信息化背景下文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題探究

王颯颯

（天津社會(huì)科學(xué)院，天津 300191）

1 前言

信息化是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中最偉大的成就之一，在信息化技術(shù)的影響與運(yùn)用下，社會(huì)發(fā)展速度不斷加快，信息化儼然已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展中不可或缺的技術(shù)。在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，但與此同時(shí)也孕育著一些風(fēng)險(xiǎn)，如何將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化成發(fā)展動(dòng)力是信息化文書(shū)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作中往往還存在文書(shū)檔案管理意識(shí)淡薄、管理技術(shù)運(yùn)用不足、檔案管理隊(duì)伍能力水平參差不齊等常見(jiàn)問(wèn)題，這不利于構(gòu)建完備的文書(shū)檔案信息化管理體系，為此需要加快進(jìn)度來(lái)解決這些問(wèn)題。

2 做好文書(shū)檔案管理的重要性

在企事業(yè)單位中各個(gè)部門(mén)、各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生檔案信息，而且不同的工作環(huán)節(jié)也會(huì)產(chǎn)生不同的檔案信息，所以檔案管理中才會(huì)細(xì)分為文書(shū)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案等不同的類(lèi)型檔案，這些檔案對(duì)單位的發(fā)展都非常具有意義。就拿文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案中詳細(xì)記錄著各個(gè)單位中各種報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等文書(shū)資料，這些檔案資料中詳細(xì)記錄了單位中的一些重大決議、會(huì)議內(nèi)容、工作內(nèi)容等，所以必須要進(jìn)行妥善的管理，如果因?yàn)楣芾聿簧疲霈F(xiàn)信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄檔案丟失、損壞，后期將給一些工作及單位的管理等帶來(lái)很大的阻力。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度分析，除了會(huì)給大內(nèi)一些工作及管理帶來(lái)阻力以外，還會(huì)增加管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，有可能造成更多不必要的麻煩，而這些完全都是可以避免的，只是因?yàn)闆](méi)有做好文書(shū)檔案管理工作而導(dǎo)致的。

3 文書(shū)檔案在信息化要求下的問(wèn)題

3.1 檔案管理隊(duì)伍的信息化認(rèn)識(shí)與能力仍需提高

在信息化背景下，文書(shū)檔案管理必然是朝著信息化的方向去發(fā)展，而想要實(shí)現(xiàn)這一目的，必須要保證檔案管理隊(duì)伍對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)與運(yùn)用能力，但顯然很多檔案管理人員并不能夠達(dá)到這一要求。首先，在一些單位中，仍然存在檔案管理隊(duì)伍年齡架構(gòu)不合理的問(wèn)題，一些年齡大的檔案管理人員往往思想較為保守，對(duì)待單位所組織的文書(shū)檔案信息化培訓(xùn)、考核等踴躍性不足，消極的加以對(duì)待，并沒(méi)有意識(shí)到這是為了提高他們的眼界與能力，存在思想上的認(rèn)知誤區(qū)。其次，部分單位沒(méi)有建立完備的文書(shū)檔案培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)工作往往比較形式化，尤其缺少對(duì)文書(shū)檔案管理人員在信息化技能方面的培訓(xùn)。

3.2 文書(shū)檔案信息化體系仍需完善

首先，部分單位文書(shū)檔案管理硬件配套設(shè)施達(dá)不到信息化管理要求。部分單位中在文書(shū)檔案管理時(shí)缺少高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，沒(méi)有這些必要的文書(shū)檔案管理硬件配套設(shè)施，會(huì)大大制約工作效率和工作質(zhì)量，巧婦難為無(wú)米之炊。其次，文書(shū)檔案管理軟件配套設(shè)施往往也達(dá)不到要求，部分單位文書(shū)檔案管理中并沒(méi)有格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)；文書(shū)檔案管理系統(tǒng)等，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化辦公與應(yīng)用。最后，部分單位對(duì)文書(shū)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)與重視落實(shí)的并不夠，很多單位考慮到開(kāi)銷(xiāo)，往往不愿意投入過(guò)多的資金、人力、物力等到文書(shū)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中。

