項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)中的應(yīng)用研究與探討

【摘要】隨著現(xiàn)代社會(huì)文明的不斷進(jìn)步，人們對文化知識(shí)的需求不斷增加，作為人們獲取文化知識(shí)的主要場所，越來越多的圖書館把閱讀推廣作為新時(shí)期的常態(tài)化工作，有效推動(dòng)了我國全民閱讀的發(fā)展。但受我國傳統(tǒng)職能部門結(jié)構(gòu)的影響，導(dǎo)致公共圖書館在開展閱讀活動(dòng)中出現(xiàn)了許多管理方面的問題，影響了活動(dòng)的質(zhì)量，為了解決這些問題，本文針對項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)中地應(yīng)用以及注意事項(xiàng)進(jìn)行研究和探討。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理；圖書館；閱讀活動(dòng)；應(yīng)用

【中圖分類號(hào)】G252.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1007-4198（2021）04-214-03

【本文著錄格式】鄭美玉，項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)中地應(yīng)用研究與探討[J].中國民族博覽，2021，02（04）：214-216.

引言

公共圖書館作為公益文化單位，雖然與讀者之間不具有直接的經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系，但其公益服務(wù)所取得的社會(huì)效益卻是政府對財(cái)政投入的重要考核標(biāo)準(zhǔn)，公共圖書館在開展閱讀活動(dòng)中要尤其重視對活動(dòng)成效的落實(shí)，這就要求圖書館在開展閱讀活動(dòng)的過程中加強(qiáng)活動(dòng)管理，如何更好地進(jìn)行閱讀活動(dòng)的管理，是圖書館需要考慮的問題。研究表明，在有限的時(shí)間、資金及資源環(huán)境下，項(xiàng)目管理是圖書館工作獲得成功的基礎(chǔ)[1]，它可以帶來以下益處：花費(fèi)更少的精力和時(shí)間來做更多的工作，發(fā)現(xiàn)人才，培養(yǎng)人才，最大化地發(fā)揮館員的自身優(yōu)勢，管理者可以更好地決策，促進(jìn)館員的溝通與合作，從而提升圖書館的服務(wù)和管理水平，實(shí)現(xiàn)圖書館管理規(guī)范化。

一、公共圖書館閱讀活動(dòng)的現(xiàn)狀

根據(jù)文旅部網(wǎng)站2017-2019年發(fā)布的“統(tǒng)計(jì)公報(bào)”數(shù)據(jù)顯示，全國3100多家公共圖書館每年為讀者舉辦各種活動(dòng)十幾萬場次，2019年參加活動(dòng)的讀者達(dá)1億多人次（圖1），總流通人次每年以10%左右增長，2019年流通人次達(dá)9億多人次、書刊文獻(xiàn)外借達(dá)6億多冊次（圖2）。

近年來，公共圖書館在閱讀推廣方面持續(xù)發(fā)力，公共圖書館每年開展的讀者活動(dòng)數(shù)量以及讀者參與范圍均呈現(xiàn)逐年上升趨勢，圖書館的流通人次和書刊文獻(xiàn)外借冊次也均有所提高，越來越多的人關(guān)注閱讀，走進(jìn)圖書館，利用圖書館。

但公共圖書館閱讀活動(dòng)在經(jīng)費(fèi)、人員等方面處于相對弱勢，閱讀活動(dòng)開展受到限制。由于經(jīng)費(fèi)不足，往往一再壓縮閱讀活動(dòng)宣傳、技術(shù)設(shè)備、獎(jiǎng)品、評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)的費(fèi)用，使得活動(dòng)無法達(dá)到預(yù)期的效果；人員不足，很多公共圖書館無法設(shè)置專門的閱讀活動(dòng)部門或團(tuán)隊(duì)，閱讀活動(dòng)的具體執(zhí)行均由圖書館相關(guān)部門的工作人員兼職負(fù)責(zé)，他們從繁瑣的事務(wù)中抽身出來組織閱讀活動(dòng)，時(shí)間和精力都很有限，難以開展閱讀活動(dòng)的研究和提升館員業(yè)務(wù)水平，從而限制了活動(dòng)的深入開展；另外，沒有專業(yè)、統(tǒng)一的閱讀活動(dòng)指導(dǎo)和衡量閱讀活動(dòng)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，往往只注重活動(dòng)開展的數(shù)量，卻忽視活動(dòng)效果的評(píng)價(jià)的科學(xué)評(píng)價(jià)體系。這就很難促進(jìn)閱讀活動(dòng)在形式上、種類上的創(chuàng)新和服務(wù)質(zhì)量上的提升，導(dǎo)致無法引起讀者的興趣、吸引非閱讀群體加入到閱讀群體中來。

