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。目前，行政事業(yè)單位的檔案管理面臨重大挑戰(zhàn)，即單一管理模式和總體業(yè)績不佳，導(dǎo)致管理水平低下。因此，必須建立機(jī)構(gòu)。改變管理模式和建立新的管理制度已成為創(chuàng)新管理的必要條件。行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人必須注重檔案管理，優(yōu)化資源分配，改善有利條件，并審查科學(xué)上健全的管理措施。只有這樣，行政事業(yè)單位才能更好地利用行政事業(yè)檔案管理的制度，才能更好地使用檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)化。

4 結(jié)束語

眾所周知，檔案是原始信息的重要來源。行政事業(yè)單位的檔案是其持續(xù)發(fā)展的重要?dú)v史證據(jù)。獲取相關(guān)文件不僅使單位能夠制定以文件為基礎(chǔ)的規(guī)則和條例，而且還能對文件進(jìn)行全面分析，以便為作出正確的決定提供有效的依據(jù)。目前，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位在檔案管理方面面臨許多挑戰(zhàn)，嚴(yán)重阻礙了我國檔案管理的發(fā)展。因此，我國行政事業(yè)單位應(yīng)提高對檔案管理的認(rèn)識，利用先進(jìn)的檔案管理方法和工具加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案管理的健康和可持續(xù)發(fā)展。