楊艷偉

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 興安盟 137600）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案有種類多、分布廣、數(shù)據(jù)繁雜等特點(diǎn)，因此其檔案管理的質(zhì)量決定了其檔案管理的整體水平，而推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠讓檔案的管理工作更加高效，讓檔案的查詢、儲(chǔ)存更加快捷和安全。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案數(shù)字化的作用

1）提高政府檔案管理的效率和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)政府檔案管理數(shù)字化發(fā)展，主要是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理由紙質(zhì)檔案向電子信息化轉(zhuǎn)變，利用數(shù)字平臺(tái)來對大量繁雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，從而釋放一部分勞動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)政府人力資源的整合[1]。同樣，計(jì)算機(jī)在進(jìn)行數(shù)據(jù)整合時(shí)在一定程度上節(jié)省了時(shí)間，從而使得效率得到了提升。同時(shí)也可以避免因?yàn)槿肆ο拗?，出現(xiàn)數(shù)據(jù)整理漏洞等問題。

2）節(jié)省了存儲(chǔ)空間，讓檔案查詢更加高效。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的自身特點(diǎn)，使得檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和整理過程非常的復(fù)雜，難度較大。而利用硬盤這樣小巧、易查詢、空間大的數(shù)據(jù)載體，能夠避免傳統(tǒng)的人工管理的一些弊端[2]。紙質(zhì)檔案的管理需要消耗大量的人力成本，同時(shí)還容易發(fā)生檔案損壞、丟失等問題，而電子檔案不但沒有儲(chǔ)存時(shí)間的限制，同時(shí)還節(jié)省了維修成本。相比傳統(tǒng)的管理流程，電子檔案的流程比較簡潔，進(jìn)行查閱時(shí)也只需要進(jìn)行搜索就可以快速查閱，大大提高了檔案查詢的效率。

3）有利于實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。利用數(shù)字化技術(shù)手段，可以對檔案管理的流程進(jìn)行簡化升級(jí)，對于管理中存在的弊端也能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決，進(jìn)而不斷地完善其管理系統(tǒng)，可以更加有效地增強(qiáng)管理的綜合水平，加強(qiáng)規(guī)范化管理，讓政府的檔案管理工作在信息技術(shù)的加持下，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)、規(guī)范、健康的管理。同時(shí)這也在一定程度上節(jié)省了工作交接的時(shí)間，有助于管理流程的優(yōu)化升級(jí)。

4）拓展了檔案管理的內(nèi)容范圍。一般來講，傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)的形式開展管理工作，主要對文字和圖片等數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，但是進(jìn)行數(shù)字化管理之后，還可對音頻、視頻的資料進(jìn)行保存，在一定程度上拓展了檔案數(shù)據(jù)的承載形式和內(nèi)容，讓檔案的內(nèi)容更加豐富[3]。

2 目前鎮(zhèn)政府檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的弊端

1）檔案管理的制度不夠完善。如今，很多地區(qū)的鎮(zhèn)政府檔案管理的基礎(chǔ)措施都不夠全面，信息化技術(shù)普及區(qū)域參差不齊，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)無疑會(huì)出現(xiàn)很多弊端。同時(shí)由于缺乏必要的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)可借鑒的案例不夠豐富，相關(guān)的檔案管理制度不夠完善，使得鎮(zhèn)政府?dāng)?shù)字化檔案管理的普及困難重重。

2）檔案管理的方式不夠科學(xué)與合理。現(xiàn)如今，很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府依舊使用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的過程中，利用管理紙質(zhì)檔案的管理方式去管理電子檔案，會(huì)出現(xiàn)很多的管理弊端，后續(xù)需要耗費(fèi)更多的人力物力去解決。因?yàn)殒?zhèn)政府對于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變沒有重視起來，使得其因?yàn)檫\(yùn)用了不夠合理的管理方式，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高等問題。

