檔案管理研究的現(xiàn)狀與對策分析

李軍曉 丁 華 葛 斌

（臨沂市婦幼保健院，山東 臨沂 276000）

1 檔案管理研究階段分析

1.1 1998年至2002年

此階段關(guān)于檔案管理研究的主要方面有：第一，對電子文件形成的電子檔案管理的探討。電子計算機在此時漸漸走入大眾的視野，隨著個人電腦的使用，電子文件隨之產(chǎn)生。電子文件的出現(xiàn)，對傳統(tǒng)檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的沖擊。在這部分文獻中，檔案工作者及其他信息工作人員對檔案管理工作進行重新定向，并開始預(yù)測檔案管理電子化的未來趨勢和工作動向。第二，對國外檔案管理理論的研究以及對國外檔案管理工作的解讀。在此階段，國外關(guān)于檔案管理研究的文獻被大量翻譯引入，這些文獻的引入，使得國內(nèi)對檔案管理研究的理論知識大大豐富。同時這些對國外檔案管理工作解讀的文獻，為我國新時期檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了很好的范本。第三，對我國古代檔案管理工作的分析，這部分文獻主要研究了我國古代檔案的起源以及現(xiàn)代檔案管理發(fā)生的重大變化比較。

1.2 2003年至2007年

在此階段關(guān)于檔案管理研究的主要方面有：第一，對電子檔案管理工作的具體研究。在這一階段計算機走入千家萬戶，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的大量激增，使得電子檔案管理研究成為一大熱點。第二，對檔案進行數(shù)字化的研究。在信息時代，檔案現(xiàn)代化建設(shè)成為檔案工作的主題，檔案管理模式發(fā)生了一場深刻的變革。如何積極應(yīng)對以加快檔案信息化發(fā)展成為檔案界的重要研究課題。第三，企業(yè)內(nèi)的檔案管理建設(shè)。學(xué)者們對檔案的研究不再拘泥于檔案館、檔案室，更多地與企業(yè)、與用戶連接起來。第四，從整體的下載數(shù)量和文獻的增長情況來看，該階段核心期刊數(shù)量增長明顯，將以往的紙質(zhì)版書籍轉(zhuǎn)化為電子版書籍，對于我國檔案的管理來說發(fā)生了重大的改變，值得一提的是，多種現(xiàn)價的文字識別技術(shù)加大了檔案管理的進度，在這個階段中，電子書籍的優(yōu)勢逐漸被管理者所認(rèn)同，檔案管理迎來了一場歷史性的變革。

1.3 2008年至2012年

在此階段關(guān)于檔案管理研究的主要內(nèi)容有：第一，對電子檔案管理進行進一步研究和探尋。在此階段，電子檔案管理實踐工作和理論研究同步進行。電子檔案的在實際的管理工作中暴露的問題為理論研究提供了更多的素材，而理論研究則為電子檔案管理的實際操作提供了更多方向。第二，從更多角度重新審視檔案管理工作。檔案管理理念從側(cè)重于“藏”向側(cè)重于“用”開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫模式，將關(guān)鍵詞，檢索詞等應(yīng)用到了檔案管理中來，在學(xué)術(shù)界我國的檔案管理開始提倡用途為主，提高檔案管理的工具性和實用性。第三，對檔案管理工作進一步細(xì)化。這一階段關(guān)于檔案管理工作的文獻，開始大量涉及各行各業(yè)的方方面面，出現(xiàn)了更為細(xì)化的分類方式。第四，檔案管理的安全問題被研究者所重視，開始注重檔案的安全管理，網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的電子檔案容易傳播和復(fù)制，電子加密等核心期刊出現(xiàn)較多，說明未來發(fā)展方向必須要重視安全管理問題。

