事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題及策略分析

宋 丹

（昭通市民政局，云南 昭通 657000）

檔案管理在事業(yè)單位日常工作中具有重要地位，在當(dāng)前時(shí)代背景下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。但是很多單位依然沒(méi)有充分意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，無(wú)法取得理想效果，如何推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，是事業(yè)單位管理人員需要思考和解決的問(wèn)題。因此，對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理進(jìn)行研究具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

1）降低成本，提升效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理十分困難，且需要耗費(fèi)大量人力成本、物質(zhì)成本等，而信息技術(shù)的應(yīng)用就能夠有效解決這一問(wèn)題。不僅如此，當(dāng)前事業(yè)單位也面臨著新的發(fā)展形勢(shì)，在其日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，在推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行廣泛收集、整理、歸類和分析，大大提升了工作效率，降低了人力成本。

2）便于資料收集和整理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境有著較高要求，例如要遠(yuǎn)離潮濕地區(qū)，保持氣候干燥，同時(shí)也要做好防火措施，但無(wú)論采用哪種方式進(jìn)行保護(hù)，紙質(zhì)資料在很長(zhǎng)一段時(shí)間后依然不可避免的會(huì)發(fā)生破壞。而檔案管理的數(shù)字化工作就能夠解決這一問(wèn)題，所有檔案都能夠在計(jì)算機(jī)上完成整理、收集、分類工作，提升了檔案收集質(zhì)量。

3）有助于檔案信息的傳遞共享。檔案管理的最終目的并不是為了將所有資料的都集中保存起來(lái)，而是給檔案資料使用者提供便利。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱起來(lái)十分不便，且在外借之后就很難對(duì)其進(jìn)行管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠建立信息化的檔案資料共享平臺(tái)，可以讓檔案使用者隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，并且在對(duì)其身份、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間進(jìn)行登記后，也不必?fù)?dān)心資料丟失，十分安全。事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，大大提升了工作效率。

4）便于統(tǒng)一管理。在信息化檔案管理平臺(tái)中，不同類型的檔案都被分類保存在不同的目錄或文件夾中，對(duì)于使用人員而言，只需要在檢索欄中輸入關(guān)鍵詞就能夠查找到信息，提升服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，也能夠讓檔案管理工作更好開(kāi)展。

2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問(wèn)題

1）重視程度不高。和普通單位以及企業(yè)相比，事業(yè)單位具有一定的特殊性，其發(fā)展資金主要來(lái)自國(guó)家財(cái)政撥款，在其運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不以盈利作為主要目的，而是發(fā)揮其公共服務(wù)職能。并且檔案管理工作難以充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)、社會(huì)屬性，在很多事業(yè)單位日常工作中很容易被忽略。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員思想陳舊，對(duì)新鮮事物的接受能力較差，難以充分意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，依然沿用了傳統(tǒng)檔案管理辦法。

2）檔案管理人員水平低下。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力提出了更高要求，不僅需要讓其具備專業(yè)的管理知識(shí)，還要能夠運(yùn)用所學(xué)知識(shí)去解決各種突發(fā)情況。要將事業(yè)單位內(nèi)部各部門結(jié)合起來(lái)，形成統(tǒng)一整體。但是就目前情況來(lái)看，很多檔案管理人員態(tài)度不端正、工作能力不突出，在檔案管理過(guò)程中的隨意性較強(qiáng)，難以推動(dòng)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3）檔案安全性得不到保障。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展提出了更高要求。很多文件資料泄露的主要原因在于，檔案信息化管理系統(tǒng)受到了黑客和病毒的攻擊，或是在檔案管理工作中，沒(méi)有做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。就目前情況來(lái)看，部分事業(yè)單位不管是硬件還是軟件工作都不夠到位，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入的資金不夠，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器設(shè)備都難以滿足工作需求，在應(yīng)對(duì)海量信息資料時(shí)很容易發(fā)生系統(tǒng)崩潰的問(wèn)題，并對(duì)關(guān)鍵信息沒(méi)有做好備份工作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)遺失。

3 事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

1）引進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，在推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中，必須要以現(xiàn)代化設(shè)備作為有效支撐。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作需要專門的檔案管理庫(kù)房，比較浪費(fèi)成本，且檔案收集的數(shù)量有限。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，就能夠有效解決這一問(wèn)題。事業(yè)單位管理人員要加大資金投入力度，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采購(gòu)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、攝像頭等各種硬件設(shè)施，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，可以有效提升工作效率，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，可以儲(chǔ)存海量檔案資料信息，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的局限性。

2）提升檔案管理人員專業(yè)能力。工作人員是檔案管理的主要落實(shí)者，在檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)有關(guān)人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高要求，不僅需要具備專業(yè)的管理知識(shí)，還要熟練掌握并應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件、信息化管理系統(tǒng)的操作技巧。具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，事業(yè)單位要定期開(kāi)展教育和培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，全面提升其管理技能。其次，根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，在每次培訓(xùn)完畢后要對(duì)其掌握情況進(jìn)行考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以充分調(diào)動(dòng)職工工作積極性，督促其在崗位上不斷學(xué)習(xí)和提升自我。最后，在招聘過(guò)程中，要確保檔案管理人員具備上崗資格，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格篩選。

3）提升檔案資料的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ魈峁┝溯^大便利，但與此同時(shí)也為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)。由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，在檔案管理數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中，會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)漏洞、管理不善等造成檔案資料泄露，或是被不法分子利用。因此，為了進(jìn)一步提升檔案資料的安全性，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，從技術(shù)角度來(lái)看，檔案信息化平臺(tái)建設(shè)人員要采取相應(yīng)的技術(shù)，構(gòu)建防火墻、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)等，盡可能減少黑客和病毒的攻擊。其次，要對(duì)事業(yè)單位機(jī)密文件進(jìn)行備份，如果檔案資料不慎丟失，還有備份資料，避免造成更大損失。第三，建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。建立事業(yè)單位內(nèi)部的工作網(wǎng)絡(luò)體系，將各部門聯(lián)系起來(lái)，在該平臺(tái)中，各部門都能夠?qū)n案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱和利用，提升了信息交流度和資源利用率。最后，要定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行檢查，并不斷完善系統(tǒng)。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)的更新?lián)Q代讓各行各業(yè)發(fā)展都發(fā)生了較大改變，在事業(yè)單位檔案管理中也發(fā)揮著重要作用。在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想理念，充分意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，加快創(chuàng)新腳步，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)和檔案管理的結(jié)合，提升檔案管理水平和檔案資料利用率。只有這樣，才能夠讓檔案資料管理工作更順利的開(kāi)展，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展而服務(wù)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的最大化。