淺談檔案整理工作

廖韋艷

（廣西來賓市金秀瑤族自治縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心，廣西 來賓 545799）

在檔案的收集整理方面，需要面對(duì)復(fù)雜與繁瑣的工作內(nèi)容，在這樣的背景下，想要保證資料收集整理的效率和效果就要改革傳統(tǒng)的工作模式，更新檔案管理思維，引入現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，同時(shí)不斷完善檔案收集整理制度體系，通過多層次建設(shè)體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值與作用，保證各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化和科學(xué)化。采用科學(xué)先進(jìn)的方法對(duì)檔案進(jìn)行整理以及保管，可以促進(jìn)工作的良好運(yùn)行。但是，在目前的實(shí)際工作中，檔案的整理工作存在一些問題，阻礙了檔案整理工作的順利進(jìn)行。

1 檔案整理工作存在的問題

1）檔案整理程序不規(guī)范?，F(xiàn)今，單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，是由多個(gè)部門組成的，讓工作的交接變得更加繁瑣。在工作的過程中，會(huì)有較多的檔案資料，所包含的內(nèi)容也相對(duì)比較難理解，因此，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理的工作量、工作難度也會(huì)逐漸增加，導(dǎo)致檔案整理的不完整性，加大了檔案整理工作的繁重性。在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，整理人員的專業(yè)水平較差，也會(huì)對(duì)整理工作造成影響，促使檔案整理工作不能順利進(jìn)行。

2）對(duì)檔案整理工作不夠重視。因多數(shù)單位對(duì)檔案整理工作不重視，認(rèn)為整理工作不用具備專業(yè)能力，個(gè)別整理人員報(bào)以應(yīng)付了事的態(tài)度進(jìn)行工作，沒有認(rèn)真做好對(duì)檔案資料的整理工作，致使檔案整理工作的不完善。大多數(shù)單位沒有專門的檔案整理部門，即使有也都是由其他人員身兼兩職的形式對(duì)檔案進(jìn)行整理，不具備整理檔案的專業(yè)知識(shí)，檔案整理得不徹底會(huì)讓檔案管理人員的工作壓力變大。根本原因就是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案整理工作的重視程度不夠，沒有專業(yè)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，只是通過簡(jiǎn)單整理的方式，導(dǎo)致檔案整理工作的不完整性。

3）科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用欠缺。其一，不能夠完全保證電子文檔的保密性。電子文檔相較于紙質(zhì)形式的一個(gè)重要區(qū)別在于修改之后可以不留下任何痕跡，雖然現(xiàn)在已經(jīng)陸續(xù)有了防止在源文件中修改的新型技術(shù)，但一是這種技術(shù)還沒有得到完全的普及，另外則是這種技術(shù)還存在著很多弊端，不能完全地控制文件中出現(xiàn)的安全隱患，因此，不能完全保證電子文檔的保密性與真實(shí)性。紙質(zhì)形式的文檔在修改之后會(huì)存在一定的痕跡，這就可以很好地辨別文檔是否出現(xiàn)過修改的情況，而電子文檔沒有明顯的字跡差異與痕跡，無法進(jìn)行明顯辨別。其二，在檔案管理工作中，對(duì)于相關(guān)的工作人員有著一定的要求?，F(xiàn)代化的檔案管理工作中，不僅要求工作人員需要清楚地了解傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的了解，能熟練地掌握計(jì)算機(jī)的操作，這就對(duì)檔案管理的工作人員提出了非常高的要求。

2 提高檔案整理工作的措施

1）樹立正確的管理理念。檔案管理工作的開展和完善，對(duì)于單位發(fā)展有著非常重要的意義。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化建設(shè)的重要性，樹立正確的管理理念和創(chuàng)新意識(shí)。一方面，要制定相應(yīng)的政策，投入充足的資金為檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供大力的支持，另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理和規(guī)范，構(gòu)建的人員管理機(jī)制，加強(qiáng)責(zé)任分工，為檔案管理工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理方法及模式的完善和創(chuàng)新。檔案管理人員應(yīng)該積極地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和管理模式，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合工作的實(shí)際情況和需求，建立一個(gè)高效的檔案信息管理平臺(tái)，從而提升檔案管理以及檔案查閱的效率，為工作的順利開展提供助力。

3）認(rèn)識(shí)到檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的重要性。我國(guó)大部分從事檔案管理的工作人員都存在學(xué)歷較低、專業(yè)不對(duì)口等問題，在實(shí)際的檔案管理過程中缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能作為支撐，無法將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合起來。因此，在今后的發(fā)展和建設(shè)過程中，必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)的重要性。一方面要吸納更多的高素質(zhì)檔案管理人才到檔案管理工作中，另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過開展專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)班，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，為檔案管理工作水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)該通過開辦講座的方式加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)以及管理意識(shí)的教育，促使他們?cè)趯?shí)際的檔案管理工作中，能夠自覺規(guī)范自身的行為，提升工作效率。鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而推動(dòng)檔案管理工作水平的提升以及自身的發(fā)展。

4）進(jìn)一步規(guī)范電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系。與我國(guó)不同，西方發(fā)達(dá)國(guó)家的電子文件檔案管理體系大多采用分散制，并以國(guó)家的法律、法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和政策等為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在今后的發(fā)展和建設(shè)過程中，借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家電子文件檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，結(jié)合我國(guó)電子文件檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，構(gòu)建電子文件檔案管理利用的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

5）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升電子檔案信息服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用已經(jīng)較為成熟，特別是在數(shù)字時(shí)代背景下，大眾既是信息的接受者也是信息的創(chuàng)造者和傳播者，社會(huì)信息的開放性進(jìn)一步增強(qiáng)。因此，在今后的電子文件檔案管理發(fā)展和建設(shè)過程中，必須要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要性，樹立正確的電子文件檔案管理利用理念，進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，為人們提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

3 檔案保管工作的基本要求

1）以防為主，防治結(jié)合。采用科學(xué)先進(jìn)的方式對(duì)檔案進(jìn)行保管，保證保管檔案的合理安全性。通過對(duì)檔案保管實(shí)行防治結(jié)合的措施，發(fā)現(xiàn)沒有破損的檔案，并對(duì)未損壞的檔案進(jìn)行安全保管，對(duì)需要處理的檔案也應(yīng)加以修護(hù)，從而做好保管工作。

2）對(duì)重要檔案實(shí)行重點(diǎn)保管措施。對(duì)于非常重要或者需要長(zhǎng)時(shí)間保管的檔案，需要采取相應(yīng)的措施，重點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，起到安全以及延長(zhǎng)保管時(shí)間的作用。而對(duì)于普通檔案的保管也要符合保管要求，達(dá)到兩者兼顧的目的。

3）保證檔案資料的完整性。在對(duì)檔案進(jìn)行保管的過程中，要保證檔案資料內(nèi)容的完整性，一些檔案可能涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此，需要加強(qiáng)對(duì)檔案保管工作的要求，讓保管人員對(duì)檔案保管工作更加具有責(zé)任感，從而保證檔案保管工作的有效進(jìn)行。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，檔案管理工作也顯現(xiàn)出了一些新變化，怎樣確保檔案收集整理的質(zhì)量與效率，充分體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，成為檔案工作人員必須要解決和研究的問題。檔案工作人員必須改變傳統(tǒng)的檔案收集整理方法與思想觀念，在思想更新的同時(shí)，還需要在各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)規(guī)范，引入先進(jìn)的技術(shù)手段，使得在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)擁有完整科學(xué)的信息數(shù)據(jù)作為根本依據(jù)，建立一個(gè)日益完善化和先進(jìn)性的檔案收集整理體系。