文建華
(廣西交通投資集團(tuán)有限公司,廣西 南寧 530029)
隨著改革的不斷深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜變化,企業(yè)發(fā)展壓力不斷增大,傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展需求,文書檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。
文書檔案是對(duì)企業(yè)管理運(yùn)行中產(chǎn)生的文書等資料進(jìn)行全面的收集,進(jìn)行有效的整理、分類、存儲(chǔ)和利用,為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定提供科學(xué)的參考和依據(jù),是企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文書檔案的高效利用能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營管理工作提供有效的數(shù)據(jù)支持,通過對(duì)文書資料的分析,準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和需求,提升發(fā)展戰(zhàn)略的科學(xué)性。隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛運(yùn)用,檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型,有效提升了檔案管理效率,并能夠通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享,推動(dòng)檔案資源的高效利用[1]。
文書檔案是企業(yè)檔案的重要組成,是保證檔案工作高效開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),但是在實(shí)際的管理工作中存在著一定的問題,影響管理效率的提升。
一是管理思路較為傳統(tǒng),如:重視檔案收集整理,忽視檔案資源的利用。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營規(guī)模的不斷壯大,文書檔案工作壓力不斷提升,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法形成較好的工作成效,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的全面覆蓋,不能保證文書檔案的全面性。
二是管理部門缺乏主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),如:信息化建設(shè)新隊(duì)滯后、管理理念缺乏更新。對(duì)先進(jìn)管理理念和方式方法缺乏有效的應(yīng)用,無法實(shí)現(xiàn)管理效率的提升[2]。
三是當(dāng)前的檔案利用形式相對(duì)固定,只能提供向簡(jiǎn)單的查詢、調(diào)用等服務(wù),無法滿足實(shí)際使用需求,未能做到檔案價(jià)值的有效體現(xiàn),因此形成一定的資源浪費(fèi),企業(yè)花費(fèi)人力、物力、占用庫房對(duì)檔案進(jìn)行長期甚至永久保管,但這些檔案在保管期限中大部分時(shí)間束之高閣,未能充分開挖其寶貴利用價(jià)值,發(fā)揮應(yīng)有的作用。
四是管理機(jī)制不夠完善。如:歸檔工作不到位,資料格式內(nèi)容不夠規(guī)范等。隨著文書檔案管理范圍的不斷擴(kuò)大,現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法對(duì)檔案工作形成全面的規(guī)范,缺乏長效管理機(jī)制建設(shè),不能根據(jù)實(shí)際的工作情況對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性地調(diào)整。缺乏監(jiān)管機(jī)制,對(duì)資料信息缺乏有效的審核,無法保證檔案的真實(shí)有效。
五是信息化建設(shè)相對(duì)滯后。目前有的企業(yè)由于管理理念發(fā)展滯后、對(duì)檔案工作的投入力度不足等原因,仍然采用的是以紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體為主管理模式,效率不高。信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)提升文書檔案管理水平起到積極作用,特別是隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用,產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文書資料,需要進(jìn)行及時(shí)的管理,而當(dāng)前信息化程度相對(duì)不足,基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善,對(duì)傳統(tǒng)存儲(chǔ)載體缺乏有效的轉(zhuǎn)變,無法保證信息化管理體系的科學(xué)運(yùn)用,影響檔案管理效率[3]。
六是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不足,企業(yè)檔案管理人員大部分為兼職人員,不具備專業(yè)檔案管理知識(shí),文書檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性,對(duì)管理人員的素質(zhì)能力要求較高,而當(dāng)前檔案管理力量相對(duì)薄弱,管理部門組織結(jié)構(gòu)不夠科學(xué),專業(yè)人才不足。同時(shí)對(duì)管理人員缺乏有效的培訓(xùn)教育,不利于檔案工作質(zhì)量的提升。
1)優(yōu)化檔案工作思路。文書檔案管理的高效落實(shí)對(duì)推動(dòng)檔案工作質(zhì)量的提升起到關(guān)鍵作用,一要提升主動(dòng)意識(shí),充分結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和管理活動(dòng)需求,對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化,積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式方法,實(shí)現(xiàn)檔案工作水平的提升。二要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃,對(duì)文書檔案工作流程進(jìn)行深入調(diào)研,有效掌握文書管理工作中的現(xiàn)實(shí)問題,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理問題的有效解決,提升文書檔案工作的科學(xué)性。文書檔案涉及企業(yè)管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)。三要加強(qiáng)與相關(guān)職能部門的溝通交流,營造積極的檔案工作環(huán)境,形成有效的合理,保證管理活動(dòng)的高效執(zhí)行。