3.3 文書(shū)檔案信息化管理中風(fēng)險(xiǎn)隱患較高

信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，一方面提高了文書(shū)檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化、精細(xì)化發(fā)展，另一方面也增加了文書(shū)檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)，但很多單位在文書(shū)檔案信息化管理中，往往只考慮到了其優(yōu)點(diǎn)，對(duì)其存在的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知卻比較淡薄。文書(shū)檔案中詳細(xì)檔案信息與單位的發(fā)展、部分的發(fā)展、個(gè)人的發(fā)展都直接的關(guān)系，如果在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中，沒(méi)有增加必要的殺毒系統(tǒng)、防御系統(tǒng)等，很容易造成文書(shū)檔案中的信息數(shù)據(jù)被盜取、丟失，所產(chǎn)生的危害也是無(wú)法預(yù)估的。此外，不同類(lèi)型文書(shū)檔案在風(fēng)險(xiǎn)防范中，應(yīng)該有針對(duì)性的運(yùn)用不同的風(fēng)險(xiǎn)防范手段，但往往一些單位在文書(shū)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中并沒(méi)有這樣去做。

4 信息化背景下，做好文書(shū)檔案管理的具體方法研究

通過(guò)上文有關(guān)文書(shū)檔案信息化管理問(wèn)題分析可知，想要保證管理質(zhì)量，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，必須要對(duì)癥的解決文書(shū)檔案管理中問(wèn)題，只有這樣才能夠構(gòu)建完備的文書(shū)檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。

4.1 提高文書(shū)檔案管理隊(duì)伍信息化認(rèn)識(shí)與信息化應(yīng)用能力

在信息化背景下，想要做好文書(shū)檔案管理工作，就必須要保證從業(yè)隊(duì)伍的信息化運(yùn)用能力。首先，單位必須要建立完備的文書(shū)檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，這樣有利于持續(xù)提高文書(shū)檔案管理人員的工作能力，保持管理隊(duì)伍的先進(jìn)性去全面性，在培訓(xùn)過(guò)程中，尤其要注重對(duì)檔案管理人員在信息化認(rèn)知和信息化技能方面的培訓(xùn)力度，既要保證他們參與培訓(xùn)時(shí)能夠有所收獲，又要保證他們的主動(dòng)參與意識(shí)，所以在文書(shū)檔案信息化培訓(xùn)時(shí)，一定要改變以往常規(guī)的培訓(xùn)方法，要讓管理人員多動(dòng)手、多提問(wèn)題、多交流，并在培訓(xùn)中給予一些小的獎(jiǎng)勵(lì)等，提高培訓(xùn)的創(chuàng)新性。其次，進(jìn)一步優(yōu)化文書(shū)檔案管理崗位架構(gòu)，確定工作職責(zé)，要提高文書(shū)檔案管理內(nèi)部團(tuán)結(jié)能力，發(fā)揮年輕文書(shū)檔案管理思維活躍、信息化能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，讓這些年輕的文書(shū)檔案管理人員帶動(dòng)年齡大的文書(shū)檔案管理人員參與到文書(shū)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，在單位內(nèi)部營(yíng)造良好的文書(shū)檔案信息化管理發(fā)展氛圍。

4.2 建立健全文書(shū)檔案信息化管理體系

首先，想要真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展，必須要保證文書(shū)檔案管理在硬件配套設(shè)施建設(shè)上能夠達(dá)到信息化管理要求。這就要求單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，一定要根據(jù)發(fā)展需要、信息化管理需要等，拿出足夠的資金來(lái)及時(shí)購(gòu)置高速掃描儀、高拍儀等硬件配套設(shè)施，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理紙質(zhì)資料向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以方便后期對(duì)文書(shū)檔案資料的整理與保存等。其次，還要保證文書(shū)檔案管理的軟件配套齊全，要及時(shí)建立完備的文書(shū)檔案管理格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)等，保證文書(shū)檔案管理工作可以真正實(shí)現(xiàn)又線(xiàn)下操作到線(xiàn)上操作的轉(zhuǎn)換，全面提高文書(shū)檔案管理效率。

4.3 落實(shí)好文書(shū)檔案管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)防范工作

文書(shū)檔案信息化建設(shè)，雖然能夠提高文書(shū)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，但是也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，信息化技術(shù)所自帶的風(fēng)險(xiǎn)是不可避免的，所以必須要做好文書(shū)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防范與管理。這就要求，在文書(shū)檔案管理工作中，一定要在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)必要的殺毒軟件、防護(hù)軟件等，并且要定期的對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，通過(guò)這些措施來(lái)不但提高文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的安全性，避免發(fā)生檔案信息丟失、盜取等情況出現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

文章主要研究了信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題與解決方法，希望通過(guò)文章的這些內(nèi)容分析，能夠?yàn)樽龊梦臅?shū)檔案信息化建設(shè)提供到一定的啟發(fā)與參考意見(jiàn)。