檔案數(shù)字化管理與信息安全要點(diǎn)探究

王玉華

（中國石油西部鉆探工程公司，新疆 烏魯木齊 830011）

檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。就當(dāng)前情況來看，我國檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了顯著的成效，不過必須得認(rèn)清的一點(diǎn)，那便是簡單的數(shù)據(jù)化并不完全是數(shù)字化，因其無法將檔案價(jià)值有效發(fā)揮出來，所以在大數(shù)據(jù)背景之下，若是依然使用傳統(tǒng)方式來對海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與利用的話，數(shù)字化檔案是無法有效發(fā)揮出其價(jià)值的，數(shù)字化檔案需要數(shù)據(jù)化才能發(fā)揮出其價(jià)值。為此，大數(shù)據(jù)下的企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作自然需要及時(shí)優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足大數(shù)據(jù)背景下的需求，充分發(fā)揮出其價(jià)值。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性分析

從宏觀的角度上分析，強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以滿足用戶的實(shí)際需求，也可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享目標(biāo)。第一，開展檔案管理工作主要的目的就是為了能夠滿足用戶的實(shí)際需求，提升信息查閱以及收集的便利性。在傳統(tǒng)檔案服務(wù)中，提供信息的方式大多以紙質(zhì)材料以及圖片材料等為主。而近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，人們對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，能夠借此技術(shù)來獲得更多的資源信息。所以，深入推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，可以滿足用戶的具體要求，提升檔案管理效率。并且，人們也可以通過數(shù)字化、智能化的形式，獲得更多的檔案信息，大大促進(jìn)了檔案利用率的提高。第二，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享目標(biāo)。對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要資源信息獲取渠道的當(dāng)代人來說，如若沒有數(shù)字化檔案作為支撐，人們則無法在短時(shí)間內(nèi)快速檢索以及收集到檔案信息，無法滿足自身的實(shí)際需求。而通過強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，則可以有效改變這一現(xiàn)狀，讓實(shí)體化的內(nèi)容朝著內(nèi)容化方向轉(zhuǎn)變，由原來紙質(zhì)型的材料轉(zhuǎn)化為電子形式的材料，大大提升了檔案信息的整體價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。

2 檔案數(shù)字化管理與信息安全要點(diǎn)

2.1 創(chuàng)新檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，大數(shù)據(jù)技術(shù)對當(dāng)今社會(huì)各個(gè)方面和領(lǐng)域造成了影響，電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新一代媒體在企業(yè)也得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作在實(shí)施過程中，也可以積極借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來有效實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。在創(chuàng)新檔案管理模式的考量時(shí)，一方面，企業(yè)可以有意識的擴(kuò)大數(shù)據(jù)量。數(shù)字化使得檔案保存不需要再占用過多的空間，而且儲存起來也更加的方便，企業(yè)可以將價(jià)值不高的檔案也收集保管起來，以便有效提升數(shù)據(jù)采集完整性與全面性。另一方面，則可以積極借助于現(xiàn)有成熟技術(shù)，推動(dòng)檔案朝著數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變，在這一過程中，要加強(qiáng)注重?cái)?shù)字化工作，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。如面對文本類的檔案，便得全文輸入，而不是簡單的輸入一些關(guān)鍵詞與標(biāo)題。不過因?yàn)槿妮斎牍ぷ髁窟^大，所以企業(yè)可以借助于已經(jīng)十分成熟的OCR技術(shù)來進(jìn)行自動(dòng)掃描與識別，從而轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化格式；對于一般圖片類檔案，則可以將其圖像展示內(nèi)容進(jìn)行文字標(biāo)注，同時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，做好歸類，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息數(shù)據(jù)化，從而進(jìn)一步提升檔案管理效率。

