對(duì)企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究分析

陳文芬 吳濤

摘 要：本文主要針對(duì)企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑進(jìn)行了深入的探討和詳細(xì)的研究，同時(shí)筆者結(jié)合自身實(shí)踐多年工作經(jīng)驗(yàn)針對(duì)此類問題中所存在的一些不足之處指出了具有建設(shè)性的意見和建議，并且也給出了可行性較高的具體解決策略。希望能夠?yàn)橥袠I(yè)工作者提供有效的參考，從而進(jìn)一步的促進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;數(shù)字化轉(zhuǎn)型

引言：無論是對(duì)于任何企業(yè)而言，企業(yè)的檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)以及信息資產(chǎn)資源中的一個(gè)關(guān)鍵部分，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營和生產(chǎn)具有重要的作用。企業(yè)能夠通過借助檔案管理工作為不同的職能活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件信息進(jìn)行有效的歸檔和整理，并且在這一過程當(dāng)中能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作提供更加全面的服務(wù)信息。由此可見，企業(yè)的檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作奠定了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。在信息時(shí)代的背景之下，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作必將成為企業(yè)管理面向數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中的必經(jīng)之路，為企業(yè)的數(shù)字化生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供強(qiáng)有力的支持。下文將主要針對(duì)企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)行簡單的贅述。

1、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

企業(yè)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作其主要的實(shí)質(zhì)是指企業(yè)的檔案管理部門在開展檔案管理工作中要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理方式逐步的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、智能化的文件檔案管理模式。數(shù)字化的檔案管理工作包括了檔案信息的形成、捕獲、利用、處理、歸檔的全生命周期。

2、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的意義

2.1企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

主要目的是為了能夠滿足數(shù)字化時(shí)代檔案利用的需求。在新的時(shí)代背景之下，企業(yè)的管理工作已經(jīng)邁入了數(shù)字化時(shí)代和精細(xì)化時(shí)代浪潮中。在這一過程當(dāng)中，企業(yè)的檔案管理工作也必須要進(jìn)行改革與優(yōu)化。首先，電子檔案在其實(shí)際應(yīng)用過程當(dāng)中與紙質(zhì)的檔案管理工作相比較而言具有存儲(chǔ)數(shù)量大、不占用生物空間以及存儲(chǔ)、調(diào)用、管理便捷等諸多優(yōu)勢，因此電子檔案的利用率也變得越來越高。其次，企業(yè)管理的數(shù)字化時(shí)代背景之下，對(duì)于檔案管理和檔案利用的時(shí)間提出了更高的要求。檔案的利用者希望能夠在這段時(shí)間之內(nèi)及時(shí)且準(zhǔn)確的調(diào)取相關(guān)信息。第三，在數(shù)字化和精細(xì)化的企業(yè)管理背景之下，對(duì)于檔案管理工作的便捷性也提出了更高的要求。在講求工作效率的大環(huán)境之下，檔案利用者希望能夠盡可能地簡化檔案的利用審批流程，并且借助網(wǎng)絡(luò)信息資源便捷地獲取開放性的內(nèi)部檔案信息。

1.2企業(yè)檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型是為企業(yè)提供高效的檔案利用服務(wù)

在進(jìn)入到數(shù)字化管理時(shí)代的背景之下，企業(yè)的檔案管理工作必須要起到輔助提升企業(yè)管理運(yùn)營效率的作用。由此可見，為企業(yè)提供高效的檔案利用服務(wù)是開展企業(yè)檔案管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)。企業(yè)開展檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作之后，相關(guān)工作人員就能夠在第一時(shí)間內(nèi)閱取檔案信息，從而提升了檔案管理工作的靈敏性和高效性。除此之外，通過借助網(wǎng)絡(luò)資源能夠使得檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上集成和解鎖，從而為檔案的使用者提供更加便捷且高效的檔案信息服務(wù)方式。在檔案信息的利用過程當(dāng)中打破了在時(shí)間上以及地域上的局限性，能夠使得檔案的使用者實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和便捷下載。同時(shí)，企業(yè)檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型工作在新的時(shí)代背景之下已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理道路發(fā)展的必經(jīng)之路。

3、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的具體策略

3.1調(diào)整檔案管理工作者的傳統(tǒng)性思想，在企業(yè)中樹立全員檔案管理意識(shí)

