司法檔案管理規(guī)范化淺析

車福林

（山東省青島市嶗山區(qū)金家?guī)X街道辦事處，山東 青島 266061）

司法檔案在管理的過程中應使用科學的方式，將其有效應用到法律援助和社區(qū)矯正等業(yè)務中，加強規(guī)范化治理，同時使其向現(xiàn)代化發(fā)展，建立相應的數(shù)字化檔案管理，使司法檔案的管理能夠更加簡便、有效。相關管理部門應加強對檔案管理技術的提升，使檔案在保存和使用的過程中都能夠更具規(guī)范性。

1 司法檔案管理

司法檔案通過將司法活動進行記載，可以為后續(xù)發(fā)生的案件提供相應的參考資料，是一種重要的文書，具有一定的作用，在管理的過程中，相關人員應對司法相關活動中產(chǎn)生的文件、照片、報表等所有有效材料進行收集和整理，形成檔案，再進行總結和歸檔保存。在對檔案進行管理的過程中，應遵循規(guī)范化管理體系，使檔案的使用和存檔都能夠符合相應的標準。

目前，在司法檔案管理的過程中，其實際的管理制度和工作人員的管理水平等都與相應的標準有一定的差距，因此，為提高檔案管理效果，應加強對管理制度的建設與完善，同時提高管理人員的素質，完善檔案管理基礎設施，優(yōu)化考評檢查并加強對資源的合理利用，不斷提高司法檔案的實際應用和管理效果。

2 提高司法檔案管理規(guī)范性的措施

2.1 優(yōu)化檔案管理制度建設

司法檔案在管理的過程中，應遵循《檔案法》中的條例進行，為使檔案的管理更加的符合司法檔案的管理要求，應結合相關文件檔案管理的規(guī)范與要求等，建立健全的檔案管理制度，使工作人員能夠“有法可依”，在實際檔案管理工作中，能夠根據(jù)制度規(guī)定來進行合理的工作。

以往的檔案管理中對于檔案的管理缺乏科學性，導致整體的管理效率較低，同時，給材料儲存帶來較大的壓力。為提高實際的管理效果，一方面，應加強對檔案原件的整理和保存。管理人員應在管理制度的要求下，按照標準化操作流程進行工作。首先將司法工作相關的資料、憑證等進行收集和整理，對有效的文件進行整理和歸檔，對于無效文件按要求進行銷毀。其次，根據(jù)檔案的類型進行分類保管，對于不同的司法行政相關案件，做到一案一卷，將不同類別的案件資料進行分類擺放，避免造成混亂。最后，對各類型的檔案進行名稱的標記，按照標準的方式進行裝訂，使用毛筆或者鋼筆來對材料和檔案的名稱進行填寫，整理后進行歸檔，在使用時需要按照相應標準要求 使用[1]。

另一方面，應對檔案信息進行數(shù)據(jù)化管理。為使檔案信息保存更加完整、時間更久遠，同時避免發(fā)生損壞等現(xiàn)象，應使檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理方法。檔案管理部門應加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”的認知和分析，將互聯(lián)網(wǎng)和信息技術應用在檔案管理中，提升管理技術。其一，應適應數(shù)字轉化設備，將檔案資源錄入到計算機中，實現(xiàn)轉化的第一步。其二，將錄入到計算機中的資料進行合理的排版設計，使其能夠按照一定的排列方式進行儲存，不僅方便資料的查找，同時能夠通過電腦操作來調整檔案，提高整體的管理效果。

2.2 完善檔案管理的基礎設施

檔案管理中的基礎設施建設對其管理的水平和檔案儲存質量有著較為重要的影響[2]。因此，相關部門應為司法檔案管理提供相應的基礎設施，完善管理效果。檔案的基礎設施主要包括以下幾點：

