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      關于如何提升園林檔案管理實效性的探討

      2021-04-14 22:32:40楊智霞
      卷宗 2021年13期
      關鍵詞:園林管理人員資料

      楊智霞

      (四川省威遠縣園林管理所,四川 內江 642450)

      園林檔案包括投中標文件、工程文件、建設文件等多種文件類型,有紙質、視頻、圖表等多種形式,貫穿了整個園林建設的全過程。這些檔案資料對園林工作者、園林管理單位、社會和國家來說都是寶貴的資產(chǎn),不光能為其他園林項目提供參考,還具有史料價值和文化價值,因此園林檔案管理制度應該逐步完善起來,尤其是對于重大園林工程,建設過程中所產(chǎn)生的資料都應該保存起來。但園林檔案管理的水平參差不齊,導致很多寶貴資料都被損毀,因此有必要對園林檔案管理工作進行完善,全面提升園林檔案管理工作的實效性,從而使園林檔案資料能夠繼續(xù)發(fā)揮自身的價值。

      1 園林檔案管理工作中的問題

      1)檔案管理機制不完善。當前園林檔案管理過程比較隨意,缺乏專人專崗收集材料、建檔立案,導致很多材料都遭到損毀或丟失,從而造成檔案資料不夠全面的情況。另外很多資料的真實性和可信度都無法確定,很多無效資料都被當作正常資料添加到檔案中,從而造成了信息的混亂。這主要是因為園林檔案管理資金投入不到位,缺乏專業(yè)檔案管理人員,或管理人員的水平較低、意識淡薄所造成的。檔案管理機制的完善需要相關專家或經(jīng)驗豐富的工作人員的建議,從而避免機制在完善之后無法順利運用。

      2)檔案管理信息化程度不足?,F(xiàn)在是信息時代,任何紙質材料都可以備份上傳到服務器或數(shù)據(jù)庫中形成電子檔案,這樣既能防止檔案意外丟失或損毀,又方便查閱和管理。但在實際的園林檔案管理當中,受限于檔案管理員的信息化水平或資金投入力度,檔案管理的信息化程度不高,仍然以紙質材料為主,并未進行專門的備份,這樣落后的檔案管理方式在圖書館中都很難見到。這不光會影響到檔案的儲存管理,還會影響到檔案的正常使用,會為用戶帶來較差的使用體驗,而檔案一旦無法得到有效使用,就會造成極大的浪費。

      3)檔案利用率較低。園林檔案的保存并不只是為了儲存起來,而是為了給其他園林工作人員提供參考,使其能夠運用已有園林檔案中的資料,從而提升自己的工作效率。但目前很少有人會使用到園林檔案,一方面是因為查閱園林檔案的渠道較少,很難有機會找到自己需要的檔案,另一方面則是園林檔案的資料太過繁雜,如果沒有方便的查閱方式,也很難吸引到其他園林工作者來主動使用園林檔案資料。這些資料如果不被利用起來,那單方面地收集和儲存就沒有任何的意義,所以務必要解決檔案利用率低的問題,使更多人來主動使用檔案資料。

      4)檔案管理人員水平較低。園林檔案管理需要專人負責,但這個崗位的待遇并不高,發(fā)展性有限,因此只能找到部分能力較差的人員來進行管理。但檔案管理是一項需要專業(yè)知識的工作,這樣才能對檔案進行科學管理,如果管理人員的專業(yè)水平較低,又不主動學習相關技能和知識,就會導致園林檔案管理工作的低效和混亂。部分檔案管理人員甚至都并不專門負責園林檔案管理,只是兼職而已,這樣整體的檔案管理水平很難得到提升。

      2 提升園林檔案管理實效性的措施

      1)完善檔案管理機制。園林檔案管理是一項系統(tǒng)性、長期性的工作,需要構建出完善的檔案管理機制,才能確保園林檔案管理的高效開展,包括資料收集、資料分類、資料確認等工作,都要按照流程和制度進行展開,這樣園林檔案才能被合理地存檔。同時也需要撥付專項資金供園林檔案的管理工作使用,這樣才能有足夠的資源和資金支持檔案管理機制的正常運行,并防止園林檔案的損毀和丟失。相關領導也應加強對檔案管理工作的監(jiān)督,及時檢查檔案管理人員的工作成果,發(fā)現(xiàn)其中的不足,從而使檔案管理機制更加完善。對于不同類型的材料,也要區(qū)分出對應的檔案管理流程和方法,盡量使各項材料的收集和管理都有一整套流程,并要及時申請資金支持,配備齊全檔案儲存管理設備,確保檔案不會因惡劣天氣等因素而遭到損毀。