2.2 智能操作與安全保障同行

提高時(shí)效、方便快捷是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目的之一。當(dāng)前，多個(gè)智能化操作系統(tǒng)的升級和先進(jìn)設(shè)備的更新?lián)Q代使一些實(shí)際中的操作發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、新舊版本不匹配等問題。企業(yè)檔案由于其內(nèi)在資源信息的特殊重要性，所以在保存和查閱時(shí)會(huì)受到格外的安全保護(hù)。在電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)、制造、傳遞、交換、共享等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息管理單一的突破和安全一體化動(dòng)態(tài)儲存和管理，要不斷地實(shí)現(xiàn)和檢測，確保能夠更好地進(jìn)行操作，要讓智能操作設(shè)備和技術(shù)在安全保障的前提下推行，這樣才符合數(shù)字化建設(shè)最初的出發(fā)點(diǎn)和質(zhì)的要求。同時(shí)，在與各個(gè)科室與部門交接工作和內(nèi)容時(shí)，要增強(qiáng)其溝通性，確保人員的保密性和安全性。對于相對應(yīng)的問題，要建立暢通的信息溝通渠道和交流渠道，進(jìn)而增加其相互溝通協(xié)調(diào)的有效性，保障相關(guān)檔案信息的安全正確和完整高效性，這樣既可以提高工作效率，又可以提高資源溝通的水平。智能操作符合企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的理念和具體實(shí)施方法，但我們要有群體受眾性，面向的是單位的整體人員，這涉及多個(gè)部門，不同程度的接受者。所以，在設(shè)計(jì)板塊和具體操作上要讓企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)更加清楚明晰，方便操作，這樣才能讓智能化推動(dòng)時(shí)效性。此外，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，對于單位年長的群體，要設(shè)置圖形圖表操作流程，增強(qiáng)其對數(shù)字化發(fā)展的認(rèn)同，以實(shí)際操作去實(shí)現(xiàn)真正的安全高效。針對原先相關(guān)部門對企業(yè)檔案相關(guān)手續(xù)的步驟和操作進(jìn)行簡化和統(tǒng)一，減少不必要的多個(gè)審批流程和檔案工作人員的查閱檔案的時(shí)間和程序。這些實(shí)際過程的改善和提升能夠更好地讓智能化操作與安全保障同行，共同推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)技術(shù)保障，確保信息安全

大數(shù)據(jù)時(shí)代，給檔案館帶來了無限機(jī)遇和發(fā)展，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。使用大數(shù)據(jù)需要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持，而互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放的空間，存在眾多木馬病毒，極易導(dǎo)致檔案館數(shù)據(jù)丟失和個(gè)人隱私的泄露，存在安全隱患。為了確保檔案館的安全性，可以充分積極推動(dòng)電子化識別技術(shù)的使用，確保各項(xiàng)檔案信息的安全。數(shù)字化檔案館是以大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，而大數(shù)據(jù)又派算出物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算的各種各樣的信息技術(shù)，因此建設(shè)數(shù)字化檔案館需要充足的技術(shù)支撐。例如，在構(gòu)建數(shù)字化檔案館時(shí)，云平臺可以成為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要基石，為資料儲存和備份提供可能，同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)也可以滲透到檔案資料的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，為檔案收集、管理和預(yù)測提供充足的技術(shù)支撐。有助于實(shí)現(xiàn)檔案的智慧化識別、定位、跟蹤和管理，為共建共享檔案服務(wù)提供必要技術(shù)支撐。

2.4 建設(shè)信息化人才隊(duì)伍

加強(qiáng)企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是數(shù)字檔案資源體系建設(shè)的保障。一方面對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)，以網(wǎng)絡(luò)在線流程替代傳統(tǒng)紙質(zhì)流程，將檔案日常業(yè)務(wù)的辦理集中在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行。另一方面引進(jìn)具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，尤其是數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)分析方面的人才，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)歸檔接口的建設(shè)管理，以及檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案人員由資料保管員向信息資源整合者的轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)語

綜合而言，在檔案信息建設(shè)階段，為了能夠與時(shí)代發(fā)展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數(shù)字化方向邁進(jìn)，很大程度上促進(jìn)了建設(shè)效果的提升。但與此同時(shí)，檔案信息資源也變得越來越煩瑣，存在的問題日益增多。對此，在今后的發(fā)展階段，相關(guān)部門務(wù)必要強(qiáng)化重視，全面提升檔案管理人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，樹立良好的數(shù)字化意識，健全檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制，加大優(yōu)化和改進(jìn)力度。