陳 陽
(沈陽飛機(jī)工業(yè)(集團(tuán))有限公司,遼寧 沈陽 110034)
企業(yè)檔案管理必須不斷改革和創(chuàng)新,以更好地適應(yīng)新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。另外,有必要增強(qiáng)企業(yè)獨(dú)立管理文件的能力,提高企業(yè)文件管理人員的專業(yè)素質(zhì),解放思想,使企業(yè)文件管理更加專業(yè)。此外,應(yīng)使用先進(jìn)的技術(shù)手段來簡(jiǎn)化公司檔案的管理并提高可管理性。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中不可或缺的工作,只有通過科學(xué)合理的管理方法,檔案中的信息才能為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
隨著21世紀(jì)的到來,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。為了使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,必須不斷提高自身的綜合實(shí)力,并緊跟發(fā)展的步伐和趨勢(shì)。時(shí)間。企業(yè)文件管理創(chuàng)新是一個(gè)結(jié)構(gòu)化,復(fù)雜且長(zhǎng)期的項(xiàng)目,需要大量的人員、材料和財(cái)務(wù)資源才能充分利用文件管理的價(jià)值和功能。因此,企業(yè)必須積極適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求,做好檔案管理創(chuàng)新工作,擴(kuò)大發(fā)展空間。
創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家的靈魂,是國(guó)家繁榮的無限動(dòng)力。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)文件管理創(chuàng)新時(shí),可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,并具有穩(wěn)定的發(fā)展勢(shì)頭。通過實(shí)踐和創(chuàng)新,可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì),提高檔案管理的效率和質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
在技術(shù)進(jìn)步的浪潮中,社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在不斷變化,雨后雨后春筍般冒出,各行各業(yè)的各個(gè)公司的崛起,公司之間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈,面臨著各個(gè)方面的挑戰(zhàn)。企業(yè)現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)不能滿足社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展的客觀要求,并且現(xiàn)有問題的各個(gè)方面繼續(xù)出現(xiàn)。
一是:企業(yè)文件管理的想法是相反的。在傳統(tǒng)思維的影響下,公司領(lǐng)導(dǎo)和公司員工忽略了公司文件管理的重要性,錯(cuò)誤地認(rèn)為文件管理是一項(xiàng)服務(wù)保證任務(wù),并不直接影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。在這種情況下,操作員沒有根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)而僵化的評(píng)估指標(biāo),以調(diào)動(dòng)內(nèi)部員工的積極性和主動(dòng)性,并且存在組織檔案的組織,組織,使用和歸檔數(shù)據(jù)信息等各種問題,嚴(yán)重阻礙了公司的可持續(xù)發(fā)展。
二是:企業(yè)文件管理模型不是標(biāo)準(zhǔn)化的。當(dāng)前,企業(yè)文件管理任務(wù)還沒有完善的,集成的文件管理系統(tǒng),還沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,因此相關(guān)任務(wù)無法順利執(zhí)行。通常情況下,企業(yè)采用分散式檔案管理方法來降低自身的運(yùn)營(yíng)成本,減少內(nèi)部檔案管理人員的數(shù)量。面向應(yīng)用程序的關(guān)鍵歸檔文件已分發(fā)給其他部門,并且歸檔信息沒有得到充分的保護(hù)和丟失,使檔案信息資源利用率降低。
三是:文件管理的技術(shù)手段落后。在新時(shí)代,一些公司沒有高度應(yīng)用各種新技術(shù),并且沒有足夠的設(shè)備(例如文件歸檔),因此文件管理工作得很好?!艾F(xiàn)代和科學(xué)”的過程文件管理速度很慢,無法滿足社會(huì)市場(chǎng)的需求。
