事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化的必要性

秦 潔

（平城區(qū)直屬機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山西 大同 037046）

檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理等相關(guān)活動(dòng)，做好事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r的記錄工作，為事業(yè)單位的發(fā)展指明方向。在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與電子化的管理，有效提升檔案管理的整體水平，充分利用高新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展提供有效參考。在信息時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，檔案管理向著數(shù)字化發(fā)展，已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢(shì)。在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)電子化和信息化的管理，有效避免信息遺失的現(xiàn)象，加強(qiáng)丟失防范。跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1 實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的重要意義

信息時(shí)代的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作提供了相應(yīng)的技術(shù)支持。在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理的載體發(fā)生了很大的變化。通過(guò)加強(qiáng)信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，提升檔案管理的效率。在現(xiàn)階段的檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，由于檔案資料的收集途徑急劇增加，載體增多，檔案保存的手段越來(lái)越豐富，利用的途徑越來(lái)越廣泛[1]。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作，有效促進(jìn)事業(yè)單位自身發(fā)展，不斷提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，讓事業(yè)單位能夠做到與時(shí)俱進(jìn)。在新時(shí)代背景下，不斷優(yōu)化檔案資料管理的方式方法，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效增強(qiáng)檔案管理的保密性。在檔案管理現(xiàn)代化與電子化實(shí)施的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)資料遺失，泄露等現(xiàn)象，存在較大的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。因而，在事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化，電子化管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，要增強(qiáng)其保密性，提升數(shù)據(jù)資料收集，傳輸，整理的效率，盡可能降低信息丟失的可能，為檔案資料的利用和數(shù)據(jù)挖掘提供完整的數(shù)據(jù)信息。通過(guò)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與電子化，有效降低事業(yè)單位檔案管理的成本，為檔案的復(fù)制，調(diào)閱及傳輸提供了根本保障。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，由于檔案的內(nèi)容相對(duì)較復(fù)雜，增加了檔案管理的難度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位面臨的壓力更大。為了有效應(yīng)對(duì)這些壓力，在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，要加強(qiáng)創(chuàng)新，綜合新形勢(shì)所提出的新要求，不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理的方式方法，拓寬業(yè)務(wù)范圍。而在大部分事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，更加注重檔案的保存，忽略了檔案的利用。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)檔案的使用，為事業(yè)單位發(fā)展指明方向，保障事業(yè)單位的管理活動(dòng)能夠更加高效穩(wěn)定實(shí)施。而在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，難以充分挖掘檔案中所蘊(yùn)含的深層價(jià)值，使得檔案管理的整體水平得不到有效提升。而事業(yè)單位的業(yè)務(wù)事項(xiàng)出現(xiàn)了很大變革，在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中，需要嚴(yán)格的制度作為約束，以此提升檔案資料管理的保密性。而在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，由于缺乏對(duì)電子檔案資料的存儲(chǔ)，而計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)故障的現(xiàn)象就會(huì)造成檔案信息丟失。而落后的檔案管理辦法，信息化水平低等諸多因素，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的策略

3.1 創(chuàng)新工作方式，加強(qiáng)信息化建設(shè)

在事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化和電子化管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，則需要相應(yīng)的工作人員能夠不斷優(yōu)化創(chuàng)新其工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化保存，有效減少對(duì)空間的占用，提升檔案管理的效率。加強(qiáng)電子載體的使用，有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理辦法，實(shí)現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化管理，為檔案信息的查閱和共享提供有效便利。因而在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理的整體水平。通過(guò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，控制好檔案存儲(chǔ)環(huán)境，保障相應(yīng)的檔案管理活動(dòng)能夠有序開(kāi)展，提升檔案管理的獨(dú)立性。在檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的軟件和設(shè)施，提高檔案管理的效率，并且能夠?yàn)樾畔z索、存儲(chǔ)等相應(yīng)工作提供有效保障[2]。通過(guò)完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案資料、錄入、分類(lèi)、目錄、檢索、整理等相關(guān)工作，為檔案資料的檢索提供有效便利。通過(guò)加強(qiáng)先進(jìn)軟件的應(yīng)用，及時(shí)更新檔案資料的動(dòng)態(tài)，為檔案資料的查閱提供便利，充分挖掘檔案資料的潛在價(jià)值。

3.2 優(yōu)化服務(wù)功能，完善管理制度

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合多個(gè)部門(mén)，加強(qiáng)溝通合作，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，保障相應(yīng)的檔案管理活動(dòng)能夠更加高效穩(wěn)定實(shí)施，提升檔案管理的整體水平。因而在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，要加強(qiáng)與其他部門(mén)之間的合作，建立統(tǒng)一全面的信息平臺(tái)，提供更加個(gè)性化的服務(wù)。通過(guò)加強(qiáng)微博，微信的新媒體技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的實(shí)時(shí)收集和跟蹤，保障檔案資料能夠?qū)崟r(shí)更新，有效避免資料丟失和損毀現(xiàn)象發(fā)生，提升檔案管理的現(xiàn)代化和電子化水平。在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，還需要建立更加完善的管理制度，加強(qiáng)績(jī)效考核等相應(yīng)工作，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檢查和考核，提升檔案管理的整體水平。因而在事業(yè)單位現(xiàn)代化和電子化管理活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，要不斷增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和全面性，在完善相應(yīng)管理制度的同時(shí)，建立相應(yīng)的考核制度，通過(guò)定期的管理成效評(píng)估，加強(qiáng)對(duì)工作人員的績(jī)效考核，有效提升起整體的工作水平。

3.3 加強(qiáng)資源挖掘，提升人員水平

在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，通過(guò)科學(xué)的分類(lèi)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案資源的整合與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)集中管理，有效提升檔案管理的整體水平。在檔案管理活動(dòng)中，要加強(qiáng)資源整合，結(jié)合先進(jìn)的條件，做好資源挖掘和分析，有效明確其潛在的價(jià)值。而通過(guò)實(shí)現(xiàn)資源的集中管理，有效減少檔案管理中存在的錯(cuò)誤和漏洞，提升檔案管理的精密性。而在實(shí)際檔案管理活動(dòng)中，加強(qiáng)檔案資源價(jià)值的挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和整理加工，為事業(yè)單位提供更加有利的信息[3]。為了提升事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化水平，要全面加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，不斷提升工作人員的信息水平。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)工作人員知識(shí)技能的培訓(xùn)，使得相應(yīng)工作人員能夠掌握電子檔案管理的方法和技巧，具備良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平，使得相應(yīng)的檔案管理活動(dòng)能夠落實(shí)到位。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的管理，提升整體的管理水平和檔案資源利用率。在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展，加強(qiáng)信息技術(shù)的使用，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建更加完整的管理體系，保障相應(yīng)管理活動(dòng)能夠落到實(shí)處。在事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化電子化管理過(guò)程中，還需要綜合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制要求，不斷完善整個(gè)工作流程，提升檔案管理的整體水平，推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展。