淺析做好勞動保障檔案管理工作的具體路徑

陳子昂

（淶源縣勞動保障監(jiān)察大隊，河北 保定 074300）

所謂勞動保障檔案，即指勞動保障工作在各種活動中的記錄，是我國勞動保障局開展日后勞動保障工作的主要參考資料，而管理勞動保障檔案亦是維護群眾合法權(quán)益的最佳路徑之一，同時還可推動中國勞動保障工作不斷發(fā)展。

1 勞動保障檔案管理工作的作用

勞動保障檔案管理工作是中國人力資源以及社會保障機構(gòu)的關(guān)鍵組成部分，對社會經(jīng)濟不斷發(fā)展具有非常重要的價值意義。與此同時，針對勞動保障檔案管理工作具體內(nèi)容來講，其是一項非常重要的基礎(chǔ)工作，主要囊括檔案信息體制的創(chuàng)建與優(yōu)化，為人力資源管理提供相應(yīng)依據(jù)等。此外，勞動保障檔案管理和群眾日常生活聯(lián)系密切，例如企業(yè)員工下崗、職工崗位晉升以及畢業(yè)生就業(yè)等，均與勞動保障檔案存在密切聯(lián)系。眾所皆知，中國勞動保障檔案部門管理著大學生的學籍與檔案，而大學生畢業(yè)后就會使用到檔案，不但能夠為企業(yè)和單位提供大學生的真實學歷證明，而且還可為大學生崗位就業(yè)提供扎實保障。

2 勞動保障檔案管理工作面臨的問題

1）檔案管理意識薄弱。因我國勞動保障制度發(fā)展較晚，因此對檔案管理工作的了解不全面，國家政府對勞動保障檔案管理充足認識，進而就無法構(gòu)成一套完整系統(tǒng)的檔案管理制度。當前，社會各大企業(yè)僅僅將工作重點放置在勞動保障與社會保障方面，未能真正意識到勞動保障檔案管理工作具有的重要作用，所以在勞動保障檔案管理具體開展進程中仍然存有檔案雜亂的情況，導致許多重要檔案丟失。

2）檔案管理方式陳舊。在現(xiàn)代日新月異的信息化時代下，勞動保障檔案管理工作無法與高新技術(shù)脫離，然而在檔案現(xiàn)實管理進程中應(yīng)用高新技術(shù)并未普及，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、現(xiàn)代化水平較低。而且，在檔案具體管理進程中仍然選擇運用一些傳統(tǒng)落后的方法，譬如人工抄寫與紙質(zhì)儲存等方式，無法跟緊現(xiàn)代社會發(fā)展目標和發(fā)展方向。在檔案實際管理中應(yīng)用此種方法，極易導致勞動保障檔案信息的丟失與記錄錯誤。盡管某些地區(qū)勞動保障檔案已逐漸實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，然而并未能將管理工作人員與計算機及關(guān)于軟件進行有機結(jié)合，導致管理成效和管理質(zhì)量不斷降低。

3）工作人員水平較低。檔案管理工作具有極強的政治性與規(guī)范性，由此即要求管理工作人員具備優(yōu)秀的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，只有這樣，才可以做好檔案管理工作。然而在現(xiàn)實工作中，許多單位與企業(yè)在安排檔案管理工作者時十分隨意散漫，重視程度未能達到檔案管理對人員的要求，而且很多單位及企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員均不是對應(yīng)專業(yè)畢業(yè)，也未能經(jīng)過系統(tǒng)嚴格的訓練，還有一部分檔案管理人員身兼數(shù)職，無法專心開展檔案管理工作，長期下去，就會造成單位及企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作混亂，致使企業(yè)員工檔案材料不完善、不準確，進而在一定程度上對勞動保障機構(gòu)辦理員工離職、退休等相關(guān)工作形成極大困擾。

