提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

石珍珍

（臨沂市國(guó)家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)黨工委巡察辦，山東 臨沂 276000）

事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)所需信息的檢索。從當(dāng)前信息化發(fā)展的背景來看，如何在檔案之中快速的找到所需要的內(nèi)容與信息是事業(yè)單位檔案管理的重要目標(biāo)，也是制約事業(yè)單位發(fā)展的重要原因。希望通過本文能為相關(guān)檔案管理工作者提供相關(guān)工作參考。

1 事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的重要性

1.1 實(shí)現(xiàn)信息檢索

在信息時(shí)代下，信息檢索的實(shí)現(xiàn)不僅可以有效地提高事業(yè)單位的實(shí)際工作能力和工作效率；也可以從根本上提高事業(yè)單位的文件管理質(zhì)量。從傳統(tǒng)角度來看，檔案管理中的數(shù)據(jù)和信息檢索過程中仍然存在一些效率問題。因此，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)進(jìn)一步改善檔案檢索效率和工作能力。從綜合分析和信息檔案管理的角度出發(fā)采用數(shù)字管理方式，充分結(jié)合了能源設(shè)備和媒體來開發(fā)數(shù)據(jù)檢索，使得查找相應(yīng)人員的信息與檔案變得更加容易。

1.2 改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境

在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和管理實(shí)際文件的過程中仍然存在一些困難。但隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，通過改革與創(chuàng)新之后可以提供有效的電子文件信息輸入、減少人員工作時(shí)間、減少工作量、提高工作效率。

2 建立事業(yè)單位檔案管理信息化過程中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的管理人才

專業(yè)人才是檔案信息化建設(shè)以及管理過程中的關(guān)鍵，只有部門的人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能儲(chǔ)備，才可以有效地改善業(yè)務(wù)部門文件管理的信息化程度，提高工作效率和整體工作水平。但是，從對(duì)公共機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀的分析來看，信息人才的匱乏是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中的最大阻礙。主要原因如下：首先，事業(yè)單位的人才招聘過程受到限制，以人員為基礎(chǔ)增加專業(yè)企業(yè)的數(shù)量是困難的，對(duì)人員的能力進(jìn)行培訓(xùn)也會(huì)存在眾多問題；第二，目前大多數(shù)事業(yè)單位都專注于管理紙質(zhì)文件。盡管事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)提出了一定的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案管理提出改革與創(chuàng)新，但是由于員工的能力不高，信息化能力與檔案管理水平較差，阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。

2.2 硬件設(shè)施不足，無法為文件管理提供支撐

硬件設(shè)施主要指在建設(shè)信息化的過程中，事業(yè)單位可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理的設(shè)備。這些設(shè)備主要包括用于數(shù)字化的各種設(shè)備和工具，這是檔案信息化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。但是，從目前事業(yè)單位的實(shí)際情況來看，內(nèi)部單位資金稀缺，很難直接保證足夠的資金用于購(gòu)買存檔管理硬件設(shè)施的購(gòu)買，這也就無法滿足現(xiàn)代管理的需求。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

專業(yè)技術(shù)人員是文件管理信息化發(fā)展的重要因素，只有專業(yè)員工的不斷進(jìn)步，提高員工的綜合素質(zhì)水平和專業(yè)技能，才可以更好的在事業(yè)單位中建立信息化檔案管理。提升相關(guān)人員的專業(yè)技能可以從以下幾個(gè)方面做起。首先，對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)來說，事業(yè)單位應(yīng)增加培訓(xùn)并改善現(xiàn)有員工的基本信息操作技能的知識(shí)，提高員工的信息技術(shù)水平；第二，事業(yè)單位必須提高就業(yè)門檻，制定更嚴(yán)格的招聘要求，積極吸收外界的先進(jìn)技術(shù)人才，并提高了組織內(nèi)部的人力資源能力。加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，以有效適應(yīng)未來激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展。最后，要注意對(duì)事業(yè)單位檔案部門工作人員的綜合技術(shù)檢查。改善員工在專業(yè)知識(shí)和工作技能方面的不足，并提供符合實(shí)際業(yè)務(wù)狀況的目標(biāo)評(píng)估，以制定良好的獎(jiǎng)懲制度可以充分激發(fā)工作熱情和員工熱情，從整體角度提高檔案管理的信息化水平。

