勞動保障檔案管理中存在的問題與對策研究

王 續(xù)

（淶源縣勞動保障監(jiān)察大隊，河北 保定 074300）

勞動保障檔案管理工作中，還存在缺乏檔案管理工作意識、相關(guān)制度不完善、檔案管理方式落后等問題，這些方式不僅會給勞動保障檔案管理工作的開展帶來難度，還會造成勞動保障檔案管理工作的效果降低。因此，需要結(jié)合其存在的問題，通過制度創(chuàng)新、模式創(chuàng)新等形式，促進勞動保障檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

1 勞動保障檔案管理中存在的問題

第一，缺乏對檔案管理工作的重視。受歷史遺留問題、傳統(tǒng)管理理念等各種原因影響，目前勞動保障檔案管理工作，還存在缺乏管理工作認同、職責不明確等問題，而且還存在檔案隨意分散保管的現(xiàn)狀，這些都影響檔案保障管理工作水平的提高。同時，部分單位領(lǐng)導(dǎo)未能意識到勞動保障檔案管理工作的重要性，沒有在日常管理和發(fā)展過程中，將檔案管理工作放在應(yīng)有的位置，在加強勞動保障檔案管理經(jīng)費建設(shè)力度、支持力度等方面存在不足，進而導(dǎo)致勞動保障檔案管理工作存在許多問題。此外，在企業(yè)和相關(guān)單位全面深化改革的背景下，精簡人員編制的理念深入人心，進而也給傳統(tǒng)檔案管理體制帶來很大沖擊，部分勞動保障檔案管理工作內(nèi)容被精簡、被削弱，并且還出現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)方面的問題，這些問題導(dǎo)致檔案管理人員不能集中精力的展開檔案管理的相關(guān)工作，降低檔案管理發(fā)展的水平。第二，勞動保障檔案管理制度不完善。在檔案管理工作中，其內(nèi)容不僅是一項政策性很強的工作，還是一項規(guī)范性很強的工作，這就需要優(yōu)化勞動保障檔案管理工作制度，加強專業(yè)素質(zhì)人員培養(yǎng)，進而才能更好地勝任勞動保障檔案管理的相關(guān)工作。一些單位和企業(yè)在大管理制度建立和制定的過程中，沒有結(jié)合檔案管理工作的實際情況，優(yōu)化檔案管理制度和相關(guān)管理工作內(nèi)容，其勞動保障檔案管理工作制度出現(xiàn)隨意性較強的問題，相關(guān)單位也沒有加強檔案管理人員培訓(xùn)、培養(yǎng)等形式，提升其工作的能力。由于缺乏完善的勞動保障檔案管理制度，進而也使很多檔案材料在管理和應(yīng)用的過程中缺乏準確性、完整性、客觀性，這樣不僅影響勞動保障檔案管理工作的持續(xù)開展，還很容易出現(xiàn)檔案管理工作中，檔案年齡與身份證不一致，個人簡歷前后記錄不完整等一系列情況，這給勞動保障部門辦理職工退休以及相關(guān)工作帶來不利影響，還會導(dǎo)致其工作難度增加。第三，檔案管理工作模式單一。新時期背景下，還存在單位勞動保障管理檔案管理工作方式單一的問題，管理人員未能結(jié)合現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢和特點，加強黨管理工作模式的創(chuàng)新，還存在檔案管理工作使用人工方式的現(xiàn)象，這給提升檔案管理信息化水平、現(xiàn)代化管理工作效率產(chǎn)生不利影響。部分單位甚至沒有運用專有軟件管理勞動保障檔案管理中的相關(guān)內(nèi)容，對于一些檔案資料的傳遞、保存、記載方式，還是以傳統(tǒng)的管理方式為主，進而也影響勞動保障檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，不利于實現(xiàn)人、機器、軟件三者之間的有效融合。勞動保障檔案管理工作，在防火、防潮等方面也不夠標準，只是以不丟失、裝進袋子的工作方式和原則為主，缺乏對檔案管理工作的有效創(chuàng)新與發(fā)展。

