探討事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施

袁安寧

（臨沂市120急救指揮中心，山東 臨沂 276000）

在市場經(jīng)濟(jì)不斷改革的背景下，事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)改革也在不斷創(chuàng)新，智能科技信息時代的到來，對事業(yè)單位會計檔案管理工作的要求也有了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，會計檔案的保存利用價值體現(xiàn)地淋漓盡致。會計檔案管理工作的高效完成對提升事業(yè)單位會計檔案管理質(zhì)量起到有力推動作用，事業(yè)單位要不斷強(qiáng)化會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，結(jié)合會計檔案管理條例，制定科學(xué)合理的管理流程，有效提升事業(yè)單位會計檔案管理水平。

1 事業(yè)單位會計檔案工作特征

事業(yè)單位會計檔案管理工作的特征主要包含專業(yè)性強(qiáng)、信息來源廣泛以及嚴(yán)密性強(qiáng)三個方面。會計檔案主要由專業(yè)的會計憑證以及會計賬簿等內(nèi)容組成，通過專業(yè)會計人員核算可以真實反映事業(yè)單位的實際經(jīng)營情況，具有非常強(qiáng)的專業(yè)性。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，凡是涉及經(jīng)營核算的數(shù)據(jù)都會留存會計檔案，由于會計憑證、報表等信息內(nèi)容較多，會計檔案的信息來源也非常廣泛[1]。除此之外，會計檔案管理工作的嚴(yán)密性也非常強(qiáng)，會計工作人員必須要對事業(yè)單位的各項收支憑證以及數(shù)據(jù)報表進(jìn)行嚴(yán)密地核算，才能確保會計檔案能夠真實反映事業(yè)單位的經(jīng)營狀況。

2 事業(yè)單位會計檔案管理中的問題

2.1 對法律法規(guī)掌握不夠深入

目前，在事業(yè)單位會計檔案管理工作過程中，普遍存在檔案管理人員對法律法規(guī)掌握不夠深入的問題。針對會計檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)已經(jīng)逐漸完善，但是多數(shù)事業(yè)單位并沒有及時組織員工學(xué)習(xí)，導(dǎo)致制定的相關(guān)政策落實不到位，管理工作中存在較多問題。事業(yè)單位首先要正確認(rèn)識到會計檔案管理工作的重要性，定期組織管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)法律法規(guī)，實現(xiàn)規(guī)范化會計檔案管理，有效提高事業(yè)單位會計檔案管理工作效率。

2.2 管理崗位設(shè)置不規(guī)范

會計檔案管理作為反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)情況的重要管理環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員崗位進(jìn)行會計檔案管理工作。但是在實際的事業(yè)單位會計檔案管理工作中，仍存在管理崗位設(shè)置不規(guī)范的現(xiàn)象。財會人員主要負(fù)責(zé)事業(yè)單位的會計檔案管理工作，沒有專屬的檔案管理崗位以及專業(yè)的檔案管理人員，由于會計檔案管理工作具有專業(yè)性以及嚴(yán)密性等工作特征，這樣就無法滿足會計檔案管理工作的特征要求，可能導(dǎo)致會計檔案不能準(zhǔn)確真實地反映事業(yè)單位的經(jīng)營狀況[2]。

2.3 檔案管理歸屬不夠明確

多數(shù)事業(yè)單位的財務(wù)人員主要負(fù)責(zé)會計檔案管理工作，導(dǎo)致在會計檔案管理工作中頻繁出現(xiàn)檔案管理歸屬不夠明確的現(xiàn)象。為了使會計檔案的完整性以及準(zhǔn)確性得到有效提升，事業(yè)單位必須設(shè)置專門的會計檔案管理崗位，由專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)會計檔案的管理保存工作，嚴(yán)格有效地落實會計檔案保管工作，便于監(jiān)管部門在后期審計過程中進(jìn)行抽查調(diào)閱等。

2.4 基礎(chǔ)工作不夠深入

在實際會計檔案管理工作中，還存在管理基礎(chǔ)工作不夠深入的問題。會計檔案管理工作包括檔案收集、整理保管等基礎(chǔ)工作內(nèi)容。財務(wù)人員在進(jìn)行會計檔案收集整理工作時，容易出現(xiàn)憑證粘貼不牢固以及單據(jù)大量堆積等問題，導(dǎo)致會計檔案信息不完整，對后期檔案管理及調(diào)閱工作造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致會計檔案資料不能真實反映事業(yè)單位的實際經(jīng)濟(jì)收支情況。

