新常態(tài)下疾控中心文書檔案規(guī)范化管理的措施探討

王向農(nóng)

（武漢市江夏區(qū)疾病預(yù)防控制中心，湖北 武漢 430200）

四十余年的改革開放，我國社會與經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會各個(gè)領(lǐng)域在這個(gè)過程中穩(wěn)步推進(jìn)。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)作為保障社會和諧穩(wěn)定、民生事業(yè)有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，其也在醫(yī)療衛(wèi)生體系改革進(jìn)程中穩(wěn)步推進(jìn)。疾控中心文書檔案是客觀記錄地方病、傳染病、職業(yè)病、公共衛(wèi)生事件處置等關(guān)鍵性文書資料，對疾控中心預(yù)防疾病、控制疾病的意義重大[1]。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，因?yàn)槎喾矫嬉蛩氐挠绊?，疾控中心文書檔案管理工作還存在一些不足，規(guī)范疾控中心文書檔案管理勢在必行。

1 建立健全文書檔案管理制度體系

疾控中心文書檔案規(guī)范化管理，管理制度體系是基礎(chǔ)所在。這就需要疾控中心針對現(xiàn)有文書檔案管理制度體系進(jìn)行全面的梳理，分析文書檔案管理制度體系存在問題的環(huán)節(jié)，同時(shí)充分考慮現(xiàn)階段文書檔案管理要求、未來疾控中心發(fā)展趨勢，嘗試去吸收借鑒優(yōu)秀企業(yè)檔案管理方面的先進(jìn)理論與經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)疾控中心文書檔案管理制度體系的優(yōu)化調(diào)整，明確文書檔案管理制度體系的細(xì)節(jié)部分，同時(shí)需要將具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保障各個(gè)環(huán)節(jié)均能夠嚴(yán)格按照管理制度體系開展工作[2]。在此基礎(chǔ)上，要想有效推進(jìn)疾控中心文書檔案管理制度體系的順利落實(shí)，還需要圍繞制度體系落實(shí)構(gòu)建一套審核體系，分別針對文書檔案管理的關(guān)節(jié)環(huán)節(jié)開展審核，基于審核進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理。

2 規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作

對于疾控中心文書檔案管理工作來說，文書工作與檔案管理工作能否進(jìn)行有效的銜接，對文書檔案真實(shí)性、規(guī)范性的影響巨大。因此，要想推進(jìn)文書檔案規(guī)范化管理，首要任務(wù)在于全面提高疾控中心文書質(zhì)量，針對文書工作與檔案管理工作的銜接進(jìn)行規(guī)范。其一，對于疾控中心各種文書的處理，需要全面按照規(guī)章制度，開展科學(xué)分類之后，按照文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開展立卷歸檔工作。其二，高度重視文書工作與檔案管理工作細(xì)節(jié)的銜接。比如，文書格式必須遵循要求，保障材質(zhì)、紙面清潔、紙張版式均需要滿足要求。在此基礎(chǔ)上，針對文書工作與檔案管理工作的銜接，還需要建立規(guī)范的制度、明確的責(zé)任劃分，從而有效保障兩者之間銜接的及時(shí)性、科學(xué)性[3]。

3 建立健全文書檔案著錄與分類號

著錄與分類號作為文書檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，由于疾控中心傳統(tǒng)的文書檔案管理工作還存在一定的疏漏，導(dǎo)致一些文書檔案管理存在著錄、分類號不規(guī)范的問題，制約文書檔案管理工作的開展。對于上述問題，疾控中心應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案規(guī)范化管理要求，針對現(xiàn)有文書檔案進(jìn)行全面的梳理，建立健全文書檔案著錄與分類號，為文書檔案規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。針對一些內(nèi)容復(fù)雜的文書檔案來說，應(yīng)當(dāng)再次進(jìn)行組卷，以便于針對存在關(guān)聯(lián)的文書檔案進(jìn)行組合，并在這個(gè)過程中針對缺少目錄、缺少頁碼的文書檔案進(jìn)行編著，為后期各項(xiàng)工作的開展奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，疾控中心還需要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求，充分結(jié)合文書檔案管理實(shí)際情況，針對文書檔案著錄細(xì)則進(jìn)行不斷的完善，針對文書檔案著錄的流程、細(xì)節(jié)、規(guī)范進(jìn)行完善。此外，分類號是文書檔案檢索的基礎(chǔ)所在，疾控中心應(yīng)當(dāng)按照《中國檔案分類法》，結(jié)合文書檔案管理工作內(nèi)容、檢索標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化建設(shè)實(shí)際，針對文書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、分類流程進(jìn)行完善，切實(shí)提升疾控中心文書檔案分類的效率與質(zhì)量[4]。