二、項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)中的作用

項(xiàng)目管理是管理者為實(shí)現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目工作而實(shí)行的計(jì)劃、實(shí)施、檢控、評(píng)價(jià)過程，其具有目標(biāo)性、一次性、周期性和系統(tǒng)性等特點(diǎn)[2]，劃分為啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、總結(jié)五個(gè)流程和項(xiàng)目管理的整體、范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、采購、風(fēng)險(xiǎn)九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。目前公共圖書館閱讀推廣活動(dòng)大量開展，但現(xiàn)在的圖書館閱讀活動(dòng)具有與之前傳統(tǒng)的服務(wù)完全不一樣的特點(diǎn)， 比如大型閱讀推廣活動(dòng)對管理者提出了活動(dòng)策劃與實(shí)施保障的管理要求，日?；拈喿x推廣要求管理者對場地、設(shè)備、人力資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃[3]。項(xiàng)目管理相較于傳統(tǒng)管理可以避免許多傳統(tǒng)管理的弊端，在閱讀活動(dòng)中合理地使用項(xiàng)目管理除了可以花費(fèi)最少的資源來完成目標(biāo)，讀者能盡快找到自己的閱讀需求，管理者更容易管控，還能實(shí)現(xiàn)人員更加合理地分配工作，館員更加明確自己的工作范圍和目標(biāo)，激發(fā)創(chuàng)新思維，進(jìn)而高效地的完成工作任務(wù)，讓館員在活動(dòng)中收獲經(jīng)驗(yàn)。

（一）增強(qiáng)閱讀活動(dòng)的協(xié)調(diào)性

在開展公共圖書館的閱讀推廣活動(dòng)中，因一項(xiàng)活動(dòng)很難完全由一個(gè)部門單獨(dú)完成，因此在其閱讀活動(dòng)展開的過程中需要依靠多個(gè)職能部門共同完成。在傳統(tǒng)的管理模式之下，每個(gè)職能部門往往僅完成本部門所涉及的內(nèi)容，但與其他部門之間缺乏溝通交流，導(dǎo)致閱讀推廣活動(dòng)缺乏連貫性、整體性，遇到范圍梳理不清或交差的工作會(huì)互相推諉，進(jìn)而影響到活動(dòng)的成效。而在項(xiàng)目管理模式下，通過利用項(xiàng)目管理理論和方法對閱讀活動(dòng)開展過程予以指導(dǎo)，在活動(dòng)啟動(dòng)前就統(tǒng)籌館內(nèi)外人員和資源成立項(xiàng)目組，進(jìn)行小組分工，確定項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人和小組負(fù)責(zé)人，在活動(dòng)實(shí)施過程中有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的全局把控，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，促進(jìn)了成員之間的互助、合作，提高隊(duì)員的工作效率，從而同心協(xié)力地完成活動(dòng)目標(biāo)。這就相當(dāng)于把全館的人力資源、設(shè)備資源、資金等根據(jù)閱讀活動(dòng)的需要進(jìn)行了重新組合，充分發(fā)揮館員特長，使得各個(gè)部門之間的聯(lián)系加強(qiáng)，從而增強(qiáng)活動(dòng)的協(xié)調(diào)性。

（二）提高閱讀活動(dòng)的可行性

傳統(tǒng)的公共圖書館閱讀推廣模式雖然活動(dòng)目標(biāo)清晰，但是其對于目標(biāo)的制定缺乏全面化的考量，在活動(dòng)推廣過程中也缺乏嚴(yán)格的把控，對其實(shí)施實(shí)際效果未予以明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，這就使得活動(dòng)目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)存在著一定的難度。而圖書館的很多閱讀活動(dòng)都具有目標(biāo)性、臨時(shí)性、周期性、系統(tǒng)性、資源（人、物、力等）有限等項(xiàng)目化的特點(diǎn)，若使用項(xiàng)目管理模式進(jìn)行管理，除明確的任務(wù)目標(biāo)和項(xiàng)目組成員任務(wù)分工外，在項(xiàng)目開展過程中還會(huì)將目標(biāo)進(jìn)行分支、細(xì)化，并且根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況予以記錄，通過評(píng)估，作出相應(yīng)的調(diào)整，這不僅使活動(dòng)結(jié)果得到保證，還使得后續(xù)對其進(jìn)行優(yōu)化的過程可以獲得數(shù)據(jù)資料的支持，從而保證了閱讀活動(dòng)順序開展的可實(shí)行性，實(shí)現(xiàn)用最優(yōu)質(zhì)、最快速、低成本完成活動(dòng)目標(biāo)，最大限度地降低工作中資源的浪費(fèi)。