      2)加強信息化建設。如今檔案管理方面的信息技術已經(jīng)十分成熟,像公共圖書館、檔案館都會積極開展信息化建設,從而使資料的收集和查閱更加方便,并確保資料的安全。信息化建設應該成為園林檔案管理的重點工作,在信息化的過程中,需要安排專門的辦公場地,購買專業(yè)的設備,招聘有經(jīng)驗的檔案管理人員或計算機人員,使其能夠將紙質檔案全部轉化為電子檔案,還可以建設專門的網(wǎng)站,將資料放到網(wǎng)站上供所有人使用。在信息化的過程中,管理人員應按照線上閱讀方式進行分類,補全相關鏈接,優(yōu)化搜索效果,確保查閱時能夠快速準確地找到所學資料,從而將園林檔案的價值最大化地發(fā)揮出來。對于已有的檔案管理人員,也應加強信息化培訓,使其能夠掌握基本的信息技術,并將其應用到檔案管理當中。

      3)利用新媒體平臺推廣。新媒體已經(jīng)成為當今的主流傳播渠道,通過制作優(yōu)秀內容,將其放在新媒體平臺上進行傳播,可以在極短時間內吸引大量用戶的關注,從而提升品牌或機構的影響,這同樣也可以應用到檔案管理當中。提升檔案資源利用率的前提是讓有需求的用戶了解到這些檔案,除了建設專門網(wǎng)站,優(yōu)化網(wǎng)站在搜索引擎當中的排名,新媒體平臺應該成為主要宣傳平臺,檔案管理人員可以注冊個平臺的賬號,在平臺上以文字、圖片或視頻形式發(fā)布關于園林檔案的優(yōu)質內容,從而吸引更多人的觀看或閱讀,達到網(wǎng)絡傳播的目的。這樣就會有越來越多的人關注到園林檔案,其中也會有需要查閱檔案的園林工作人員,此時就可以引導他們到專門的網(wǎng)站上進行查閱,從而切實提升園林檔案的利用率,使儲存起來的園林檔案能夠得到更多人的使用。網(wǎng)絡上有很多新媒體傳播的教學內容,檔案管理人員可以積極學習,并在實踐過程中積累新媒體平臺使用經(jīng)驗,在了解平臺規(guī)則之后就可以有針對性地制作更加優(yōu)秀的內容。

      4)提升管理人員專業(yè)水平。園林檔案管理必須安排專業(yè)人員,除了從社會上招聘有經(jīng)驗的檔案管理人員之外,還可以進行內部培養(yǎng),對感興趣或具備一定檔案管理經(jīng)驗的員工進行培訓,使其快速具備園林檔案管理所需的各項技能和能力,并熟悉園林檔案管理工作的流程,在不斷的工作過程中提升自己的管理水平。另外,園林檔案管理應制定相應的管理細則,讓管理人員按照流程和規(guī)則進行管理,避免因制度不完善而導致檔案管理出現(xiàn)問題。為激發(fā)檔案管理人員的工作熱情,使其能夠更加認真和努力的對待工作,可以適當設置激勵機制,對于工作表現(xiàn)良好的員工要表揚并獎勵,也可以展開內部競聘,使有能力的員工擔任更重要的職位,從而使管理人員為獲取獎勵而不斷提升自己。

      3 結語

      隨著行業(yè)的不斷規(guī)范,園林檔案管理也越來越專業(yè)化,并且需要一定的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗,也需要專人進行負責,為提升檔案管理的實效性,通過完善檔案管理機制,加強檔案信息化建設,利用新媒體平臺推廣,提升管理人員專業(yè)水平等措施的實行,有效提升了園林檔案管理的水平,充分發(fā)揮出了園林檔案的使用價值,使園林檔案能夠被更多人查閱,并保證了園林檔案不會被輕易遺失或損壞。

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