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      促進(jìn)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

      2021-04-14 22:32:40陸榮華
      卷宗 2021年13期
      關(guān)鍵詞:電力工程電力企業(yè)檔案管理

      陸榮華

      (廣西壯族自治區(qū)百色電力有限責(zé)任公司,廣西 百色 533000)

      任何企業(yè),檔案管理都屬于一項(xiàng)非常重要的工作,在企業(yè)的檔案中不僅包含著企業(yè)過(guò)往的信息資料記錄,同時(shí)這些信息資料也對(duì)輔助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策具有非常重要的作用。就目前的檔案管理工作而言,主要內(nèi)容包括對(duì)檔案資料的整理、收集、存儲(chǔ)以及開(kāi)發(fā)等方面。檔案管理工作的重要性不言而喻。鑒于此,為了進(jìn)一步提高企業(yè)的檔案管理工作效率和工作水平,一定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況制定相應(yīng)的措施。對(duì)電力企業(yè)而言,不僅要結(jié)合自身的企業(yè)文化和企業(yè)特征來(lái)開(kāi)展檔案管理工作,同時(shí)還要將傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式互相融合,通過(guò)制定先進(jìn)的工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。

      1 電力工程檔案管理概念和現(xiàn)狀分析

      1.1 概念分析

      檔案管理工作不同于其他的工作,是一種集服務(wù)性、管理性、專業(yè)技術(shù)性為一體的多元化管理工作。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單,但是卻具有一定的綜合性和復(fù)雜性。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中,不僅要遵循相應(yīng)的管理制度來(lái)進(jìn)行管理,同時(shí)檔案管理工作的方案還要為我國(guó)的基建、生產(chǎn)和科研系統(tǒng)發(fā)展服務(wù)。一般情況下,檔案管理主要由以下幾大模塊組成:1)檔案事業(yè)規(guī)章制度;2)檔案管理體制;3)檔案系統(tǒng)工程建立;4)檔案規(guī)章制度和法規(guī);5)檔案管理體制等等。在實(shí)際的管理工作中,從事管理的人員除了要做好檔案的收集、分類整理以及保管等工作之外,同時(shí)也要對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案做好督查和補(bǔ)充工作。

      在電力工程檔案管理工作之中,為了更好地利用檔案信息,向企業(yè)提供完善的服務(wù),一般采用集中管理原則來(lái)進(jìn)行管理。鑒于此,在實(shí)際的管理過(guò)程中,務(wù)必要確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性,只有這樣,才能進(jìn)一步提升電力工程檔案管理應(yīng)用能力。

      1.2 電力工程檔案管理現(xiàn)狀分析

      經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得城市化進(jìn)程也在不斷加劇,為了更好地服務(wù)大眾,國(guó)家也加大了對(duì)電力基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入,隨著電力基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備投入量的不斷增加,導(dǎo)致我國(guó)電力工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也在飛速攀升,為了進(jìn)一步提升我國(guó)的電力企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,有必要做好電力工程檔案資料管理工作。在此過(guò)程中,相關(guān)的工作人員不僅需要記錄海量的信息數(shù)據(jù),同時(shí)承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)。電力工程檔案信息的應(yīng)用程度不僅決定了電力工程建設(shè)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的影響,同時(shí)也對(duì)電力企業(yè)完善自身的服務(wù)質(zhì)量具有重要的輔助作用。高質(zhì)量的檔案管理工作不僅可以全面反映電力工各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)存在的問(wèn)題,同時(shí)電力企業(yè)也可以根據(jù)信息來(lái)檢驗(yàn)電力工程的真實(shí)效果。由此可見(jiàn),做好電力工程檔案管理工作對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展具有非常重要的輔助作用。

      2 提高電力工程檔案管理質(zhì)量的有效措施分析

      2.1 應(yīng)用信息化技術(shù)手段來(lái)全面提升電力工程檔案管理質(zhì)量

      科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛地應(yīng)用,在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,信息化技術(shù)也有著非常廣泛地應(yīng)用。應(yīng)用信息化技術(shù),不僅可以幫助各部門(mén)、單位之間建立更為完善的文檔信息庫(kù),同時(shí)也可以有效彌補(bǔ)不同行政體系之間分工上存在的差異。這樣可以有效避免因信息覆蓋面不足導(dǎo)致的“信息孤島”現(xiàn)象。此外,應(yīng)用信息化技術(shù)還可以強(qiáng)化企業(yè)對(duì)電力工程檔案的管理和控制。舉例來(lái)說(shuō),相關(guān)的電力企業(yè)可以依據(jù)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立相應(yīng)的應(yīng)用參數(shù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu),借助該結(jié)構(gòu),可以實(shí)現(xiàn)電力工程內(nèi)容的部分隊(duì)伍外公開(kāi),對(duì)電力企業(yè)獲取大眾的意見(jiàn)和建議,提高服務(wù)質(zhì)量具有重要的作用。