三、項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)中的流程

我國公共圖書館在閱讀推廣活動(dòng)中引入項(xiàng)目管理的方法并不一定需要在全環(huán)節(jié)中照搬套用，更多情況下需要從環(huán)節(jié)創(chuàng)新的角度對項(xiàng)目管理的基本理念進(jìn)行靈活運(yùn)用[4]。項(xiàng)目管理在圖書館閱讀活動(dòng)中的流程主要有以下4個(gè)階段：

（一）初始階段

閱讀活動(dòng)項(xiàng)目的初始階段作為首要階段可以起到?jīng)Q定最終結(jié)果的重要地位，確定項(xiàng)目初步計(jì)劃、明確項(xiàng)目的整體目標(biāo)和范圍，對項(xiàng)目成員的分工進(jìn)行初步的明確，本階段涉及項(xiàng)目范圍的知識(shí)領(lǐng)域，即閱讀活動(dòng)涉及的資源、人員、目標(biāo)人群范圍，其輸出結(jié)果有活動(dòng)計(jì)劃方案、指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、確定活動(dòng)目標(biāo)人群等。初始階段最主要內(nèi)容是進(jìn)行活動(dòng)的可行性研究與分析，對讀者的需求進(jìn)行分析，現(xiàn)代讀者對于閱讀往往有更加多元化的需求，為了提高讀者的閱讀體驗(yàn)，把握讀者的需求極其具有必要。因此，在活動(dòng)初始階段就應(yīng)明確活動(dòng)的目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)向讀者進(jìn)行閱讀推廣為重點(diǎn)，并提供科學(xué)合理的評(píng)價(jià)方法，以便活動(dòng)結(jié)束后能對其進(jìn)行評(píng)估。

（二）計(jì)劃階段

計(jì)劃階段是通過對活動(dòng)的范圍、任務(wù)分解、資源分析、成本預(yù)算、人員安排等制定一個(gè)科學(xué)完整的計(jì)劃，能使活動(dòng)團(tuán)隊(duì)的工作有序地開展。計(jì)劃編制是比較復(fù)雜的階段，因?yàn)楹罄^的實(shí)施階段需要嚴(yán)格按照計(jì)劃來進(jìn)行實(shí)行?；顒?dòng)項(xiàng)目啟動(dòng)后，就要確定活動(dòng)的內(nèi)容形式是什么，分為幾個(gè)小組，由誰來完成，要多長時(shí)間完成，預(yù)算需要多少費(fèi)用，這些都要有完成的計(jì)劃安排。比如公共圖書館“世界讀書日”閱讀活動(dòng)項(xiàng)目，在確定閱讀推廣為目標(biāo)后，可以分為圖書推薦講座、讀書會(huì)、朗誦會(huì)、故事會(huì)等項(xiàng)目小組，確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及小組成員，安排完成時(shí)限，測算活動(dòng)費(fèi)用。依照計(jì)劃，我們在實(shí)施過程中，就可以有條不紊地進(jìn)行，使后面的工作不會(huì)偏離既定的目標(biāo)，能更準(zhǔn)確地指導(dǎo)項(xiàng)目工作。項(xiàng)目管理是閱讀活動(dòng)管理的一種手段，通過這種方式，使圖書館的資源、人員等配置更為科學(xué)合理，在活動(dòng)實(shí)施過程中，計(jì)劃可以根據(jù)具體實(shí)施情況進(jìn)行不斷修改完善。