3）管理設(shè)備不夠先進(jìn)。目前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理技術(shù)相對于城市來講，依舊處于落后的階段，在檔案管理方面的經(jīng)濟(jì)投入也不夠高。所以一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府雖然已經(jīng)普及了數(shù)字化管理的理論，但是在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，其相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備配置比較低，使得電子檔案的管理受到設(shè)備限制，無法真正高效地運(yùn)行起來。

4）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理首先需要專業(yè)性高、經(jīng)驗(yàn)豐富的人才基礎(chǔ)支持，但如今地方政府在這方面的人才比較稀缺，現(xiàn)有的一些管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，不能夠順暢的進(jìn)行技能操作。

5）檔案開發(fā)的利用率不高。如今的很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理的內(nèi)容比較單一，種類也不夠多樣，這些檔案很大一部分都不能夠?qū)娺M(jìn)行公開，因此這就造成檔案的利用率低的問題，而且很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對于檔案的管理工作也只是進(jìn)行了數(shù)據(jù)收集，缺乏系統(tǒng)的數(shù)字化集中管理。

3 針對鎮(zhèn)政府檔案管理數(shù)字化建設(shè)弊端的措施

1）建立健全的檔案管理制度。數(shù)字化檔案建設(shè)必須要有完善的管理制度來確保工作的順利進(jìn)行，因此建立健全的檔案管理制度是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的第一任務(wù)。在制度制定時(shí)，要根據(jù)當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府的實(shí)際情況，考慮應(yīng)用過程中會(huì)出現(xiàn)的問題，從而建立合理、科學(xué)的管理制度對管理過程進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)。

2）優(yōu)化改進(jìn)管理方式。在新科技、新理念的指導(dǎo)下，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不足以滿足如今的電子檔案的需求，因此要結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際需求，完善改進(jìn)其管理方式，對其進(jìn)行不斷的推陳更新。同時(shí)，還要對管理流程進(jìn)行優(yōu)化，重點(diǎn)突出數(shù)字化管理，以便電子檔案的管理工作能夠順利開展。

3）引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理軟件。電子檔案的基礎(chǔ)就是先進(jìn)的管理軟件，管理軟件為檔案管理工作提供了良好的軟件和硬件基礎(chǔ)，這樣才能對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的收集和處理，確保管理工作的高效進(jìn)行，同時(shí)促進(jìn)我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化 管理。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作。在進(jìn)行檔案管理人員的招聘時(shí)，要注意吸收專業(yè)素質(zhì)高的技術(shù)人才，只有不斷地吸收新鮮的血液加入，才有利于政府檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)對于在職的工作人員，政府要加強(qiáng)管理人員的技能培訓(xùn)工作，定期開展技術(shù)學(xué)習(xí)研討會(huì)，提高管理人員的技術(shù)水平。這樣才能夠使得工作人員的操作技能得到提高，從而從整體上提高檔案管理更加高效的運(yùn)行起來。

5）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。如今，隨著新技術(shù)的不斷投入到行業(yè)發(fā)展中，像多媒體等信息技術(shù)已經(jīng)普及到了各行業(yè)的發(fā)展之中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也需要轉(zhuǎn)型。針對其檔案利用率低的問題，通過數(shù)字化管理平臺(tái)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中的存儲(chǔ)和管理，讓數(shù)據(jù)的收集更加全面，整合多方面的信息資源，形成智能管理平臺(tái)，提高檔案數(shù)據(jù)的處理效率，同時(shí)也提高其利用率，從而推動(dòng)我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化發(fā)展。

4 結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和投入，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理也逐步進(jìn)入自動(dòng)化、數(shù)字化的時(shí)代，并引入了一些現(xiàn)代化的技術(shù)管理手段，更加高效地進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的數(shù)字化發(fā)展更加順暢，進(jìn)而綜合提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理水平，從而節(jié)省一部分成本，而且還提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性。但在進(jìn)行政府檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，一些問題還有待解決，還需要政府進(jìn)行解決，從而加快我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。