檔案現(xiàn)代化管理問題與對策

劉迓昕

（湖北省水文水資源應(yīng)急監(jiān)測中心，湖北 武漢 610106）

1 前言

大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境下，事物之間的信息交流頻繁，每個時間節(jié)點都會產(chǎn)生大量的信息。對于任何一個企業(yè)而言，信息的處理能力是重中之重，這對企業(yè)的檔案管理就提出了很高的要求，為了適應(yīng)社會的發(fā)展，各企業(yè)努力發(fā)展檔案現(xiàn)代化管理，但是由于缺乏經(jīng)驗，存在著不少問題。

2 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

全球信息化的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的需求，各企業(yè)為了不與時代脫節(jié)，開始實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。但是想要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理并不容易，思想是人類行動的前提，受傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，部分員工無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化的管理。因此企業(yè)要加強對員工的思想教育，實現(xiàn)思想觀念的轉(zhuǎn)變，切實領(lǐng)悟改革創(chuàng)新才是事物發(fā)展的動力。

2.1 檔案管理傳統(tǒng)工作思維定式分析

想要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，首先要解決的就是思維定式問題，只有巧妙利用思維定義，才能更好地幫助檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。具體為以下幾個步驟，首先就是從國家政治層面入手，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化面向社會的服務(wù)型轉(zhuǎn)變，通過利用企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)和文化建設(shè)為檔案現(xiàn)代化管理鋪好基石；其次就是將傳統(tǒng)的檔案管理融入計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，在管理的過程中盡量找明方向，開發(fā)出新的服務(wù)模式以此來提高自身的競爭力；最后重視人才的培養(yǎng)以及企業(yè)新鮮血液的輸送，信息化的時代下，部分老員工已經(jīng)無法勝任檔案現(xiàn)代化管理的重任，因此企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)和招聘新式人才，為企業(yè)的過渡打好基礎(chǔ)。

2.2 檔案管理工作中的多種意識分析

想要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，必須要有一個清晰的思維框架，才能夠少走彎路造成不必要的損失。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理意識分析可以從以下幾個方面入手，首先就是安全合法的意識。企業(yè)之所以開設(shè)檔案管理其目的就是為了對重要文件信息進行有效保護，所以在進行檔案現(xiàn)代化管理的過程中首先要考慮的就是安全管理，例如在程序開發(fā)中融入互聯(lián)網(wǎng)安保機制，抵御外來惡意軟件的攻擊；企業(yè)只有能夠保障檔案管理的安全性才能夠?qū)崟r具體的操作，不僅如此，企業(yè)還要注意檔案現(xiàn)代化管理的合法性，嚴格按照科學(xué)的管理模式進行檔案現(xiàn)代化管理開發(fā)；其次企業(yè)要有信息制勝意識，當今的社會競爭非常的激烈，大數(shù)據(jù)的背景下信息產(chǎn)生與交換都是過去不能比擬的，掌握了重要的信息就能夠快人一步，獲得巨大的優(yōu)勢，所以企業(yè)應(yīng)該要不斷研發(fā)信息競爭的技術(shù)，加強自身內(nèi)部的信息化建設(shè)，提高自身的競爭力，不僅如此企業(yè)還應(yīng)該尋找值得信任的合作伙伴，建立信息資源共享機制，實現(xiàn)互利共贏。

3 檔案現(xiàn)代化管理策略

3.1 制定完備的檔案信息檢索系統(tǒng)

實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理首先要做的就是完善管理系統(tǒng)，其中管理技術(shù)中的信息檢索功能非常重要，信息檢索是檔案現(xiàn)代化管理的核心技術(shù)，它對收錄的信息進行規(guī)律的編排，然后輸入關(guān)鍵詞就可以直接查詢到想要的信息，極大提高了信息資源查詢的效率。如何制定完備的檔案信息管理檢索系統(tǒng)是一個非常復(fù)雜的流程，技術(shù)人員應(yīng)該從管理的流程作為切入點，注意對長期重要使用文獻的保護，擴大信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)存容量，添加信息備份技術(shù)，防止重要信息因操作不慎而丟失，加速對紙質(zhì)文獻資源的錄入，實現(xiàn)信息存儲和紙質(zhì)文獻儲備的雙重管理，為企業(yè)的重要信息資源做好安全保障。

3.2 促進檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理最重要的就是實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，由于企業(yè)檔案管理尚處在轉(zhuǎn)型過渡階段，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備都嚴重不足，企業(yè)必須加快檔案管理信息化建設(shè)的進程。在信息化建設(shè)過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該從實際出情況出發(fā)，協(xié)調(diào)各部門之間的檔案管理，吸取國外先進的檔案管理經(jīng)驗，推出全新的檔案管理方案，引導(dǎo)各部門員工積極參加企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。不僅如此，企業(yè)還應(yīng)該建立完備的檔案現(xiàn)代化管理機制，選購先進的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，保證檔案信息化建設(shè)的硬件強大。

3.3 強化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)

調(diào)查報告顯示，部分企業(yè)在開展檔案管理工作時往往沒有辦法順利地開展，這其中的因素多種多樣，主要就是因為檔案管理人員的管理水平不協(xié)調(diào)。為了應(yīng)對這一情況，企業(yè)應(yīng)該強化員工的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理能力和基本素質(zhì)，建立健全企業(yè)內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，融入國外檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)，確保自身檔案管理的科學(xué)化、合理化以及規(guī)范化，通過以上手段來提高檔案現(xiàn)代化管理的實際價值。

3.4 提高紙質(zhì)檔案的電子化進程

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理運轉(zhuǎn)的核心組成部分，他們對于企業(yè)的發(fā)展做出了巨大的貢獻，它們是企業(yè)重要的物質(zhì)財富。過去幾十年以來，老一輩的員工通過紙質(zhì)檔案上的有關(guān)案例和經(jīng)驗讓公司度過了一個有一個難關(guān)，所以文獻上的內(nèi)容對于企業(yè)的未來發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，企業(yè)在實現(xiàn)檔案信息化管理的建設(shè)中要加快紙質(zhì)檔案電子化的錄入，通過文字輸入、拍照等方式將紙質(zhì)檔案錄入到大數(shù)據(jù)庫中去，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與紙質(zhì)化檔案的對接。在進行信息錄入后，還要重視文獻的保護措施，防止因網(wǎng)絡(luò)黑客入侵等因素造成重要檔案的丟失，給公司帶來巨大的損失。

4 結(jié)束語

全球信息化的大背景下，企業(yè)實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理到檔案現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)型是必然選擇，各企業(yè)應(yīng)該通過制定完善的檔案管理規(guī)章制度、選購先進的檔案管理設(shè)施設(shè)備、強化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等手段加快自身內(nèi)部的檔案信息化管理建設(shè)進程，并且對于重要的紙質(zhì)檔案要實現(xiàn)電子化管理，以此實現(xiàn)信息資源的有效利用，提高自身競爭力。