2)創(chuàng)新管理意識(shí)。管理部門要好提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和方式方法,加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)檔案部門和社會(huì)檔案機(jī)構(gòu)的交流,對(duì)先進(jìn)的管理模式進(jìn)行深入研究,結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求推進(jìn)檔案管理模式的科學(xué)創(chuàng)新。
3)豐富檔案利用形式。文書檔案的高效利用能夠重復(fù)發(fā)揮檔案工作價(jià)值,為企業(yè)經(jīng)營管理提供有效支持。管理部門要提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),充分結(jié)合文書資料的使用需求,對(duì)服務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化,合理利用信息技術(shù)手段,對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的分析,建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫,能夠根據(jù)具體需求實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料的準(zhǔn)確定位。要完善檢索機(jī)制,對(duì)使用人員的需求和歷史記錄進(jìn)行科學(xué)分析,提升服務(wù)的精準(zhǔn)度。要優(yōu)化利用途徑,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問。
4)完善工作機(jī)制。完善的檔案工作機(jī)制是保證檔案管理成效的重要基礎(chǔ),管理部門要充分結(jié)合檔案工作實(shí)際,建設(shè)長效管理機(jī)制,結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際,對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性地調(diào)整,有效適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程的全面規(guī)范。要完善責(zé)任機(jī)制,明確崗位職能,提升管理人員的責(zé)任意識(shí),保證管理制度的高效落實(shí)。要強(qiáng)化監(jiān)管機(jī)制,對(duì)管理流程進(jìn)行全面監(jiān)督,對(duì)管理活動(dòng)中的問題和不足做到及時(shí)地發(fā)現(xiàn),對(duì)文書資料進(jìn)行高效審核,保證檔案的真實(shí)有效。
5)加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息技術(shù)在文書檔案工作中的科學(xué)運(yùn)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的高效整合,并利用先進(jìn)的信息設(shè)備和專業(yè)的管理軟件,提升檔案管理效率。管理部門一要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),結(jié)合文書檔案管理需求,優(yōu)化信息資源配置,實(shí)現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行。二要利用專業(yè)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)變,保證檔案的全面性。三要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,為文書資料和管理指令提供高質(zhì)量的傳輸通道,推動(dòng)文書資源的高效共享。四要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),建設(shè)完善的安全管理體系,健全安全管理機(jī)制,合理利用信息安全技術(shù),有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵,切實(shí)保證檔案信息安全。五要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的管理力度,利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案管理環(huán)境的全面監(jiān)控,保證檔案安全。
6)強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。文書檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性,管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視,積極引進(jìn)優(yōu)秀管理人才,充實(shí)管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn),充分結(jié)合管理工作中存在的具體問題,制定針對(duì)性地培訓(xùn)策略,有效提升管理人員的專業(yè)水平和工作能力。要強(qiáng)化思想教育,引導(dǎo)管理人員思想水平的提升,實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)意識(shí)的有效培養(yǎng)。要完善考核機(jī)制,根據(jù)具體的管理崗位制定考核標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作出成效的準(zhǔn)確評(píng)價(jià),將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。
文書檔案工作的高效開展對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用,管理部門要充分結(jié)合文書檔案特點(diǎn)和管理過程中存在的問題,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路,提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化,完善管理機(jī)制,加強(qiáng)信息化建設(shè),構(gòu)建完善的管理體系,推動(dòng)管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。