      此外,應(yīng)用信息化技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電力工程的全階段管理。無(wú)論是針對(duì)電力工程設(shè)計(jì)還是竣工到后期的運(yùn)營(yíng)中,信息化檔案都可以對(duì)電力工程的運(yùn)行各項(xiàng)信息資料進(jìn)行記錄。舉例來(lái)說(shuō),目前我國(guó)一些電力部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理,并由專人負(fù)責(zé)信息資源的調(diào)取和整理工作。和傳統(tǒng)的管理模式相比,應(yīng)用這樣的檔案管理模式,一方面大幅減輕了工作人員的工作強(qiáng)度,另一方面也提高了檔案資料的管理效率,對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要的作用。同時(shí),企業(yè)還可以應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)強(qiáng)化不同部門(mén)之間的信息互通。檔案管理中最核心的內(nèi)容進(jìn)行信息資源管理和利用,但是由于不同部門(mén)之間的工作內(nèi)容和工作流程存在一定的差異,如果想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息的統(tǒng)一化發(fā)展,一定要借助信息化技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系。鑒于此,相關(guān)的電力企業(yè)應(yīng)該建立以數(shù)字化管理為核心的檔案管理體系,對(duì)部門(mén)之間的檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)模,只有這樣,才能切實(shí)解決不同部門(mén)之間檔案信息管理之間的“孤島效應(yīng)”,從而間接提高電力企業(yè)的電力工程檔案管理質(zhì)量和水平,確保電力工程得以安全的開(kāi)展和實(shí)施。

      2.2 應(yīng)用全員參與戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

      如果電力企業(yè)想要在短期內(nèi)提升自己的檔案信息化管理水平,需要采用全員參與的戰(zhàn)略。

      例如電力企業(yè)在建立信息化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中,首先需要做好對(duì)各項(xiàng)電力工程項(xiàng)目的業(yè)務(wù)梳理工作,然后在此基礎(chǔ)上對(duì)其管理體系結(jié)構(gòu)加以明確,并對(duì)不同部門(mén)的檔案管理職責(zé)加以界定。此外,檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人員還可以為不同的管理部門(mén)分配一名具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的工作人員,讓該人員輔助部門(mén)開(kāi)展檔案信息化管理工作。同時(shí),在實(shí)際的檔案管理工作中,領(lǐng)導(dǎo)的決策非常重要,如果領(lǐng)導(dǎo)人員可以意識(shí)到企業(yè)信息化檔案管理工作的重要性,并將其作為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo),就可以確保電力工程檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

      2.3 對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

      檔案管理的最終目的是服務(wù)于企業(yè),為企業(yè)決策提供相應(yīng)的信息支撐。鑒于此,電力企業(yè)需要建立一套符合自身實(shí)際發(fā)展情況的信息化檔案管理系統(tǒng),并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施電力工程檔案管理工作。

      例如應(yīng)用該電力工程檔案管理信息化系統(tǒng),工程的施工人員就可以根據(jù)單位提供的信息來(lái)查閱過(guò)往電力工程的系統(tǒng)資料,并結(jié)合過(guò)往資料對(duì)此次施工過(guò)程的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和檢驗(yàn)。和過(guò)往的工程質(zhì)量檢驗(yàn)?zāi)J较啾?,利用過(guò)往的資料進(jìn)行對(duì)比,不僅可以讓施工人員擁有明確的施工方向,同時(shí)也為后期提出相應(yīng)的整改措施具有重要的作用。同時(shí),應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)還可以確保信息資料數(shù)據(jù)的完整性,對(duì)后期的工程竣工驗(yàn)收具有一定的作用。即便在施工過(guò)程中丟失了信息數(shù)據(jù),也可以通過(guò)調(diào)取信息數(shù)據(jù)檔案來(lái)進(jìn)行查閱等等。

      3 總結(jié)

      綜上所述,隨著我國(guó)電力事業(yè)的不斷發(fā)展,我國(guó)的電力工程檔案管理水平也在不斷提高。高質(zhì)量的電力工程檔案管理工作不僅對(duì)工程建設(shè)具有重要的作用,同時(shí)也對(duì)電力企業(yè)完善信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作具有重要的輔助作用。本文主要從電力工程檔案管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及解決對(duì)策這三方面進(jìn)行分析,期望對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的輔助作用。

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