（三）實(shí)施階段

實(shí)施階段是閱讀活動(dòng)的執(zhí)行過程。當(dāng)前期準(zhǔn)備工作完成后，便可以進(jìn)入實(shí)施階段。實(shí)施中，要重視項(xiàng)目信息的溝通，及時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息，定期報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度，有利開展項(xiàng)目控制，保證活動(dòng)質(zhì)量。活動(dòng)的實(shí)施階段是占用時(shí)間與資源最多的部分，實(shí)施階段需要根據(jù)活動(dòng)管理計(jì)劃進(jìn)行，要了解所要完成的所有項(xiàng)目小組內(nèi)容、工作進(jìn)度、宣傳質(zhì)量等與閱讀活動(dòng)有關(guān)的各個(gè)內(nèi)容。實(shí)施階段又主要分為兩個(gè)階段：項(xiàng)目的執(zhí)行和控制階段。項(xiàng)目的執(zhí)行和控制是同時(shí)開展的，項(xiàng)目執(zhí)行是對活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行實(shí)踐，而控制方面則是為輔助執(zhí)行而進(jìn)行的，比如：實(shí)際活動(dòng)是否符合計(jì)劃，資金花費(fèi)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，人員是否遵守安排，計(jì)劃進(jìn)度效率如何，執(zhí)行中出現(xiàn)的問題及應(yīng)對方法，這都是應(yīng)在執(zhí)行過程中及時(shí)了解，并實(shí)時(shí)準(zhǔn)備相應(yīng)措施來保證活動(dòng)的順利開展。

（四）收尾階段

一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目要有完整而有效的收尾過程，這不僅是對當(dāng)前活動(dòng)項(xiàng)目有關(guān)材料的完整歸檔，對項(xiàng)目相關(guān)人員的交代，更是以后開展活動(dòng)的重要財(cái)富。收尾工作主要是做好活動(dòng)項(xiàng)目的總結(jié)與評(píng)價(jià)工作，如對項(xiàng)目各階段的實(shí)施情況，讀者體驗(yàn)，以及收益耗資等等，這個(gè)總結(jié)不僅是由圖書館項(xiàng)目相關(guān)人員完成，也要由讀者方進(jìn)行總結(jié)，并對活動(dòng)成效進(jìn)行評(píng)估。這樣，能為圖書館今后開展閱讀活動(dòng)提供一個(gè)可參考的方案。

四、項(xiàng)目管理在公共圖書館閱讀活動(dòng)實(shí)踐應(yīng)用中的注意事項(xiàng)

項(xiàng)目管理的方法和流程在公共圖書館閱讀活動(dòng)中地應(yīng)用并不是生搬硬套，而應(yīng)該理論聯(lián)系實(shí)際，根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)靈活運(yùn)用，主要注意以下幾個(gè)方面：

（一）注重閱讀活動(dòng)的創(chuàng)新性

近年來，創(chuàng)新性一直是廣受圖書館閱讀活動(dòng)領(lǐng)域追求的熱點(diǎn)問題，究其原因是不斷創(chuàng)新的閱讀活動(dòng)可以為傳統(tǒng)的閱讀活動(dòng)注入新的動(dòng)力，為讀者帶來更加優(yōu)質(zhì)的文化體驗(yàn)。但傳統(tǒng)的圖書館閱讀活動(dòng)管理模式中，領(lǐng)導(dǎo)的想法和意見幾乎完全左右項(xiàng)目的運(yùn)行，對于項(xiàng)目的協(xié)調(diào)與控制完全依靠等級(jí)式的管理逐級(jí)下達(dá)，而項(xiàng)目的具體落實(shí)人員卻無法將其對于項(xiàng)目的意見及時(shí)、全面的反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，而這些項(xiàng)目的執(zhí)行人員往往擁有更多的創(chuàng)新意見。而領(lǐng)導(dǎo)者往往只重視活動(dòng)的部署、只抓活動(dòng)計(jì)劃的落實(shí)而忽視活動(dòng)成效，即把圖書館做了什么工作，做了多少工作作為工作目標(biāo)，而忽視了讀者的需求，只有正向輸出，無法接收到反向反饋，這使得閱讀推廣活動(dòng)的創(chuàng)新化成為一大難。除此之外，若項(xiàng)目出現(xiàn)突發(fā)事件或者意外情況，領(lǐng)導(dǎo)者也無法及時(shí)對其予以把控。相對于這種單向的管理模式，項(xiàng)目管理對提高閱讀活動(dòng)的創(chuàng)新性就占有絕對的優(yōu)勢了，其活動(dòng)組織方式更為靈活，小組化的分工模式使得整個(gè)組織體系更加扁平，小組與小組間的交流更加快捷，領(lǐng)導(dǎo)人員與執(zhí)行人員之間的距離也相應(yīng)的縮短了，創(chuàng)新性的想法能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)人員反饋，領(lǐng)導(dǎo)更加貼近活動(dòng)過程，也提高其對創(chuàng)新性想法的認(rèn)可度?；顒?dòng)管理的創(chuàng)新化更多的是對閱讀推廣活動(dòng)的活動(dòng)內(nèi)容、服務(wù)方式、宣傳途徑等進(jìn)行創(chuàng)新，也就是為了更好地推廣閱讀，將項(xiàng)目管理流程靈活地運(yùn)用于閱讀推廣活動(dòng)，而不是對管理流程進(jìn)行推翻、改革。