3.2 制定完善的事業(yè)單位檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)

從目前事業(yè)單位檔案信息化管理角度來看，事業(yè)單位文件管理仍處于初始構(gòu)建階段。部門領(lǐng)導(dǎo)充分重視到了檔案管理信息化的重要性，但實(shí)際創(chuàng)新與改革方向并不確定，仍然存在各種基本問題。為了提高效力事業(yè)單位中檔案部門的工作信息化的構(gòu)建。必須從設(shè)計(jì)角度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，實(shí)施統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)并構(gòu)建統(tǒng)一的系統(tǒng)和命令。根據(jù)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)和地方及有關(guān)政府的發(fā)展?fàn)顩r建立更完善的文件管理系統(tǒng)，并針對(duì)以下內(nèi)容實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的實(shí)質(zhì)性影響。事業(yè)單位用于輸入文件管理、文本定義和格式等的方法，以便充分準(zhǔn)備為公共機(jī)構(gòu)有效地檢索信息。檔案管理過程中有必要結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件和軟件的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化電子文檔數(shù)據(jù)信息，并制作存檔信息數(shù)據(jù)庫(kù)的備份副本、良好的標(biāo)準(zhǔn)，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)公共機(jī)構(gòu)中信息文件的統(tǒng)一管理，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子信息交換，全面提高檔案管理的信息能力。

3.3 提高事業(yè)單位員工的工作意識(shí)

除了技術(shù)創(chuàng)新外，還必須完善事業(yè)單位員工意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)員工檔案管理的意識(shí)，不僅可以有效地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步，而且可以有效地保證建設(shè)信息化效率，促進(jìn)了傳統(tǒng)的文件管理方法的改進(jìn)，以提高管理工作的效率。減少信息查詢時(shí)間。因此，提高事業(yè)單位員工的工作意識(shí)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)十分重要。

3.4 重視信息安全管理

在信息化發(fā)展的背景下，信息資源更方便存儲(chǔ)，閱讀過程更方便。信息資源優(yōu)勢(shì)，檔案管理在實(shí)際業(yè)務(wù)中會(huì)遇到一定程度的危險(xiǎn)性，一旦事業(yè)單位受到嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)攻擊，就會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露和資料的丟失，對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)造成重大損害。為了避免這種現(xiàn)象，事業(yè)單位必須建立檔案信息化安全部門，提高員工的安全意識(shí)，并專注于開發(fā)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，針對(duì)保護(hù)檔案數(shù)字資源進(jìn)行了優(yōu)化。其主要可以從以下幾個(gè)方面做起：首先，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源面臨著巨大的損失和盜竊風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位檔案本身是嚴(yán)格保密的文件。在文件管理系統(tǒng)的建立階段，必須標(biāo)識(shí)員工的身份并對(duì)員工打開文檔信息設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。權(quán)限設(shè)置和安全措施的使用可以有效地保護(hù)檔案，提高公共機(jī)構(gòu)建筑信息檔案管理安全性的有效性和穩(wěn)定性；第二，在機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，嚴(yán)格控制檔案內(nèi)容的打開，并定期對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的檢測(cè)和清除功能，及時(shí)消除潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，安全部門還應(yīng)定期更新防病毒程序，并及時(shí)更新病毒數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立國(guó)家檔案管理信息，不斷加強(qiáng)硬件構(gòu)造設(shè)施，防止文件損壞、保證升級(jí)文件過程中的可靠性和安全性。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著當(dāng)今信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理需要改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)必須提上日程，信息化建設(shè)成為事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的重要組成部分。信息化檔案管理提高了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的紙質(zhì)檔案管理的工作質(zhì)量，減少了外部環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)材料的實(shí)際影響，擴(kuò)大了存儲(chǔ)空間，節(jié)省了紙質(zhì)材料的保存成本。