加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的思考

劉元菊

（四川省攀枝花市社會體育指導(dǎo)中心，四川 攀枝花 617000）

檔案是各種主體從實(shí)際活動中直接形成的來源記錄。檔案是構(gòu)成社會記憶和人們記憶的重要信息來源。檔案管理是運(yùn)用科學(xué)的原則和方法來管理檔案，為各種社會實(shí)踐活動提供服務(wù)的一項(xiàng)工作。同時(shí)檔案作為單一的源檔案，包含著大量的信息資源，需要及時(shí)識別和開發(fā)，以挖掘其深刻的價(jià)值，發(fā)揮其在信息資源中的強(qiáng)大作用。隨著社會對檔案使用需求的日益增長，檔案管理的重點(diǎn)逐漸從檔案實(shí)體的保存發(fā)展到檔案信息的開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案包含個(gè)人檔案和事業(yè)單位發(fā)展歷史等有價(jià)值的信息。目前，事業(yè)單位檔案管理還存在許多問題。因此，我們必須提高檔案管理意識，找到提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵和正確的方法。檔案管理應(yīng)以科學(xué)的管理規(guī)范為基礎(chǔ)，制定規(guī)范管理的關(guān)鍵。員工必須在日常檔案管理過程中保存工作記錄，不斷豐富事業(yè)單位的檔案信息。

1 事業(yè)單位檔案管理功能和作用

創(chuàng)建檔案是為了利用收集，檔案起著非常重要的作用，其中最重要的是作為參考資料的價(jià)值。隨著社會文明的發(fā)展，這一作用越來越重要。事業(yè)單位檔案管理的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，反映各單位的發(fā)展歷史。這是衡量單位工作成果和管理的重要依據(jù)。檔案業(yè)務(wù)可以記錄公司的發(fā)展過程，并設(shè)定未來的發(fā)展方向。處理事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)，有利于公司領(lǐng)導(dǎo)快速掌握當(dāng)前業(yè)務(wù)情況，及時(shí)替代發(fā)展方向。

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展脫節(jié)，事業(yè)單位的工作和管理發(fā)生了許多變化。檔案管理還應(yīng)滿足公司整體發(fā)展需要。事業(yè)單位的發(fā)展直接關(guān)系到檔案管理的實(shí)施，這不僅可以顯示事業(yè)單位的內(nèi)部成長，而且影響著人們的生活，是事業(yè)單位管理實(shí)施的重要保證。在信息技術(shù)背景下，傳統(tǒng)的管理模式無法滿足行政機(jī)關(guān)和人民群眾發(fā)展的需要，因此，急需加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮文件的內(nèi)在價(jià)值，提高事業(yè)單位的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。為了更好地解決這一問題，應(yīng)首先分析當(dāng)前檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和困難，然后從現(xiàn)在開始突破困境，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1）不夠重視檔案管理。大部分事業(yè)單位負(fù)責(zé)人沒有真正重視檔案管理。他們認(rèn)為，檔案管理的作用相對只適用于員工檢索數(shù)據(jù)時(shí)的文件。檔案管理意識是按慣例建立的，直接影響著檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，檔案管理沒有財(cái)務(wù)與人員資源的投入，最終導(dǎo)致了數(shù)據(jù)管理的混亂。機(jī)械文檔管理由于繁瑣而變得枯燥乏味，為了解決數(shù)據(jù)不能直接應(yīng)用的問題，領(lǐng)導(dǎo)將數(shù)據(jù)過濾為固定值，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平就會很低，影響檔案管理的保密性，檔案管理不能在管理理念上實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新。

2）管理不規(guī)范。由于管理方法相對落后，硬件嚴(yán)重短缺是新時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的缺失。檔案管理長期以來缺乏人們的關(guān)注，資金不足，檔案設(shè)施落后，導(dǎo)致大量紙質(zhì)材料庫存。檔案管理模式十分落后，現(xiàn)代化水平相對較低，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)普及率相對較低。事業(yè)單位的大多數(shù)員工仍然會選擇傳統(tǒng)的管理方法。檔案管理的業(yè)務(wù)工作只能開展檔案識別處理。存在安全問題，員工根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)管理檔案。

