郝巖巖
(菏澤市規(guī)劃管理服務中心,山東 菏澤 274000)
信息技術是事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的手段之一,事業(yè)單位在開展檔案管理工作時需要堅持與時俱進的管理理念,關注各種現(xiàn)代管理技術的應用以及靈活調整,切實實現(xiàn)信息技術與事業(yè)單位檔案管理工作之間的緊密結合,才能突破傳統(tǒng)管理模式的束縛,更好地提升檔案管理水平。經過多年發(fā)展,事業(yè)單位運用信息技術管理檔案有了長足的進步,也出現(xiàn)了一些問題,需要引起我們的重視,并采取有效對策,認真加以解決。
首先,適應社會發(fā)展的需求。在社會不斷發(fā)展過程中,檔案管理工作已經被很多事業(yè)單位所重視,逐步成為單位領導決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。新時期的檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內容,社會發(fā)展過程需要檔案管理作為一個單位的向導,指導和幫助單位更好地發(fā)展。新時期檔案管理無論是在事業(yè)單位,還是企業(yè)單位,都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發(fā)展歷史上等方方面面都有所運用。所以,檔案很大程度上推動了社會的發(fā)展,這些研究的數(shù)據(jù)對推動事業(yè)單位進步,起到至關重要的作用。并且提高檔案的管理水平,也為后續(xù)的事業(yè)單位研究提供快捷方便的全方位資料,促進事業(yè)單位工作的進一步發(fā)展。另外,提供有價值的數(shù)據(jù)。檔案工作是一項要求較為嚴謹?shù)墓ぷ?,業(yè)務性很強,為工作單位提供著很有利和有價值的數(shù)據(jù)。例如機關單位日常工作中,檔案包含了日常公書的收發(fā)、登記、運轉管理、檔案管理與保管等內容,是事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了事業(yè)單位的各項工作,有著重要的查考價值,機關領導和工作人員熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題,經常要從檔案中去查找重要的數(shù)據(jù)信息,如果檔案查到了,很多問題就可以得以解決,順利地進行工作。
在事業(yè)單位的檔案管理過程中,存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于事業(yè)單位管理層對于檔案管理不重視,對于檔案管理的制度建設沒有投入過多的精力。盡管在部分事業(yè)單位中存在檔案管理制度,但大多浮于表面,沒有真正落到實處。檔案管理人員經常將檔案資源隨意堆放,造成文件丟失。對于單位的檔案外借,沒有形成規(guī)范的外借手續(xù)。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中,檔案資料是其對日常工作的重要分析依據(jù)。雖然檔案資料有時無法直接轉換成單位的金錢財富,但是通過檔案資料所提供的信息,可以促進單位提高自我的認識。事業(yè)單位沒有充分利用好所儲存的檔案信息,整體利用率較低。
檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規(guī)以及相關政策走向有深入且獨到的理解,并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看,達到這一標準的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角,檔案管理人員整體素質參差不齊[1]。
在檔案管理工作中,檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將檔案的資料收集完整,歸檔整理好,才可以使后續(xù)的檔案管理工作順利發(fā)展,形成有價值的檔案資料。但很多單位行政管理部門不重視檔案管理的重要性,使得檔案資料收集不全或歸檔整理不到位,直接影響了單位檔案管理工作的有效價值發(fā)揮。
切實落實各項管理制度,是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面,所執(zhí)行的制度要具有先進性,事業(yè)單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化,將陳舊刻板的管理制度進行改善,特別是檔案管理制度,事關每一項具體工作,要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面,制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定,不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面,電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托,單位內部的一些文件、制度等資料,在保存一部分原始資料的基礎上,更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨,但在制度層面,還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化,哪些資料可以僅保存為電子檔案,哪些應該同時保存紙質材料,都要嚴格分類和履行。此外,如何保障電子檔案的安全性和真實性,也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn),解決這些問題并嚴格執(zhí)行,需要加強督導和考核,確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞[2]。
檔案管理工作內容復雜、系統(tǒng)性強,系統(tǒng)化和規(guī)范化是電子檔案管理系統(tǒng)的未來發(fā)展方向,需要加大這方面工作的推進力度。應該積極構建和完善電子檔案管理系統(tǒng),注重對電子檔案的科學管理。檔案管理工作人員應該堅持文檔一體化管理要求,確保電子檔案的歸檔及時、齊全完整及有效利用。
新時期,檔案的管理工作要跟上時代的步伐,做到與時俱進,檔案的管理水平會直接影響到事業(yè)單位的社會形象和檔案的質量。所以事業(yè)單位一定要積極提高檔案管理人員的專業(yè)水平。第一,培養(yǎng)管理人員的專業(yè)水平,首先要給管理人員創(chuàng)造不斷學習的機會和空間。例如事業(yè)單位可以邀請專家開展講座,對管理人員進行有針對性的講解和指導。同時,也可以讓管理人員去別的事業(yè)單位進行交流,學習先進的管理模式,提高管理人員的管理水平和綜合素質。第二,創(chuàng)新檔案的管理技術。在檔案管理的過程中,檔案人員要對管理技術進行創(chuàng)新,必須增強管理意識,要讓管理人員意識到現(xiàn)代化管理技術的重要性,并且還要定期對員工進行專業(yè)知識培訓,增強檔案的工作質量。要讓管理人員把信息化運用到檔案的整理和歸納中,保證信息資料的安全性和實用性,也為檔案的工作人員提供一個良好的環(huán)境。
為了在新時期更好地發(fā)揮事業(yè)單位的檔案管理價值,需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面,是強化服務意識,真正認識到檔案管理的工作重視度,從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變?yōu)橛涗?、供應、決策支持的服務模式,強化服務意識,在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時,都可以在檔案中尋找到相關的資料,從而確保單位運行的合理性;另一方面,需要保持競爭意識,在工作中需要強化與其他部門的合作交流,管理人員可以借助競爭意識,將事業(yè)單位檔案管理工作價值進行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標,提高檔案管理工作的自主性。
綜上所述,在新時代的發(fā)展中,檔案管理也被逐漸重視起來,所以良好的管理技術不僅可以提高事業(yè)單位的社會形象,還可以提高檔案的工作質量,能帶動事業(yè)單位的效益,對此單位還需要重視紙質檔案與電子檔案的融合管理,保證檔案管理的有效性,充分挖掘檔案價值,提高檔案管理水平。