智慧城市建設(shè)背景下的地下管線檔案管理研究

趙 軍 宋云香

（青島市黃島區(qū)城建檔案館，山東 青島 266555）

地下管線的檔案工作落實(shí)難題體現(xiàn)在前期資料收集環(huán)節(jié)，其是立卷歸檔的前提，也是保障檔案資料健全的基礎(chǔ)。在現(xiàn)代化的智慧城建中，檔案工作的價(jià)值愈發(fā)明顯，并且在館藏規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)，相應(yīng)的管理難度隨之提升。

1 城市地下管線的檔案管理

地下管線是為維護(hù)城市基本運(yùn)轉(zhuǎn)的城建設(shè)施，科學(xué)管理地下管線，對(duì)于推動(dòng)智慧城市落成有較大的幫助。相關(guān)檔案資料包含地下管線的整個(gè)生命周期，對(duì)維護(hù)管線使用性能，有較大的幫助。在智慧城市的建設(shè)下，有關(guān)的檔案管理工作需要面臨較多的挑戰(zhàn)。具體來(lái)說(shuō)，首先，地下管線從最初的規(guī)劃到后續(xù)的施工、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)均是獨(dú)立開(kāi)展，導(dǎo)致檔案資料所屬單位較為分散，且存在未根據(jù)規(guī)定完成檔案移交，難以有效建立資料融合共享的渠道。其次，部分城市的地下管線項(xiàng)目存在歷史資料缺失的問(wèn)題，有空白事項(xiàng)，缺乏記錄的規(guī)范性，特別是新建與改擴(kuò)建的項(xiàng)目，檔案資料更新不及時(shí)，造成現(xiàn)存信息無(wú)法真實(shí)反映地下管線網(wǎng)絡(luò)。最后，法律法規(guī)方面，智慧城市的推進(jìn)趨勢(shì)下，原有的法律規(guī)章有待更新補(bǔ)充。在實(shí)踐檔案管理工作中，可能面臨無(wú)章可循的問(wèn)題。在智慧城市持續(xù)建設(shè)中，檔案管理問(wèn)題應(yīng)當(dāng)抓緊解決[1]。

2 基于智慧城市建設(shè)的地下管線檔案管理建議

受到智慧城市建設(shè)的影響，大量的城建項(xiàng)目相繼出現(xiàn)，使得需接收管理的檔案資料增多。而檔案管理是極為重要的服務(wù)性工作，完整真實(shí)的檔案資料，可以為城建決策提供參考依據(jù)，關(guān)乎一個(gè)城市發(fā)展的腳步。面對(duì)當(dāng)前的檔案工作環(huán)境，檔案館需主動(dòng)尋找優(yōu)化管理的途徑，具體如下：

2.1 爭(zhēng)取有關(guān)部門(mén)的支持

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)和有關(guān)行政部門(mén)建立協(xié)同管理的模式，使其有意愿配合檔案館的工作，為城建地下管線項(xiàng)目的檔案工作，予以有效的監(jiān)督保障。并落實(shí)有關(guān)檔案的合格證制度，邀請(qǐng)審批中心配合，借助該機(jī)構(gòu)的職權(quán)，強(qiáng)化多個(gè)部門(mén)單位的有效交流，繼而爭(zhēng)取到他方的支持與配合，增強(qiáng)和各部門(mén)的信息共享效果，尤其是參與城建規(guī)劃及建管的部門(mén)，以保障檔案資料收集工作的有效推進(jìn)。

2.2 強(qiáng)化立法與執(zhí)法力度

各地需根據(jù)我國(guó)有關(guān)城市規(guī)劃、檔案等法律規(guī)定，結(jié)合當(dāng)?shù)氐牡叵鹿芫€總體規(guī)劃方向與施工、管理現(xiàn)狀，深度剖析并制定檔案管理的規(guī)章制度，以補(bǔ)充現(xiàn)有的管理體制，為檔案管理行為有明確的參考依據(jù)。另外，應(yīng)持續(xù)增強(qiáng)對(duì)此的監(jiān)管，并添加到工程執(zhí)法的檢查事項(xiàng)，提高全面巡查的頻率，由項(xiàng)目施工的源頭起，匯總整理與移交的全過(guò)程，實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，以免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)牟僮餍袨?，保障地下管線的檔案資料，完整真實(shí)且具有保留使用價(jià)值。在接收檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格依法依章辦事，保障資料的完整性。如遇到個(gè)別建設(shè)方不交或延遲移交資料等情況，需在落實(shí)接收管理解釋的基礎(chǔ)上，理直氣壯接收資料，并完整保留有價(jià)值資料，為今后的工作推進(jìn)有較好的警示作用。為確保管線項(xiàng)目檔案與施工建設(shè)同時(shí)開(kāi)展，需在相關(guān)主管部門(mén)及檔案管理部門(mén)共同的幫助下，實(shí)行執(zhí)法檢查工作。在未根據(jù)規(guī)定收集資料的建設(shè)方，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，一定時(shí)間內(nèi)完成資料移交，如果信息遺失或虛假等情況，需給出恰當(dāng)?shù)恼囊庖?jiàn)。如果持有強(qiáng)硬的拒絕態(tài)度，需及時(shí)上報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)，按照有關(guān)規(guī)定處罰。

2.3 構(gòu)建綜合的信息系統(tǒng)