3）人員素質(zhì)不高。目前，事業(yè)單位雖有檔案專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，但具有計(jì)算機(jī)背景的人員較少。由于檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技管理人才，很難在事業(yè)單位建立檔案管理信息。目前事業(yè)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)存在諸多錯誤，部分事業(yè)單位需要臨時(shí)錄入數(shù)據(jù)以應(yīng)對突擊檢查，這也導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄在短時(shí)間內(nèi)急劇增加。在此期間，管理人員很難完成數(shù)據(jù)的校對，容易發(fā)生問題。由于缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，即使組織采用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案管理，仍然面臨著無人能用的困境。管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，檔案信息不足會導(dǎo)致更多的數(shù)據(jù) 錯誤。

4）信息化智能化程度較低。檔案管理是信息化道路上的必然趨勢，但這并不意味著檔案管理必須是信息化的。無論是數(shù)字檔案還是紙質(zhì)檔案，重點(diǎn)是如何協(xié)調(diào)這兩類檔案的管理。信息時(shí)代的人錯誤地認(rèn)為信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)可以取代許多東西。錯誤地認(rèn)為創(chuàng)建數(shù)字檔案后，不再需要紙質(zhì)檔案。在這種情況下，大多數(shù)紙質(zhì)檔案都存放在文件盒中，但文件盒太脆弱了無法長久儲存。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的思考

1）創(chuàng)新管理理念。隨著新時(shí)代的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必須加強(qiáng)自身管理理念的創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，提高事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識。鼓勵員工發(fā)表意見和參與管理，要充分認(rèn)識每一位員工的關(guān)鍵作用，對優(yōu)秀員工提供一定的激勵，樹立良好的創(chuàng)業(yè)精神，使每一位員工的崗位上脫穎而出，為社會發(fā)展作出貢獻(xiàn)，促進(jìn)的科技發(fā)展。注重事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，積極引用優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和案例，結(jié)合自身實(shí)際有機(jī)創(chuàng)新，真正提高事業(yè)單位檔案管理效率。

2）強(qiáng)化制度建設(shè)，推進(jìn)科學(xué)管理。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)補(bǔ)充檔案管理的各種法規(guī)制度，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)必須按規(guī)定執(zhí)行。規(guī)范工作和明確的權(quán)責(zé)收取范圍，確保規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)識別，查對檔案產(chǎn)品目錄、借閱手續(xù)和銷毀登記。同時(shí)，要加強(qiáng)日常自查、復(fù)制、歸檔等有價(jià)值的信息工作，為檔案管理中的信息交流提供了更有效的參考。

3）引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人員。政府可以通過提供豐厚的福利、更高的工資和更多的發(fā)展機(jī)會來引進(jìn)和留住人才。政府可以在引進(jìn)人才的同時(shí)，抓住機(jī)遇，開展事業(yè)單位檔案建設(shè)，走向市場，創(chuàng)造價(jià)值，提升高端人才吸引能力。其次，對事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行再培訓(xùn)。檔案管理應(yīng)通過教育培訓(xùn)對專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，這可以幫助組織掌握更先進(jìn)的知識和技術(shù)，提高檔案信息管理水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

4）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)。目前，數(shù)字加密技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)等。數(shù)字技術(shù)可以有效地更新、整合和補(bǔ)充文檔。利用數(shù)字技術(shù)建立統(tǒng)一的檔案信息平臺，收集并添加數(shù)字檔案管理到組織。數(shù)字檔案作為組織的重要無形資產(chǎn)，能夠真正實(shí)現(xiàn)社會效應(yīng)，因此企業(yè)必須加強(qiáng)數(shù)字檔案的管理和建設(shè)。在這個(gè)過程中，機(jī)構(gòu)可以召集相關(guān)的技術(shù)人員，或者接受外部教育，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。

4 結(jié)論

事業(yè)單位一般是知識密集型單位，其檔案管理可能非常復(fù)雜，但檔案操作的價(jià)值很重要，檔案工作的異?；瘯韲?yán)重的問題。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證，是修訂措施的關(guān)鍵，本文介紹事業(yè)單位如何優(yōu)化檔案管理。事業(yè)單位要充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，高度重視檔案管理作為社會發(fā)展的重要組成部分。不斷提高歸檔管理的效率和水平，確保事業(yè)單位發(fā)展，從而促進(jìn)社會發(fā)展。