（二）重視項(xiàng)目管理的導(dǎo)入和應(yīng)用

就目前我國公共圖書館的業(yè)務(wù)情況而言，全面融合是公共圖書館將來業(yè)務(wù)發(fā)展的趨勢，而閱讀活動(dòng)是公共圖書館的目前業(yè)務(wù)工作新常態(tài)。根據(jù)國內(nèi)圖書館多年的活動(dòng)實(shí)踐，項(xiàng)目管理已經(jīng)成為了閱讀活動(dòng)的重要組成部分，圖書館將對項(xiàng)目管理理論運(yùn)用于閱讀推廣活動(dòng)，明確開展閱讀活動(dòng)的目標(biāo)，了解不同的群體對于閱讀類型的需求，采用針對性地閱讀推廣方式，快速滿足讀者的閱讀需求，提高讀者對閱讀活動(dòng)的參與性，擴(kuò)大閱讀活動(dòng)的影響力，通過不斷地對人力資源和資金進(jìn)行優(yōu)化分配、在項(xiàng)目中的各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)節(jié)和控制，提高部門的工作效率和活動(dòng)質(zhì)量，使閱讀活動(dòng)達(dá)到最佳效果。

（三）圖書館館員團(tuán)隊(duì)的管理

任何活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施，都無法避免團(tuán)隊(duì)人員的管理，以科學(xué)的方法激勵(lì)團(tuán)隊(duì)人員的工作激情，從而督促團(tuán)隊(duì)成員之間的競爭和小組內(nèi)的交流。閱讀活動(dòng)項(xiàng)目是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，目標(biāo)明確，需要在短期內(nèi)調(diào)動(dòng)多個(gè)部門的人、財(cái)、物?；顒?dòng)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)一般由館內(nèi)外不同部門、學(xué)科和具有不同服務(wù)特長的相關(guān)人員組成，以圖書館為主導(dǎo)的閱讀推廣項(xiàng)目化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，具有來源廣泛、結(jié)構(gòu)層次合理、人員穩(wěn)定等特點(diǎn)[5]，同時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也要確保館員對于整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程的知情性，給予各成員發(fā)揮潛能的空間。也要根據(jù)項(xiàng)目的整體進(jìn)度來進(jìn)行人員調(diào)配，做到隨時(shí)了解項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度，出現(xiàn)問題及時(shí)解決，以避免對項(xiàng)目活動(dòng)的正常流程產(chǎn)生影響，保證活動(dòng)質(zhì)量。

（四）重視項(xiàng)目管理的調(diào)研與評(píng)估

因?yàn)殚喿x活動(dòng)是一個(gè)面向大眾的服務(wù)，所以讀者對閱讀活動(dòng)的意見和態(tài)度都是改善閱讀活動(dòng)的關(guān)鍵，所以在進(jìn)行閱讀活動(dòng)設(shè)計(jì)階段時(shí)，我們需要做充分地調(diào)查，根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際情況、讀者實(shí)際需求和所需資金來考慮是否適合項(xiàng)目管理。在閱讀活動(dòng)的執(zhí)行階段，管理層需要加大監(jiān)督和管理力度，并及時(shí)鼓勵(lì)員工積極投入到活動(dòng)的各項(xiàng)工作中。管理層要對活動(dòng)的實(shí)際所用時(shí)間、所投入的成本、員工的工作情況以及活動(dòng)的質(zhì)量都進(jìn)行記錄和實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)吸收讀者意見，進(jìn)而對活動(dòng)中的各個(gè)階段進(jìn)行調(diào)整，做到從根源解決問題。

五、結(jié)束語

公共圖書館開展的閱讀活動(dòng)為讀者提供了良好的閱讀環(huán)境、專業(yè)的閱讀服務(wù)，激發(fā)民眾的閱讀興趣，提高國民素質(zhì)，圖書館須在運(yùn)用項(xiàng)目管理理論對閱讀活動(dòng)管理實(shí)踐中不斷進(jìn)行總結(jié)和探索，在資源配置、活動(dòng)流程、成效評(píng)估等方面逐步實(shí)現(xiàn)公共圖書館閱讀活動(dòng)管理規(guī)范化。

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