2 勞動保障檔案管理工作創(chuàng)新的策略

2.1 提升檔案管理工作的意識

一方面，勞動保障檔案管理人員需要了解到檔案管理工作的重要性，還要堅持與時俱進的發(fā)展理念，提升對勞動保障檔案管理工作的力度，積極對檔案法規(guī)進行宣傳，這樣也能強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和各部門人員對于檔案管理工作的正確認知，促進檔案管理工作的合理開展。同時，勞動保障檔案管理工作人員還要結(jié)合勞動保障檔案管理工作存在的實際情況，明確個人在勞動保障檔案管理工作中的職責、義務(wù)等，進而才能更好地參與到日常檔案管理工作中，不斷推動檔案管理工作的可持續(xù)化開展。另一方面，在勞動保障檔案管理工作中，企業(yè)還要通過高標準的教育方式，提升勞動保障檔案管理人員在工作方面的能力與素質(zhì)，進而也能促進檔案管理工作創(chuàng)新性發(fā)展，讓其在檔案管理工作中有新的進展。

2.2 加強檔案管理制度化建設(shè)

在檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的過程中，需要加強檔案管理的制度化建設(shè)，通過系統(tǒng)有序的管理制度，能夠為勞動保障檔案管理工作提供可靠的保障。首先，在檔案管理制度建立的過程中，可以結(jié)合現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理理念，構(gòu)建檔案管理工作的制度體系或機制，要求檔案在收集、整理、應(yīng)用等方面結(jié)合檔案管理的相關(guān)制度進行，還要動態(tài)管理檔案登記、傳遞等方面的實際情況，進而才能及時了解檔案管理中存在的問題和不足。其次，在檔案管理制度化建設(shè)中，可以創(chuàng)建激勵和懲罰制度，給予工作能力較強、工作效率較高的檔案管理人員獎勵或者鼓勵，對于在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤、問題的管理工作人員，可以通過一定的教育、懲罰方式，強化檔案管理人員對于檔案管理的清晰認知，從而能夠有效樹立責任意識，不斷參與到檔案管理的工作中。最后，在建立管理制度的過程中，需要提升各部門在檔案管理工作中的交流、互動意識，可以明確各部門在檔案管理工作中的職責和義務(wù)，以及通過各部門之間信息交流、資料共享等形式，做好檔案管理工作，這樣也能讓勞動保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，快速、便捷的了解相關(guān)資料信息和內(nèi)容。

2.3 優(yōu)化檔案管理的工作模式

在社會化管理步伐不斷加快的背景下，勞動保障檔案管理工作，需要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)、現(xiàn)代化工作方式，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的工作模式。企業(yè)和相關(guān)單位可以構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，以檔案管理持續(xù)性為抓手，加強檔案管理人員的在職培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)工作，從而不斷提升檔案管理人員的信息化技術(shù)能力和檔案技術(shù)水平。檔案管理工作，可以運用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的管理理念，構(gòu)建勞動保障檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化平臺和系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息和資料進行有效的收集、檢查、檢索等，也可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺和系統(tǒng)，及時了解檔案管理工作的實際情況，促進檔案管理工作的有序開展。在檔案管理工作中，管理人員還要掌握計算機系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)庫、硬件管理的相關(guān)知識內(nèi)容，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)，做好有關(guān)檔案的系統(tǒng)收集、整理、分類、裝點、移交的工作，這樣也能防止檔案出現(xiàn)丟失、泄露的問題，提升檔案管理工作的規(guī)范化。在信息化的檔案管理工作中，也可以縮減檔案管理工作流程和時間，強化工作效率，提升勞動保障檔案管理工作的水平以及保存能力。

3 結(jié)語

為解決新時期勞動保障檔案管理工作的問題，需要在日常管理工作中，提升對檔案管理工作的意識，并且采用加大勞動保障檔案管理工作建設(shè)力度等形式，不斷將檔案管理的相關(guān)工作落實。