第一，檔案用房。由于檔案在管理過程中其內部的紙質材料和電子材料等對于周圍環(huán)境有一定的要求，因此，在實際管理時，應對檔案用房進行合理的調整。一方面，要保證室內足夠大，檔案管理部門的資料較多，合理的擺放需要一定空間，這不僅方便進行內部條件的改變，同時有利于快速準確地找到需要使用的檔案文件。另一方面，應對檔案管理室內環(huán)境進行控制，如通過干預手段對溫濕度進行調節(jié)，將其中的濕度降低，避免檔案材料發(fā)霉。

第二，檔案用具。在檔案管理過程中，需要專門的檔案用具來進行管理，其中包括專門的檔案封皮、封底、封簽，以及專門的文件保管袋或保管盒等。通過專門的檔案用具的使用，能夠使檔案的歸納和整理更加符合標準化規(guī)定。另外，在進行檔案數(shù)字化時，應準備硬件設施，包括數(shù)字轉化設備、照相機、錄像機、打印機以及專門的儲存信息庫等，使電子化檔案的管理更加規(guī)范化。

第三，信息化建設。不僅要將檔案轉化為數(shù)字化檔案，在實際的檔案管理過程中，應建設互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺，在平臺的支持下，更加方便檔案的使用，提高檔案的實際利用效率。

2.3 提高管理人員的工作水平

檔案管理人員的實際水平直接影響部門內司法檔案管理效果，為使檔案的管理更加規(guī)范化，在實際的管理過程中，應不斷提升檔案管理組織機構和內部工作人員的水平和工作能力，確保檔案的管理質量有所提升。目前，基層檔案管理部門中，很少有專門的檔案管理人員負責檔案管理工作，其中大多數(shù)的是其他部門人員“兼職”或“借調”，其流動性非常大，對檔案的管理質量具有嚴重的不良影響。在檔案出錯時，無法進行追責，非專業(yè)人員對檔案的管理不符合標準化操作，這使得整體的管理效果不盡如人意。

司法檔案的管理部門，尤其是基層管理部門，應加強對專業(yè)化人才的招聘，適當提高崗位的福利待遇，提高員工的粘性，避免人員出現(xiàn)大幅度流動，管理效果不良。同時，管理人員應為現(xiàn)有的檔案管理人員提供相應的管理培訓，為其講解規(guī)范化檔案管理的實際操作流程，并介紹相應的專業(yè)化知識，使檔案管理人員能夠更專業(yè)，在管理過程中更加科學規(guī)范。

2.4 優(yōu)化考評檢查效果

司法檔案應定期組織嚴格的檔案檢查工作，形成社區(qū)矯正檔案常態(tài)化。檔案管理人員應定期對區(qū)域內的檔案信息進行更新和整理，尤其注意對社區(qū)內部服刑人員的檔案進行嚴格審查，詳細的收集整理成檔案，確保內容真實有效。另外，應確保檔案的內容具有完整性。在發(fā)現(xiàn)檔案漏洞后，應及時地進行上報處理，避免其產(chǎn)生更大的不良 影響。

定期對檔案管理工作進行考評和檢查，有利于促進檔案的規(guī)范化發(fā)展。通過科學的檢查和評價，能夠為管理人員給出一定的參考意見?？荚u時，應對檔案管理的水平、規(guī)范化處理方式等方面進行檢查，通過現(xiàn)代的管理經(jīng)驗進行優(yōu)化和創(chuàng)新。利用信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術等，對檔案管理的考評進行調整，加強對抽檢和突擊的考評，并設置一定的獎懲機制，提高檔案管理人員的積極性。對檔案的使用方式和效率進行檢查和測量，優(yōu)化資源的利用率，不斷提升整體的考察評價效果，使管理人員的操作更加規(guī)范化。

3 結論

綜上所述，司法檔案的管理規(guī)范化不僅能夠提高檔案的管理效果，同時有利于提高檔案的實際應用效率。因此，應加強基層檔案管理部門，加大資金投入，完善各個管理環(huán)節(jié)，提升管理水平，進而使整體的司法檔案管理更加具有規(guī)范性。