3 事業(yè)單位會計檔案管理應(yīng)對措施

3.1 深度貫徹法律法規(guī)要求

會計檔案管理條例明確了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)管理辦法，對事業(yè)單位會計檔案管理有明確的指導(dǎo)及規(guī)范作用。事業(yè)單位要深度貫徹法律法規(guī)的要求，定期組織會計檔案管理人員進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，培訓(xùn)管理流程以及工作要點，必須全面掌握法律法規(guī)內(nèi)容，認(rèn)識到會計檔案管理工作的重要性。在實際檔案管理工作中，會計檔案管理人員也要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)要求，規(guī)范管理操作流程，促使檔案管理人員自身綜合素質(zhì)得到提升，從而高效完成事業(yè)單位會計檔案管理工作。

3.2 科學(xué)設(shè)置檔案管理崗位

目前，事業(yè)單位會計檔案管理工作包含會計報表、賬簿等多種復(fù)雜信息內(nèi)容，會計檔案作為反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)收支情況的重要憑證資料，在進(jìn)行檔案管理工作時，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)管理人員自身專業(yè)技能提升，工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，確保會計檔案數(shù)據(jù)信息真實準(zhǔn)確。因此，依據(jù)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)要求，科學(xué)合理地進(jìn)行會計檔案管理崗位設(shè)置，通過崗位培訓(xùn)促使管理人員明確自身工作職責(zé)以及提升自身專業(yè)技能，從而提高事業(yè)單位會計檔案管理工作的高效性，全面了解事業(yè)單位經(jīng)營狀況。

3.3 明確會計檔案保管歸屬

會計檔案管理條例中明確規(guī)定了檔案保管歸屬問題，事業(yè)單位會計檔案資料應(yīng)按時移交檔案管理上級機(jī)構(gòu)，可以由本單位會計檔案管理部門臨時進(jìn)行保管，但是保管年限不得超過三年。因此，事業(yè)單位應(yīng)該嚴(yán)格遵守國家規(guī)定，認(rèn)真貫徹相關(guān)法律法規(guī)，不得隨意延長會計檔案資料保管期限，確保會計檔案信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及完整性。

3.4 做好基礎(chǔ)性工作

事業(yè)單位會計檔案管理主要涵蓋檔案收集、整理保管等基礎(chǔ)工作信息內(nèi)容，會計檔案管理人員作為檔案管理基礎(chǔ)工作的實施者，在會計檔案管理工作實際進(jìn)行中，會計檔案管理人員的自身工作素質(zhì)能力是非常重要的。事業(yè)單位要制定完善的管理體系，在會計檔案管理人員上崗之前，要統(tǒng)一進(jìn)行系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，針對會計檔案管理工作的意義和重要性以及會計檔案管理工作的內(nèi)容和要點都要有全面的認(rèn)知和了解，嚴(yán)格按照檔案管理法律法規(guī)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案管理人員自身綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)，促使事業(yè)單位會計檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提升[3]。

3.5 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

在國內(nèi)市場信息化建設(shè)技術(shù)快速發(fā)展的推動下，事業(yè)單位會計檔案管理工作也逐漸朝著信息化建設(shè)方向發(fā)展。事業(yè)單位要有效結(jié)合多元化信息技術(shù)，強(qiáng)化會計檔案管理信息化建設(shè)與管理工作，大力推廣電子會計檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。同時，事業(yè)單位還需將電子信息安全管理制度進(jìn)行完善，避免會計檔案發(fā)生缺失遺漏問題，要及時對電子會計檔案進(jìn)行定期備份保存，促使檔案管理工作效率得到提升。

4 結(jié)束語

經(jīng)過以上針對事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施地探究分析，可以得出以下結(jié)論：會計檔案管理工作是反映事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收支情況的重要基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)。為了充分發(fā)揮會計檔案管理工作的有效價值，事業(yè)單位要積極完善管理制度，提升會計檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)，結(jié)合科學(xué)信息技術(shù)的應(yīng)用，促使事業(yè)單位會計檔案管理水平得到提升，為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。