在我國(guó)市場(chǎng)化的推動(dòng)下,舊的集中式文件所有權(quán)系統(tǒng)已經(jīng)崩潰,文件所有權(quán)也發(fā)生了多樣化,因此公司必須開發(fā)各種可以適應(yīng)各種文件管理的文件管理系統(tǒng)。在以前的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)中,我國(guó)的文件管理模型是集中式的,與黨政機(jī)關(guān),企事業(yè)單位有關(guān)的所有文件都是統(tǒng)一管理的,但是集中式管理系統(tǒng)當(dāng)時(shí)只能應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)。當(dāng)前,它不再適用于文件管理。由于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展,現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)和當(dāng)前的文件管理所有權(quán)問題彼此不兼容,因此,在使用現(xiàn)有文件管理方法的情況下,企業(yè)必須在合法合規(guī)的前提下獲得更多所有權(quán)。通過允許企業(yè)根據(jù)自己的發(fā)展?fàn)顩r選擇正確的文件管理模型,可以打破以前的集成管理的束縛,可以使用集中式管理和分布式管理,并結(jié)合這兩種方法來構(gòu)建合適的管理模型。
社會(huì)的發(fā)展要求企業(yè)加強(qiáng)社會(huì)市場(chǎng)定位,根據(jù)時(shí)代發(fā)展規(guī)律進(jìn)行變革,滿足社會(huì)發(fā)展的要求,在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得更好的發(fā)展。在企業(yè)檔案管理體制改革中,企業(yè)管理人員應(yīng)繼續(xù)優(yōu)化信息技術(shù),采用先進(jìn)的技術(shù)手段提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,促進(jìn)科學(xué)決策的順利實(shí)施。此外還應(yīng)簡(jiǎn)化管理過程和相關(guān)程序,減少工作量并充分利用企業(yè)文件管理的人力資源,并且使用新技術(shù)可以減少文件信息丟失的頻率。有效防止無形資產(chǎn)的流失,使企業(yè)檔案管理的內(nèi)部工作更加順暢。
另外,由于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的影響很大,因此提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平已成為提高檔案保存質(zhì)量和效率的主要途徑。為了增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì),首先,必須從根本上改變檔案管理人員的整體素質(zhì)差,因此公司必須嚴(yán)格檢查員工的能力和素質(zhì),作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。在招聘過程中,選擇并雇用合適的員工。此外,為提高現(xiàn)有員工的整體素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng),企業(yè)應(yīng)定期組織企業(yè)文化活動(dòng),定期宣傳檔案管理知識(shí),進(jìn)行員工培訓(xùn),以提高員工的技能、工作質(zhì)量和工作效率。最后,規(guī)范相應(yīng)的監(jiān)管管理體系,優(yōu)化原始文件管理系統(tǒng)及相關(guān)規(guī)范,確保文件管理的規(guī)范性,合法性和效率,以確保文件管理的質(zhì)量。
只有引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意,才能帶領(lǐng)基層員工積極參與檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此,第一步是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者的高度興趣,使領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到文件管理創(chuàng)新發(fā)展的重要性和價(jià)值,并積極參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。然后,結(jié)合公司的發(fā)展特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)條件,文件管理創(chuàng)新被視為發(fā)展的主要目標(biāo)和方案之一,引起了廣大基層員工的關(guān)注。最后,通過定期會(huì)議,公告欄和其他溝通渠道,將歸檔管理創(chuàng)新和發(fā)展的目標(biāo),過程和方法告知的員工,并充分利用每位員工的價(jià)值觀和角色。
隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善,企業(yè)要跟上社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展就必須走深化改革的道路。由于文件管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分,因此企業(yè)應(yīng)在日常運(yùn)營(yíng)過程中認(rèn)識(shí)到文件管理系統(tǒng)改革的重要性,并注意文件管理和信息集成法律體系的建立,并進(jìn)行明智的整合。各種渠道的最新技術(shù)元素可優(yōu)化公司文件信息資源的使用。這樣,它將改變新時(shí)代的企業(yè)運(yùn)作狀態(tài),使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范和科學(xué),提高內(nèi)部檔案管理的整體質(zhì)量,促進(jìn)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。