目前，國(guó)內(nèi)各地的城建檔案館為本地政府下設(shè)的主觀城建的檔案管理機(jī)構(gòu)，具體工作接收本地有關(guān)城建、永久或長(zhǎng)期保存的檔案資料，為智慧城市的建成提供決策參考信息?，F(xiàn)如今，各地的此類檔案館應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院的指導(dǎo)意見(jiàn)以及管線普查契機(jī)，構(gòu)建綜合性信息系統(tǒng)，積極完成普查活動(dòng)中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息。合理清查館內(nèi)不完整及有空白的資料，逐漸成為區(qū)域內(nèi)地下管線資料的數(shù)據(jù)共享使用中心，以適應(yīng)現(xiàn)代化城建戰(zhàn)略。同時(shí)關(guān)注本地有關(guān)項(xiàng)目的計(jì)劃安排，跟蹤了解地下管線工程的推進(jìn)情況，并積極完成有關(guān)的檔案接收任務(wù)，保證館藏?cái)?shù)據(jù)資料的及時(shí)更新，符合當(dāng)前城市的地下管線部署情況。此外應(yīng)合理化借助參與部分建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，以項(xiàng)目為根本切入點(diǎn)，進(jìn)行檔案資料的接收，避免發(fā)生檔案欠賬的情況。

2.4 提高移交中法制觀念

各地的相關(guān)主管部門(mén)和檔案部門(mén)需有效聯(lián)合，深入貫徹現(xiàn)行管理辦法及規(guī)定的實(shí)際需求，并爭(zhēng)取多個(gè)媒體渠道的支持，優(yōu)化宣傳效果，組織進(jìn)行相關(guān)的普法活動(dòng)，宣傳對(duì)象為社會(huì)總體，增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)地下管線檔案管理的重視度，使得此項(xiàng)工作獲得穩(wěn)定的群眾基礎(chǔ)及輿論條件。特別是地下管線權(quán)屬單位，應(yīng)擴(kuò)大并深化宣傳程度，主動(dòng)配合本地城建的檔案管理部門(mén)，按照基本規(guī)定及時(shí)并無(wú)償進(jìn)行資料移交，形成自覺(jué)的檔案移交觀念，維護(hù)城建檔案的完整性及真實(shí)性。在媒體宣傳中，應(yīng)合理設(shè)置推廣內(nèi)容，可包括地下管道資料的價(jià)值，以增強(qiáng)檔案管理的社會(huì)影響力。建立地下管線檔案的過(guò)程是城建地下管線工程的真實(shí)反映，是本地城市建設(shè)的歷史，不僅具備社會(huì)意義，還突顯出經(jīng)濟(jì)與科技的價(jià)值。通過(guò)完善內(nèi)在意識(shí)，配合優(yōu)質(zhì)的建設(shè)及管理業(yè)績(jī)，獲得全社會(huì)對(duì)地下管道的檔案管理全面關(guān)注，保障此項(xiàng)工作能有序進(jìn)行，發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

2.5 推動(dòng)組織協(xié)調(diào)與指導(dǎo)

縣級(jí)以上的各級(jí)政府需根據(jù)現(xiàn)狀的指導(dǎo)意見(jiàn)，嚴(yán)格執(zhí)行地下管線的所有管理職責(zé)，確保把此項(xiàng)檔案管理歸納到城建計(jì)劃中，以保證管理工作有明確的組織領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)區(qū)域性的多項(xiàng)目協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，包括燃?xì)狻㈦娏芭潘?，并主?dòng)配合進(jìn)行資料移交。相關(guān)主管部門(mén)應(yīng)秉承全方位開(kāi)展管理職能的觀念，實(shí)行聯(lián)席會(huì)議等方式，加大本地各單位的協(xié)調(diào)性，尤其是電力等各垂直部門(mén)，進(jìn)一步落實(shí)檔案移交的工作質(zhì)量。而城建檔案管理部門(mén)需保證自身在資料儲(chǔ)存及利用方面的作用，突出主觀作用，持續(xù)性更新工作觀念，改良工作模式，強(qiáng)化對(duì)本地權(quán)屬單位在檔案管理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并明晰和權(quán)屬單位之間的關(guān)系，為日后的動(dòng)態(tài)管理與準(zhǔn)確移交接收奠定基礎(chǔ)。為此，檔案館應(yīng)基于項(xiàng)目在建單位的現(xiàn)實(shí)需要，組織不定期業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并要求為建設(shè)方給出指導(dǎo)反饋報(bào)告，以便為后續(xù)的指導(dǎo)工作提供調(diào)整參考。或者在工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行辦公，落實(shí)定期指導(dǎo)。開(kāi)辦培訓(xùn)班，保證地下管道的建設(shè)方可以及時(shí)掌握目前檔案資料的編制與移送等環(huán)節(jié)的規(guī)范性要求，以解決部分工作者個(gè)人能力不足的問(wèn)題。業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作需獲得建設(shè)方的理解，有關(guān)部門(mén)人員應(yīng)形成服務(wù)理念，梳理良好的管理作風(fēng)，增強(qiáng)建設(shè)方對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的信任度，以構(gòu)建檔案管理的良性循環(huán)[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

地下管線的檔案資料是地區(qū)地下建設(shè)的信息基礎(chǔ)。在智慧城市不斷開(kāi)發(fā)建設(shè)中，應(yīng)借助高效舉措，保障建設(shè)資料及時(shí)完整移交，使得現(xiàn)代檔案資源得以有效推進(jìn)及應(yīng)用，為智慧城建項(xiàng)目予以設(shè)計(jì)決策參考。