林秀華
(河源市婦幼保健院,廣東 河源 517000)
現(xiàn)階段我國醫(yī)院單位在進行文書檔案整理時,辦公自動化起到了非常重要的作用,它不僅能夠有效避免傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題,還能夠有效提升文書檔案管理的整體質量。由此,本文主要針對辦公自動化在文書管理中的應用展開探討,詳細分析了文書檔案管理工作中存在的問題,并提出了相應的改善措施,希望能夠提供參考與借鑒。
首先最顯著的優(yōu)勢就是辦公自動化有著強大的信息處理能力。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中,工作人員一般都是借助手工操作來完成文書管理工作,在工作過程中還必須要將其完整收集,不能出現(xiàn)漏寫漏抄的狀況。工作人員在工作過程中需要保證用筆的規(guī)范性,保證字跡工整清晰,同時還需要保證統(tǒng)計結果足夠準確,但是這樣的處理過程過于費時費力。如果能夠將計算機軟件融入到文書檔案管理工作中,就能夠使得整個文書管理工作的每一個環(huán)節(jié)變得更加簡單方便。
在傳統(tǒng)的手工檔案管理過程中,由于手工管理存在一定的局限性,導致很多有效信息都長期置于文件柜內(nèi),不僅造成了資源浪費,同時還在無形中增加了查找信息的難度。在借助計算機技術進行文書管理之后,文書檔案管理工作逐漸開始由案卷級深化到文件級,由單個途徑管理轉變?yōu)轶w系管理,由檔案外部管理發(fā)展為內(nèi)外部合并管理[1]。伴隨著計算機技術的不斷發(fā)展,最終實現(xiàn)了檔案信息和載體逐漸分離利用,提供了信息橫向與縱向之間的記錄,有效提升了檔案管理工作的質量和效率。辦公自動化的應用不僅的能夠及時地針對調(diào)閱信息進行處理,有效提升查全率和查準率,還可以隨時了解和掌握檔案工作部門的實際情況、工作重點和最新信息管理動態(tài)。
相較于紙質版檔案文件,電子文件的保存會更加穩(wěn)定。對于紙質版文件而言,其耐久性其實主要是取決于纖維素的整體性質,纖維素在很多時候更容易受到破壞,比如紙質版文件在高溫、高濕、酸、堿以及氧化劑等多種狀況有可能會出現(xiàn)水解反應和氧化反應,這樣一來,稍有不慎就有可能會導致不可逆轉的損失出現(xiàn)。但是電子文件卻是不同的,伴隨著電子技術的不斷發(fā)展,電子文件設備的存儲、讀取過程變得越來越簡單,在進行文件處理的時候,用戶可以結合不同需求來選擇相應的存儲載體,比如:光盤、閃存U盤,以及大容量的移動硬盤等。以上內(nèi)存最顯著的特點就是存讀方便,存儲時間長,不易于受到環(huán)境影響,不容易受到損壞,穩(wěn)定性較強。
檔案管理過程中,工作人員常常會出現(xiàn)私存文件或者在文件傳遞過程中丟失文件的情況。傳統(tǒng)的文件傳遞都是依靠郵政系統(tǒng),但是郵政系統(tǒng)傳送信息的時間過長,同時還會受到距離的影響導致傳遞效率不高。與此同時,很多時候文件還會因為各種因素最終丟失或者延誤,對檔案人員的歸檔和檢索帶來不利的影響[2]。因此,在文書檔案管理過程中可以借助計算機信息技術加速信息的傳遞,提升文件的傳遞安全性和整體效率。
一直以來受到傳統(tǒng)模式和觀念的影響,目前很多單位還設有不同的管理部門,這對文書檔案管理的整體效果帶來了一定的影響。除此之外,不同部門之間的交流互動還不夠充分,這也是影響文書檔案管理專業(yè)度和統(tǒng)一度的重要因素。隨著社會的不斷發(fā)展,我國文書檔案管理工作也有了改善,要結合文書檔案管理工作的實際狀況,有效提升文書檔案管理效率[3]。另外,只有不斷健全文書檔案管理的相關制度,才能夠為文書檔案管理工作的科學開展提供前提和依據(jù),使得文書檔案管理工作能夠更加標準,更加規(guī)范。所以相關部門一定要不斷完善文書檔案管理的相關制度,促進文書檔案的最終統(tǒng)一管理,促進當下文書管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
在進行文書檔案管理時,為了實現(xiàn)辦公自動化的最大化價值,就需要及時明確文書管理工作的實際特點和需求,進一步統(tǒng)一文書檔案管理的技術標準,才能夠使得辦公自動化軟件中的不同性能得到充分發(fā)揮,從而進一步滿足文書檔案管理工作的需求,提升文書檔案管理工作的整體效率[4]。除此之外,還需要加強對實現(xiàn)系統(tǒng)功能的重視,進一步規(guī)范相關參數(shù)內(nèi)容,使得文書檔案管理過程中的不同工作都能夠具備一定的依據(jù),以此來提升文書檔案管理工作的安全性。
將辦公自動化充分應用于文書檔案管理中,能夠通過電子檔案的建立來提升檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的準確性。通過辦公自動化來進行文書檔案管理,能夠促進對電子檔案進行技術處理,可以推動電子檔案管理的形成。在進行電子檔案技術處理時,需要進一步完成信息接收、處理和存儲過程,以此來保障文檔的真實[5]。在經(jīng)過技術處理之后,還需要將文件檔案轉變?yōu)橹蛔x文件,不得隨意修改,否則無法保證電子文件的原始性、安全性和可靠性。另外,還需要加強信息備份和加密,以此避免資料丟失。
檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對檔案管理工作的成效有直接的影響,所以在文書檔案管理融入辦公自動化的過程中,需要不斷提升檔案管理相關人員的專業(yè)技能。相關部門要不斷加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓,幫助工作人員樹立一種終身教育的觀念,建立健全獎懲制度,提升管理人員的積極性和專業(yè)技能。只有不斷提升針對文書檔案管理人員的投入,優(yōu)化其工作環(huán)境和相關辦公設備,檔案管理工作才能夠得到保證[6]。
總之,文書檔案管理人員要想提升檔案管理工作的效率和質量,就一定要意識到辦公自動化的重要性,并將其充分應用到日常工作中,提高個人的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng),為文書檔案管理工作的高質量開展奠定基礎。