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      水利檔案電子化管理思考分析

      2021-04-14 22:32:40
      卷宗 2021年13期
      關(guān)鍵詞:電子化信息管理系統(tǒng)儲存

      王 巍

      (唐山市陡河水庫事務(wù)中心,河北 唐山 063021)

      水利工程的規(guī)模較大,且建設(shè)過程比較復(fù)雜。在這一環(huán)境之下,會產(chǎn)生較多的文件材料以及信息數(shù)據(jù),這些材料與數(shù)據(jù)都應(yīng)獲得有效管理,將其制作成檔案,以此便于后續(xù)工作的開展。而檔案管理工作的展開,應(yīng)準(zhǔn)確完成檔案資料的歸檔與整理,防止檔案丟失或者是檔案損壞等現(xiàn)象的方法。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存上存在一定的問題,長時間的保存會導(dǎo)致檔案風(fēng)化,直至破損。為了改善這一狀況,就應(yīng)逐步打造出電子化檔案,實現(xiàn)水利檔案的電子化管理,讓檔案調(diào)取與檔案保存更加便捷,使其逐步邁向信息化建設(shè)。

      1 構(gòu)建水利檔案信息管理系統(tǒng)

      水利檔案電子化管理的有效落實,離不開信息管理系統(tǒng)的支持,在打造檔案信息管理系統(tǒng)時,需要提前制定好統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),讓檔案管理工作變得規(guī)范可行。并且,在設(shè)計水利檔案信息管理系統(tǒng)時,應(yīng)根據(jù)實際的項目特點,讓系統(tǒng)操作變得更加簡單,使檔案數(shù)據(jù)庫的功能以及內(nèi)容滿足根本的使用需求,便于人們的數(shù)據(jù)查詢以及保存,能夠?qū)⒏黝悪n案數(shù)據(jù)進行整合歸類。在實際操作的過程中,需要對已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)完成二次審核,確保檔案信息的完整性,如果發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失的情況,應(yīng)及時完成補錄工作,并對已存檔案進行檢驗與校正。此外,檔案電子化管理實施的過程中,也不能拋棄了對傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的管理,在紙質(zhì)化檔案上也要做好保護與儲存工作[1]。

      2 搭建大數(shù)據(jù)資源共享平臺

      對于水利工程而言,在檔案數(shù)據(jù)上比較復(fù)雜,且許多的工程數(shù)據(jù)都存在著一定的聯(lián)系。在這一背景之下,所有的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)共享,便于相關(guān)人員對檔案數(shù)據(jù)的調(diào)取。若想實現(xiàn)這一目標(biāo),便可以搭建出大數(shù)據(jù)檔案資源管理平臺,運用信息化管理的方式,有效利用現(xiàn)存的檔案資源,使水利檔案電子化管理目標(biāo)得以實現(xiàn)。首先,用搭建出開放且統(tǒng)一的檔案資源共享平臺,并優(yōu)化與完善其中的各項功能。在水利檔案資料的整合上,可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢完成各項工作,使一些新型功能與技術(shù)被開發(fā)挖掘出來,讓檔案資源共享平臺為人們提供更好的服務(wù)。其次,將電子化檔案資料都收集到共享平臺當(dāng)中,完成水利檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展,提升檔案管理的有效性。此外,水利檔案電子化管理不單單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案,同時還應(yīng)形成統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),按照水利工程的實際狀況,在各類檔案數(shù)據(jù)錄入時,采取統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一目錄,最終保障檔案格式的一致,讓后續(xù)查詢以及應(yīng)用更加便利。

      3 全面引進云服務(wù)以及云儲存

      信息技術(shù)的不斷發(fā)展,致使云服務(wù)技術(shù)以及云儲存技術(shù)出現(xiàn)在人們的視線中,也獲得了廣泛的應(yīng)用。在水利檔案電子化管理中,應(yīng)用云服務(wù)技術(shù)以及云儲存技術(shù),能夠提升管理的根本作用價值。首先,對于水利檔案管理工作來說,相關(guān)的管理人員應(yīng)充分了解云儲存技術(shù)的作用價值,并學(xué)習(xí)以往的水利工程的管理經(jīng)驗,與相應(yīng)的單位進行溝通,將一些先進的云儲存服務(wù)器引入到實際工作中,使水利檔案在管理上以及儲存上更加便捷。其次,云服務(wù)在交互性上較強,可以顯著提升檔案利用率以及開發(fā)率。對此,在進行水利檔案電子化管理時,需要全面認(rèn)識到多元化服務(wù)的根本價值,將云服務(wù)技術(shù)進行推廣,最終讓多種檔案管理需求得以滿足,保障各項水利檔案資源的安全性以及完整性[2]。

      4 開展檔案信息安全管理

      若想更好地完成水利檔案電子化管理這一工作,檔案管理人員就需要全面認(rèn)識到安全管理的實際價值。首先,需要對所有的重要檔案進行備份,以此防止檔案丟失、檔案損壞等情況的發(fā)生,提升檔案信息管理的安全級別。其次,在應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)展開工作時,應(yīng)及時的更新系統(tǒng),若顯示該系統(tǒng)存在安全風(fēng)險,需要使用殺毒軟件,將風(fēng)險進行排除,以免出現(xiàn)不必要的安全事故。此外,應(yīng)為檔案管理人員提供參加培訓(xùn)的機會,讓他們知道在進行檔案電子化管理時,應(yīng)具備較強的安全意識,掌握各項安全保護技能,以此及時找出檔案管理漏洞,并第一時間進行處理。最后,檔案管理部門還需打造出一套應(yīng)急處理機制,結(jié)合水利檔案電子化管理的實際狀況,對時常發(fā)生的電子化管理事故進行總結(jié),最終制定出具有針對性的處理方案。在安全應(yīng)急預(yù)案上科學(xué)、可行,能夠處理好一些突發(fā)性事件,有助于水利檔案電子化管理工作的實施[3]。

      5 結(jié)束語

      綜上所述,水利檔案電子化管理,可以從根本上增強水利檔案管理的質(zhì)量以及效率,提升水利工程在經(jīng)濟效益以及社會效益上的獲取,最終推動我國水利事業(yè)的發(fā)展,讓各項民生基礎(chǔ)建設(shè)圓滿完成。此外,若想實現(xiàn)水利檔案電子化管理,需要長時間的堅持,不能遭遇一點磨難就放棄。而對于檔案管理人員來講,應(yīng)具備一定的信息化管理技術(shù),在計算機操作上較為扎實,從而可以適應(yīng)當(dāng)下電子化管理的各項內(nèi)容,使水利檔案獲得精準(zhǔn)保存。此外,水利檔案管理應(yīng)打造出相應(yīng)的系統(tǒng),利用電子化管理系統(tǒng)完成各項操作,讓檔案實現(xiàn)各部門的共享,為水利工程建設(shè)的開展提供依據(jù)。

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