2 檔案管理現(xiàn)狀

第一，在大數(shù)據(jù)時代背景下，關(guān)于檔案管理研究的文獻更加多元化。對檔案管理研究的理論更加豐富。檔案管理工作不僅僅是傳統(tǒng)意義上的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計等工作。第二，檔案用戶需求的多樣使檔案管理的內(nèi)容更加豐富，這使得對檔案管理提出了更高的關(guān)于技術(shù)型和安全性方面的要求，與此同時檔案管理的用戶激增，無論是研究者還是者，對于檔案管理有著更多的需求。第三，檔案的數(shù)據(jù)可功能建設(shè)基本完畢，檔案的發(fā)展朝著更高的應(yīng)用型方向，在網(wǎng)絡(luò)時代，大數(shù)據(jù)不僅是企業(yè)進行市場分析的重要資料依舊，還是政府等部門進行建設(shè)和制定國家戰(zhàn)略目標(biāo)的重要依據(jù)，在企業(yè)發(fā)展和政府工作中，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理有著不可替代的作用。第四，檔案管理的大數(shù)據(jù)模式雖然有著多種優(yōu)勢，但是終究是電子檔案，安全管理的問題被再次提及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全問題和服務(wù)器的穩(wěn)定性尚且存在疑問，還需要繼續(xù)加強。

3 檔案管理研究發(fā)展建議

3.1 加強機構(gòu)間的交流與合作

目前，關(guān)于檔案管理的研究多以某一機構(gòu)或個人為主，缺乏機構(gòu)間的合作與交流，為了擴大研究范圍、增強研究效果，有必要積極推進在檔案管理研究領(lǐng)域的交流與合作，可以以機構(gòu)為單位舉辦業(yè)界的學(xué)術(shù)交流活動，邀請教育機構(gòu)、學(xué)術(shù)研究機構(gòu)、檔案實踐機構(gòu)等參與，加強學(xué)術(shù)界的交流，從而促進檔案管理的理論與實踐的結(jié)合。同時也要從國家層面上增強合作。在研究機構(gòu)上選擇英國等在檔案管理研究方面領(lǐng)先的國家的機構(gòu)，通過開展交流合作的方式加深對檔案管理學(xué)科的認(rèn)識與研究，從而引進國外在檔案管理方面的先進的理論與技術(shù)成果，從而進一步提升我國在檔案管理方面的研究水平和科研實力。

3.2 注重學(xué)科交叉研究和實踐性研究

檔案管理在應(yīng)用上雖然有一定的局限性，但是與其他學(xué)科的交叉研究也必不可少。不止應(yīng)該體現(xiàn)在社科、自然科學(xué)等領(lǐng)域的研究，還應(yīng)該加強和一些企業(yè)管理、行政管理等學(xué)科的交叉研究。從目前檔案管理的發(fā)文量和發(fā)文來源來看，多以學(xué)科基礎(chǔ)研究為主，占據(jù)總發(fā)文數(shù)的70%以上，這表明目前我國關(guān)于檔案管理的研究以理論研究為主，而行業(yè)技術(shù)指導(dǎo)類的發(fā)文量僅占比0.48%。任何學(xué)科的研究，其最終目的是加以利用和實踐，因而檔案管理的研究也應(yīng)該增加實踐性的研究內(nèi)容。

3.3 提高檔案管理論文質(zhì)量，增強影響力

檔案管理的論文質(zhì)量直接影響著研究水平，目前全文期刊數(shù)據(jù)庫發(fā)文3萬多個，但是核心期刊僅占1萬多，雖然不能以核心期刊的數(shù)量來表示論文質(zhì)量，但是在一定程度上核心期刊比普通期刊水平較高，其可以部分代表學(xué)術(shù)水平。就目前的檔案管理論文質(zhì)量來看，應(yīng)該加強提高論文質(zhì)量，增強核心期刊在總體發(fā)文量中的占比。

3.4 擴大宣傳，明確檔案管理的地位

檔案管理對于企業(yè)、政府機構(gòu)及其他組織來說意義重大，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，引入信息化的管理手段。對于普通員工來說，可能并不知道檔案管理的重要性。而目前的檔案管理需要冠以先進管理理念的技術(shù)手段。在《檔案法》的規(guī)定之下，對辦公、庫房及閱覽的分布情況進行合理布置，并做好相關(guān)配套工作。通過宣傳，明確檔案管理的地位，自覺提升檔案管理的積極性。