王震宇
(重慶軌道交通(集團(tuán))有限公司,重慶 400000)
當(dāng)前我國重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐漸增多,這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目,對國計(jì)民生具有重要的影響,對我國城市化建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展具有重要的 作用。
1)重視工程檔案管理。在進(jìn)行重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí),檔案管理是對整個(gè)重點(diǎn)工程的歷史和真實(shí)情況進(jìn)行反映的過程。對于那些重點(diǎn)工程來說,檔案管理工作,更應(yīng)當(dāng)給予充分肯定,這是其他任何管理無法替代的,也是任何東西無法替代的。尤其在工程進(jìn)行驗(yàn)收和改建擴(kuò)建階段,具有極大的參考價(jià)值。檔案管理工作,是一項(xiàng)具體的工作,是一個(gè)工程的載體。重點(diǎn)工程從開始到結(jié)束,需要涉及許多內(nèi)容,是非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程表面是體現(xiàn)片面的情況,許多信息在檔案管理中。我國的建筑工程質(zhì)量管理是終身責(zé)任制的,所以這就體現(xiàn)出檔案管理的重要性。
2)有效促進(jìn)工程管理。工程檔案在管理的過程中,與建設(shè)工程是一致的,兩者應(yīng)當(dāng)相輔相成。所以應(yīng)當(dāng)重視工程檔案管理工作,同時(shí)也促進(jìn)了工程管理。在進(jìn)行工程管理時(shí),應(yīng)當(dāng)利用好檔案管理工作,這樣既能有效節(jié)約工程成本,也可以一定程度上縮短工期。所以檔案管理工作對于工程建設(shè)是非常重要的,所以項(xiàng)目工程的管理者,應(yīng)當(dāng)重視工程檔案管理工作。
1)重視程度不夠。當(dāng)前我國的重點(diǎn)工程項(xiàng)目,一般時(shí)間比較長,所以在正常情況下,重點(diǎn)工程項(xiàng)目都會(huì)分成多個(gè)標(biāo)段。在實(shí)際的施工中,對于每個(gè)標(biāo)段,可能會(huì)出現(xiàn)分包的情形,這會(huì)導(dǎo)致參與工程項(xiàng)目建設(shè)的隊(duì)伍比較多,情況比較復(fù)雜,在施工人員方面,素質(zhì)上也有一定的差別。在進(jìn)行重點(diǎn)工程項(xiàng)目時(shí),一般不是固定的一個(gè)單位負(fù)責(zé),在編制上也會(huì)有一定的差別。如果負(fù)責(zé)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的經(jīng)理人沒有從思想和觀念上,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,認(rèn)為只要搞好項(xiàng)目工程即可,這樣就存在責(zé)任不清,以及檔案管理不夠到位的情況。
2)缺乏檔案管理制度。在實(shí)際的檔案管理過程中,尤其是重點(diǎn)工程的檔案管理,雖然建設(shè)單位投入了較多,同時(shí)做了許多工作,但是對于建設(shè)工程企業(yè),最主要的工作內(nèi)容,還是圍繞著整個(gè)項(xiàng)目工程進(jìn)行的。所以很少重視管理建設(shè)單位的檔案資料,所以在資料管理和整編上,還缺少一定的重視。在重點(diǎn)建設(shè)工程中,工程項(xiàng)目資料在規(guī)范性上有一定的欠缺,管理不夠完善。由于在檔案管理過程中,缺少必備的資料移交程序和相關(guān)的管理制度,所以重點(diǎn)工程在建設(shè)項(xiàng)目上,進(jìn)行相關(guān)檔案交接時(shí),經(jīng)常出現(xiàn)手續(xù)不到位的情況,造成部分重要的檔案丟失。
3)缺乏專業(yè)的管理人員。當(dāng)前國家級(jí)的重點(diǎn)工程都配備了相應(yīng)的檔案管理人員,對重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理工作,對所涉及的各種文件和資料進(jìn)行保管、存儲(chǔ)和發(fā)放,但是這些檔案管理人員,大部分缺少相關(guān)的工程建設(shè)知識(shí),以及工程技術(shù)等方面的知識(shí)。所以在進(jìn)行檔案管理時(shí),對于應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備什么資料,收集什么資料,如何收集有用信息,缺少一定的認(rèn)識(shí)。同時(shí)還存在思想意識(shí)上,對檔案管理和歸檔工作的重要性認(rèn)識(shí)不足的情況,從而導(dǎo)致重點(diǎn)工程項(xiàng)目管理方面,對于檔案管理和歸檔工作認(rèn)識(shí)不夠到位的情形。
4)檔案歸檔缺少規(guī)劃。對于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案歸檔時(shí),沒有對整編責(zé)任進(jìn)行劃分,目前采用的是幾個(gè)業(yè)務(wù)部門共同對資料進(jìn)行匯總,由于沒有將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)的部門或者責(zé)任人,導(dǎo)致在實(shí)際工作中,出現(xiàn)推諉的情況。在重點(diǎn)工程建設(shè)過程中,對于許多環(huán)節(jié)的檔案管理人員,沒有參與或者沒有直接參與,由相關(guān)的人員或者部門進(jìn)行整理后,移交基建部門,匯總后交給檔案管理部門。整個(gè)過程沒有檔案管理人員直接參與,所以在檔案管理中,許多檔案管理人員無法查找到出現(xiàn)問題的原因。