3 勞動保障檔案管理工作的具體改進路徑

1）完善健全檔案管理制度。規(guī)范標準的勞動保障檔案管理制度，是保障檔案管理工作合理化、科學化、專業(yè)化開展的基礎(chǔ)，因此必須創(chuàng)建一套完整健全的檔案管理制度。在這一制度中對檔案管理進行明確規(guī)定，確保檔案管理工作的精準化與專業(yè)化。尤其是針對部分分散材料的搜集工作，此種檔案資料因集中性比較差，所以搜集起來會面臨諸多困難，然而這部分分散性資料蘊藏著諸多寶貴資料，因此檔案管理工作人員必須秉承“寧愿錯收，不可放過”的基礎(chǔ)原則展開檔案資料的收集和整理。由此，即需創(chuàng)建起完善健全的檔案收集制度，對檔案資料的搜集作出明確清晰的規(guī)定，落實各種檔案資料的具體提取程序，確保檔案資料在提取前和提取后保持一致。另外，必須重視失業(yè)人員所對應(yīng)的勞動保障檔案管理，這針對下崗工作人員而言十分重要，會對他們未來再次就業(yè)產(chǎn)生直接影響。

2）提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)。伴隨我國勞動保障工作腳步的不斷增快，其工作內(nèi)容也在持續(xù)增加，因此檔案管理工作人員素養(yǎng)優(yōu)劣會對勞動保障檔案工作管理成效和管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。要想提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平，則應(yīng)當開展專業(yè)化、科學化管理，明確勞動保障檔案管理工作人員的具體任務(wù)及責任，而且還需要對工作人員展開專業(yè)知識與技術(shù)培訓，加強他們對我國勞動保障檔案管理工作的了解及認識，并根據(jù)自身管理經(jīng)驗展開技術(shù)溝通，從檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)對其管理工作人員展開全面指導，提升檔案管理工作人員對檔案應(yīng)有的分析能力與認知能力。其次，強化檔案管理工作人員對現(xiàn)代計算機以及管理軟件的了解與運用。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作正逐漸向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、技術(shù)化、數(shù)字化邁進，因此，檔案管理工作人員必須掌握操作計算機與管理軟件的能力，完善檔案管理工作人員的知識架構(gòu)，確保其可以熟練有效的應(yīng)用現(xiàn)代化手段與技術(shù)對勞動保障檔案展開正確管理，真正實現(xiàn)檔案入機與檔案聯(lián)網(wǎng)，如此不斷有效節(jié)省了儲存各種檔案的空間，而且還可確保檔案的真實性與完整性。利用計算機對勞動保障檔案進行管理，還可節(jié)省查詢檔案的時間，提升管理工作人員的工作質(zhì)量和工作成效，為其更好展開勞動保障檔案管理工作奠定扎實基礎(chǔ)。

3）實現(xiàn)檔案的信息化管理。由于勞動保障工作與職工就業(yè)、失業(yè)問題息息相關(guān)，而且還會對職工自身社會保障金領(lǐng)取情況產(chǎn)生直接影響，由此可見，勞動保障檔案包含大量信息，具有極強的專業(yè)性，亦是十分關(guān)鍵的參考資料，因此實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是一件急迫的事情。以往檔案資料記錄模式一般都是使用人工抄寫的方法，此種方法不但效率低，還極易出現(xiàn)書寫錯誤，無法充分保障檔案應(yīng)有的真實性以及可靠性，并且如果人工抄寫檔案資料保存時間過長，就極易出現(xiàn)字跡模糊、不清的情況，導致檔案資料與信息的丟失。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到勞動保障檔案管理工作中，是跟緊時代發(fā)展潮流的一種特殊表現(xiàn)，運用現(xiàn)代高新技術(shù)管理勞動保障檔案，能夠有效完成檔案收集、檔案整理以及檔案移交等相關(guān)工作，提升檔案管理成效和管理質(zhì)量。除此之外，將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入到勞動保障檔案管理中，不但能夠簡化查閱檔案的各個流程，而且還能節(jié)約各部門與相關(guān)領(lǐng)導查詢檔案資料的時間，提升檔案管理工作人員的工作成效以及勞動保障檔案整體利用率，充分發(fā)揮勞動保障檔案的作用和價值。

4 結(jié)語

綜上所述，勞動保障檔案管理工作與群眾利益息息相關(guān)，要想得以全面發(fā)展，則必須明確管理工作中存在的問題，并尋找到對應(yīng)解決策略?，F(xiàn)如今，檔案管理工作已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展腳步，故而必須完善勞動保障檔案管理體系、管理方法和管理手段，充分發(fā)揮檔案的社會價值與功能，只有這樣，才可把社會保障工作貫徹落實，才可有效保障人民群眾的各項利益。