4 圍繞數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

5G商業(yè)元年的正式到來，快速推進(jìn)的5G基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，5G的影響力正在不斷提升。對疾控中心文書檔案管理工作來說，數(shù)字化建設(shè)勢在必行。盡管疾控中心也在積極推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，但相較于快速發(fā)展的信息技術(shù)來說，數(shù)字化建設(shè)存在較大的滯后性。與此同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化作為數(shù)字化管理的重要特征，直接關(guān)系到數(shù)字化建設(shè)的成果，但疾控中心文書檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中存在諸多不夠規(guī)范的地方。對于上述問題，疾控中心需要全面圍繞數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，充分結(jié)合疾控中心文書檔案管理實(shí)際，同時(shí)針對未來文書檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展趨勢進(jìn)行考量，針對數(shù)字化檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的規(guī)范，同時(shí)也需要針對數(shù)字化建設(shè)的系統(tǒng)、流程、軟件等細(xì)節(jié)部分進(jìn)行規(guī)范，保障文書檔案數(shù)字化建設(shè)能夠按照標(biāo)準(zhǔn)有序推進(jìn)。在此基礎(chǔ)上，對于文書檔案數(shù)字化管理工作的開展來說，還需要針對數(shù)字化管理的流程進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合文書檔案數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)，不斷針對文書檔案數(shù)字化管理的流程跟進(jìn)調(diào)整，保障操作規(guī)范、操作模式的統(tǒng)一。

5 提升文書檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)

疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理，檔案管理隊(duì)伍是重中之重。正如上文所述，醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的有序推進(jìn)，社會大眾健康管理理念的持續(xù)轉(zhuǎn)變，新常態(tài)下疾控中心面臨的外部環(huán)境均在不斷發(fā)生變化，對疾控中心各項(xiàng)管理工作、服務(wù)職能提出了更高的要求，再加上當(dāng)前文書檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對文書檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的要求越來越高。這就需要疾控中心高度重視提升文書檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，全面落實(shí)文書檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育工作、人才引進(jìn)工程，保障檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的有序提升，推動(dòng)文書檔案管理工作的規(guī)范化開展。首先，對于現(xiàn)有文書檔案管理隊(duì)伍來說，疾控中心應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案規(guī)范化管理要求、數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)知識、數(shù)字化文書檔案管理知識的培訓(xùn)教育工作。培訓(xùn)教育的方式應(yīng)當(dāng)盡可能采用更為靈活、多元的方式，如集體培訓(xùn)、高校委培、線上教育等，為文書檔案管理隊(duì)伍提供更多的選擇。其次，疾控中心還應(yīng)當(dāng)針對文書檔案管理崗位進(jìn)行優(yōu)化，建立科學(xué)合理的薪酬體系、晉升體系，以此來提升文書檔案管理崗位的競爭力，吸引更多的綜合型人才進(jìn)入到文書檔案管理隊(duì)伍。最后，建立健全文書檔案管理隊(duì)伍績效管理機(jī)制，將文書檔案管理工作、培訓(xùn)教育等納入績效管理工作中來，并與薪酬進(jìn)行掛鉤，以此來提升人才的積極性，從而有效推進(jìn)文書檔案規(guī)范化管理。

綜上所述，疾控中心文書檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，僅僅通過某一個(gè)方面的努力，顯然難以獲得理想效果。這就需要疾控中心充分結(jié)合工作實(shí)際、未來發(fā)展趨勢，通過建立健全文書檔案管理制度體系、規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作、建立健全文書檔案著錄與分類號、圍繞數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及提升文書檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，為疾控中心各項(xiàng)工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。