1)明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。首先,應(yīng)當(dāng)明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任。對于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案管理,應(yīng)當(dāng)運(yùn)用各種措施和辦法,將相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行落實(shí),同時(shí)將相關(guān)的責(zé)任,納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度中,在檔案管理過程中,應(yīng)當(dāng)通過有效途徑,對項(xiàng)目的責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一定的培訓(xùn),從而在思想和意識(shí)上,不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。其次,將檔案管理工作與工程建設(shè)同步。在重點(diǎn)工程建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作,納入責(zé)任制度和崗位考核中。同時(shí),將經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度考核和崗位責(zé)任制度建設(shè)以及工程建設(shè)檔案管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)和工程施工以及竣工同步。此外,應(yīng)當(dāng)將工程檔案管理變成事前監(jiān)督,這樣可以更好地進(jìn)行全過程的監(jiān)督管理和控制。最后,應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任制度。在檔案管理過程中,應(yīng)當(dāng)更好地落實(shí)法人責(zé)任制度,這是有效確保重點(diǎn)工程檔案管理工作的方法之一。
2)加強(qiáng)人員培訓(xùn)。在工程建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)的措施,充實(shí)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。在重點(diǎn)工程開始階段,監(jiān)督指導(dǎo)人員,應(yīng)當(dāng)協(xié)助施工單位,建立和健全各種制度和管理,依據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)進(jìn)行管理。對工程進(jìn)行監(jiān)督的人員,應(yīng)當(dāng)定期舉辦相關(guān)培訓(xùn),主要是對項(xiàng)目工程檔案管理的程序和范圍進(jìn)行培訓(xùn),使檔案管理更加規(guī)范完整,從而實(shí)現(xiàn)竣工與檔案管理同步。
3)主動(dòng)參與合同簽訂過程。在重點(diǎn)項(xiàng)目工程中,簽訂合同前檔案管理部門就應(yīng)積極參與其中,主動(dòng)參與合同簽訂過程。在進(jìn)行檔案管理過程中,通過合同形式,明確工作人員進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任和義務(wù)。通過規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目,檔案管理內(nèi)容,還有歸納和移交范圍。在合同簽訂的過程中,應(yīng)當(dāng)全面考慮,相關(guān)工作人員和管理人員的素質(zhì)問題,這樣便于后期的檔案管理工作。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量,以及檔案管理水平,用來衡量建設(shè)單位的實(shí)際管理水平。對于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)資料,以及相關(guān)圖紙還有合同的規(guī)定以及相關(guān)的文件,要確定歸檔的時(shí)間和保管份數(shù),對于違約要求也應(yīng)注意。這樣才能將檔案管理工作滲透到重點(diǎn)工程建設(shè)的各個(gè)方面,引起各方的重視。在檔案管理過程中,還應(yīng)當(dāng)明確各種文件資料的責(zé)任人,對于沒有依照合同約定上交相關(guān)材料的,應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的懲戒。為了保障重點(diǎn)工程檔案的完善規(guī)范,要嚴(yán)格把握合同關(guān),這對于檔案管理是非常重要的。
4)強(qiáng)化檔案動(dòng)態(tài)管理。在重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案登記上報(bào)方面,目前還存在許多問題,所以應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化重點(diǎn)工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理工作。要求及時(shí)掌握重點(diǎn)項(xiàng)目工程實(shí)際情況,同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立一套完善的重點(diǎn)工程檔案管理備案制度,然后根據(jù)上報(bào)情況進(jìn)行登記,對相關(guān)單位進(jìn)行抽查,然后通過一些辦法,努力調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。
綜上,工程檔案管理作為建設(shè)工程管理的關(guān)鍵一環(huán),工程檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化、精細(xì)化管理為工程的順利開展創(chuàng)造了良好條件。同時(shí),檔案資源庫就相當(dāng)于市場競爭環(huán)境中的彈藥庫,在激烈的市場競爭中,檔案資源豐富是企業(yè)綜合實(shí)力的體現(xiàn),更是企業(yè)在激烈的市場競爭中提升形象贏得勝利的關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷努力學(xué)習(xí),更好地開展工程檔案管理工作。