隨著企業(yè)數(shù)字化管理時(shí)代的到來，企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)不單方面的是企業(yè)檔案管理部門的工作內(nèi)容。企業(yè)的檔案管理工作逐步的滲透到了企業(yè)的各個(gè)部門和每一位員工的工作中。其主要的原因是由于，企業(yè)如果想要使得歸檔的電子文件能夠附合于檔案的歸檔要求，就必須要針對(duì)電子文件開展全面化的全過程的以及全員性的管理。由此可見，企業(yè)在開展檔案管理轉(zhuǎn)型工作中一方面需要依靠檔案管理人員進(jìn)行精細(xì)化的操作，另外一方面，企業(yè)的檔案管理轉(zhuǎn)型同樣也需要企業(yè)的全員共同參與才能夠保障企業(yè)的檔案管理工作順利轉(zhuǎn)型。同時(shí)，企業(yè)的檔案管理部門還需要針對(duì)檔案的數(shù)字化管理工作開展相關(guān)的宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，從而有效地保障企業(yè)中的每一位員工都能夠?qū)n案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型有一個(gè)正確的認(rèn)知，并且能夠在開展數(shù)字化檔案管理工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步地加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門檔案管理工作的整體協(xié)調(diào)和配合度。

3.2摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思維，始終貫徹前端控制思想

隨著時(shí)代的發(fā)展，不可否認(rèn)，現(xiàn)階段情況下傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理和檔案的后端管理模式已經(jīng)不能滿足于企業(yè)數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程需求。檔案管理工作的前端控制已然成為一種檔案管理形式上的必經(jīng)之路。其檔案管理部門需要在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件形成的初期階段細(xì)致地分析不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件形成的內(nèi)容結(jié)構(gòu)以及格式背景，并且根據(jù)我國相關(guān)的檔案管理規(guī)范和企業(yè)管理檔案制度對(duì)企業(yè)文件的形成和積累工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，進(jìn)而使得企業(yè)的文件材料和檔案信息能夠在初始階段就處于有效的掌控狀態(tài)之中。進(jìn)而形成全面化的，具有真實(shí)性的和實(shí)用性較高的檔案信息。

3.3轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式提升檔案的利用率

企業(yè)檔案信息存在著數(shù)量大、范圍廣、內(nèi)容多等諸多特點(diǎn)。因此，如果要等到企業(yè)人員主動(dòng)到檔案部門查詢相關(guān)檔案就會(huì)在較大程度上降低了企業(yè)檔案的應(yīng)用價(jià)值。因此，企業(yè)檔案工作者需要在檔案管理工作中改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，對(duì)于檔案信息資源進(jìn)行深層次的加工和處理。通過借助信息化技術(shù)手段將紛繁復(fù)雜的檔案信息材料能夠在這段時(shí)間內(nèi)及時(shí)且精準(zhǔn)地推送到檔案需求者的手中。通過采用線上服務(wù)模式針對(duì)一些開放性的電子檔案以及經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)移的紙質(zhì)信息檔案實(shí)行查閱和調(diào)用的權(quán)限設(shè)置，從而使得使用者能夠突破時(shí)間上和空間上以及地域上的局限性，在最短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行解鎖和查詢。除此之外，相關(guān)工作人員還能夠通過超鏈接超媒體的方式為使用者提供更加便捷的訪問方式。通過借助此種方式能夠使得檔案的使用者獲取更加多樣化的檔案使用途徑。在線下檔案管理工作中，檔案利用者可以通過借助線上檔案借閱審批和線下借閱實(shí)體檔案的方式從而將實(shí)體檔案借出或歸還。這一方式極大地提升了檔案管理者的工作效率，同時(shí)也為檔案的使用者帶來了便捷化且多元化的檔案使用途徑，極大地提升了檔案的使用性能。

4、結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代的背景之下，企業(yè)的管理已然邁入了數(shù)字化和信息化的歷史進(jìn)程中。企業(yè)的檔案管理工作也同樣如此。只有促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作，與時(shí)代同步才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。傳統(tǒng)形式下的企業(yè)檔案管理模式在這一過程當(dāng)中必須要進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)。通過樹立全員檔案管理意識(shí)改變?cè)械暮蠖丝刂颇Ｊ健㈤_展檔案的形成積累整理全進(jìn)程管理和精細(xì)化管理才能夠進(jìn)一步的提升檔案信息資源的開發(fā)利用效果，進(jìn)而滿足企業(yè)檔案服務(wù)的多元化需求，進(jìn)而為企業(yè)數(shù)字化現(xiàn)代化的生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作提供可靠的保障和更加高效的服務(wù)。促使企業(yè)檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮出其實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1] 宋芳. 企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究[J]. 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2021，2021（8）：131.

[2] 企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究[J]. 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2021，2021（8）：131.